Los documentos, ya sean electrónicos o impresos, son un componente esencial de casi cualquier empresa. La gestión de la información empresarial, a veces de varias fuentes, puede ser una tarea desafiante. Dependiendo de la naturaleza de tu empresa. En este orden de ideas, un software que te permite controlar todo tu inventario documental, gestionar tus préstamos y consultas, capturar, almacenar y recuperar documentos tanto en papel como electrónicos, entre otras tantas funciones, puede ofrecerte múltiples beneficios clave para tu organización. En este artículo te contamos la importancia del software de gestión documental, no te lo pierdas.
Te explicamos cómo realizar la custodia de documentos digitales.
No hay absolutamente ninguna empresa en la faz de la Tierra que pueda pasar un día sin ver y compartir documentos. Eso incluye folletos de marketing, propuestas de proyectos, documentos técnicos, pautas de recursos humanos y materiales de capacitación, solo por nombrar algunos. Los documentos del lugar de trabajo son indispensables. El problema es que cuanto más creas y confías en los documentos para el trabajo, más crítico se vuelve tener sistemas para administrar los documentos en toda tu empresa. Aquí es donde entra en juego el software de gestión de documental
¿Qué es un sistema de gestión documental?
En pocas palabras, el término “sistema de gestión de documentos” se refiere al software que le permite almacenar y realizar un seguimiento de los documentos electrónicos. Si bien esta es la función más básica de cualquier sistema de administración de documentos, aquellos que están diseñados teniendo en cuenta la funcionalidad, generalmente vienen con una variedad de características.
¿Por qué es importante un sistema de gestión de documentos?
La rápida digitalización de nuestro mundo ha llevado a un crecimiento exponencial los datos y el contenido empresarial. Todos los días, tu empresa crea y administra cantidades masivas de documentos comerciales, contratos, propuestas, presentaciones de ventas, material de marketing, publicaciones en blogs, pautas de recursos humanos, manuales de capacitación, material de incorporación, etc.
Estos documentos a menudo se encuentran dispersos por todas partes en sus dispositivos digitales; puede tener archivos de Word, archivos almacenados en aplicaciones en la nube como Dropbox, Google Drive, OneDrive, Box, archivos almacenados en tu escritorio, archivos adjuntos de correo electrónico, etc.
¿Qué sucede cuando no puedes encontrar un archivo en medio de una reunión? ¿O cuando tu gerente necesita ese documento importante de inmediato, pero parece que no puede recordar dónde lo guardó?
La organización de tus archivos digitales siempre ha sido un aspecto a menudo pasado por alto de la organización. Dado que realmente no puedes ver o sentir el desorden digital que has creado hasta que no pueda encontrar un archivo en particular.
Beneficios del software de gestión documental
Te contamos los principales beneficios del software de gestión documental:
Mejor capacidad de almacenamiento
Si usas un gran espacio de almacenamiento para almacenar documentos impresos voluminosos en gabinetes o en una tienda, aquí tienes una alternativa. El sistema de gestión de documentos utiliza una base de datos en la que puedes guardar una gran cantidad de archivos digitales en línea. Ya no es necesario imprimir documentos para conservarlos, a menos que realmente sea necesario. Puede escanear documentos en papel y guardarlos en el sistema de gestión. Además, los documentos no tienen que guardarse en la memoria del sistema, ya que algunos sistemas de gestión vienen con paquetes que le permiten crear documentos con ellos.
Seguridad mejorada
La seguridad de los documentos es fundamental para que las organizaciones de cualquier tamaño mantengan protegidos los datos confidenciales. El software de gestión documental proporciona un mejor control sobre los documentos confidenciales y el acceso a los documentos y se puede controlar a nivel de carpeta para diferentes grupos o personas. Además, deja un rastro de auditoría de quién ha visto un documento, cuándo se accedió y cómo se pudo haber modificado. Los documentos administrados son altamente rastreables y pueden etiquetarse para permitir alertas automáticas.
Organización
Hacer malabares con muchos documentos puede volverse problemático rápidamente. Esto es especialmente cierto para las empresas en crecimiento. Cuanto más grande se vuelve una empresa, más probable es que haya más y más documentos para organizar. La jerarquía organizativa es una de las características más importantes a tener en cuenta al elegir un sistema de gestión de documentos. La categorización, el etiquetado y la clasificación te ayudarán a encontrar los archivos que necesitas lo más rápido posible.
Mejorar la eficiencia general de la oficina
La sobrecarga de trabajo reduce la productividad en los empleados que sienten que no tienen suficientes horas al día para completar sus tareas. Una buena forma de liberar horas de trabajo de los empleados es implementar un sistema de gestión de documentos para facilitar la creación, el archivo, las ediciones, la colaboración en equipo y la aprobación de tus documentos.
Escalabilidad
A medida que tu negocio crezca y tenga más éxito, también lo hará la cantidad de documentos que produzcas con el tiempo. Más documentos significarán más desorden, más carpetas para navegar, más servicios de almacenamiento en la nube para buscar y más archivos adjuntos de correo electrónico para localizar.
Un sistema de gestión de documentos es muy importante ya que es fácilmente escalable. Siempre puedes configurar o comprar más capacidades de almacenamiento en la nube y asegurarse de que tus flujos de trabajo no se vean afectados debido al éxito de tu negocio.
Búsqueda rápida
Si no dispones de un sistema de gestión de documentos, buscar el documento correcto en ese momento se convierte en un sueño inverosímil.
Es importante destacar que la capacidad de un sistema de gestión de documentos para realizar una búsqueda rápida es uno de sus elementos más importantes.
Un buen sistema de administración de documentos tiene excelentes capacidades de búsqueda e indexación para encontrar el archivo exacto, el título del documento y el contenido dentro del documento.
No importa qué tan grande sea tu directorio de documentos, el sistema de administración de documentos puede encontrar el documento deseado a la velocidad de la luz.
Como hemos visto, toda empresa necesita gestionar las enormes cantidades de contenido que produce, tener la capacidad de optimizarlo y ponerlo a disposición de los empleados y otras partes interesadas en el momento adecuado.
Conoce si el almacenamiento en la nube es seguro.
Elige un sistema de gestión de documentos que te ayudará a obtener una ventaja competitiva sobre tus competidores, que siguen perdiendo el tiempo buscando información en varias plataformas.
