Mantener la documentación de tu empresa organizada e inventariada es muy importante, puesto que tendrás muy presentes los papeles que tienes, dónde están ubicados y podrás acceder fácilmente a ellos cuando necesites consultarlos. Tener definido y organizado el archivo de todos los documentos de tus actuaciones empresariales te permitirá elegir qué guardar y qué no, de modo que contarás con un archivo de documentos ampliamente optimizado.
Cómo gestionar un buen inventario de archivo
Para tu compañía es fundamental implementar la organización e inventarios de archivos, pues conocerás la ubicación exacta de los documentos derivados de tu actuar comercial. Es necesario porque se pueden presentar circunstancias en que necesites consultarlos para resolver un problema o dar claridad sobre una situación específica que así lo exija. Pero ¿cómo hacerlo?
- Define las pautas de organización
Para empezar a organizar tu documentación, debes tener claridad respecto a qué normas seguirás para implementarla. Esto dependerá de tu clase de negocio, el tamaño y la cantidad de tratos mercantiles que realices en tu empresa. Puedes separarlos por empresas, por compras y ventas, por proveedores, por años…, pero debes realizarlos fielmente para resultados óptimos.
- Describir el tema de cada archivo
Es eficaz realizar una descripción concreta en las cajas de archivos para facilitar la consulta o el acceso a los documentos. Hazlo correctamente en la hoja de inventario aclarando y diferenciando el tipo de documentos contenidos y te será más fácil informarte y acceder a ellos.
- Archiva los documentos de inmediato
No es conveniente ni provechoso que dejes acumular documentos y que permitas que se amontonen sobre tu escritorio; llegará el momento en que tengas que archivarlos y la tarea será más complicada. Mejor acostúmbrate a ubicar rápidamente cada documento en el lugar que le corresponda, así evitarás muchos dolores de cabeza.
Ventajas de organizar tus archivos
Es claro que, si tienes organizados y archivados debidamente los documentos de tu compañía, lograrás que funcione con mayor eficiencia. No se perderá tiempo buscándolos en donde no están y en general se operará más efectivamente.
- Optimizarás tu tiempo y el de tus colaboradores
Si tienes un archivo disfuncional y desorganizado, cuando necesites un documento urgentemente perderás tiempo valioso buscándolo. De modo que lo mejor es que tengas bien inventariados y organizados tus documentos empresariales. Así, cuando requieras consultarlos o solucionar algún problema, lo podrás hacer sin gastar un recurso valioso y lo harás con más calma.
- Protegerás los documentos importantes
Es muy fácil que un soporte empresarial importante vaya a la basura, cuando tu documentación no está organizada e inventariada. De manera tal que si gestionas adecuadamente un inventario organizado de tus registros, no te expondrás a este riesgo. Al contrario, la documentación que has decidido guardar irá directamente al lugar que le corresponde y lo que elegiste desechar se perderá en el bote de la basura.
- Optimizarás el espacio con el que cuentas
Al tener archivada y estructurada tu documentación, lograrás que tus espacios físicos sean altamente eficientes, pues los tendrás debidamente ubicados y no habrá arrumes de ellos por todos lados, impidiendo la movilidad y el desplazamiento dentro de las instalaciones de tu empresa, causando incluso accidentes laborales o deterioro de los soportes documentales. Haciendo una correcta organización e inventario de tus archivos, optimizarás la funcionalidad de tu compañía.
Concluyendo, es importante que seas consciente de la importancia de organizar e inventariar tus archivos documentales para que conserves los que consideres importantes y deseches los que no lo sean. También para que protejas los documentos que guardes, les asignes una ubicación específica y los tengas a salvo de cualquier eventualidad y a mano cuando los necesites.
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