La eliminación de documentos es considerada por los expertos, como uno de los procedimientos de relevancia dentro de los servicios y estrategias planteadas desde la gestión documental, ya que coadyuva al mantenimiento ordenado y jerarquizado de la información y de los archivos existentes. ¿Cuáles son las ventajas que puedes llegar a apreciar en tu empresa gracias a su ejecución optimizada? Te lo explicaremos a continuación.
Los documentos y su correcta conservación y categorización ayudan considerablemente a las empresas a automatizar procesos, optimizar tiempos y recursos, y a incrementar el desarrollo y la productividad. Lo anterior gracias al peso que tiene la información para el funcionamiento integral, lógico y eficiente de las empresas. Cuando esto se tiene claro, es fácil el decidirse por la implementación de un servicio de gestión documental; sin embrago, hay que tener en cuenta que la gestión no es solo el almacenamiento, sino que también la eliminación de documentos cuyo ciclo de vida haya llegado a su fin.
Te puede interesar: ¿Cuál es la función de un archivista en la gestión documental?
El concepto:
Para poder comprender las ventajas que puede ofrecer la ejecución adecuada en lo concerniente a la eliminación de documentos, es necesario conocer el concepto, veamos:
La eliminación o destrucción de documentos es el procedimiento archivístico en el cual se depuran aquellos documentos que luego de un proceso de valoración se ha determinado que han cumplido su tiempo de retención y sean considerados irrelevantes y que no representen ningún uso para la empresa.
Eliminación documental: Actividad resultante de la disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes. ACUERDO No. 027-2006
No olvides que la eliminación de documentos es producto de los instrumentos archivísticos, en donde se establecen los valores primarios y secundarios de las series documentales, el nivel de prioridad y los tiempos de mantenimiento. De igual modo podemos identificar los pasos a seguir, como se ejemplifica en las Tablas de Retención Documental TRD y en la Tablas de Valoración Documental TVD, en las cuales se detalla la disposición final de cada documento.
Como se ha mencionado con antelación, teniendo en cuenta la importancia y los valores administrativos, contables legales y técnicos de la información en los procesos empresariales, así como la utilidad de la misma para los procedimientos organizacionales, se establecerá un tiempo en su ciclo de vida.
Ventajas de la eliminación de documentos:
- Se libera espacio en almacenamientos físicos, así como de los archivos en la nube.
- Se mantiene el control categorizado de la información existente.
- Se contribuye a la actualización de la información.
- se reducen costos de administración de archivos.
- En caso de que la eliminación sea de documentos físicos, se incentiva la digitalización y la conversión de formato.
- Se prioriza la información de utilidad en primer y segundo nivel para la empresa.
Puntos a tener en cuenta:
Hay que tener presente que, para poder ejecutar el procedimiento, es necesario garantizar el apego a la norma; pues la eliminación no puede ser arbitraria, es decir, debe estar debidamente sustentada, ya que la eliminación equivoca puede traer consecuencias irreparables. Así lo establece el Decreto 1080 de 2015, Decreto Único de Sector Cultura.
Artículo 2.8.2.2.5. Eliminación de documentos. La eliminación de documentos de archivo deberá estar respaldada en las disposiciones legales o reglamentarias que rigen el particular, en las tablas de retención documental o las tablas de valoración documental con la debida sustentación técnica, legal o administrativa, y consignada en conceptos técnicos emitidos por el Comité Interno de Archivo o por el Archivo General de la Nación, cuando se haya elevado consulta a este último.
PARAGRAFO. La eliminación de documentos de archivo, tanto físicos como electrónicos, deberá constar en Actas de Eliminación, indicando de manera específica los nombres de las series y de los expedientes, las fechas, el volumen de documentos (número de expedientes) a eliminar, así como los datos del acto administrativo de aprobación de la respectiva tabla de retención o valoración documental; dicha Acta debe ser firmada por los funcionarios autorizados de acuerdo con los procedimientos internos de la entidad y publicada en la página web de cada entidad.
De igual manera, cabe resaltar que tanto la revisión de la documentación, su clasificación, valoración y eliminación, deberá ser realizada por un grupo interdisciplinario, quien deberá emitir los sustentos tanto de la clasificación del ciclo de vida de la información, así como de las actas de eliminación de documentos presentadas al Comité de Archivo que servirán como soportes de gestión a las entidades autorizadas y a las empresas. Para que puedas asegurarte de que estás siguiendo la normatividad actual vigente, te recomendamos revisar el Acuerdo 04 de 2013 artículo 15.
Te puede interesar: Puntos a tener en cuenta sobre la Resolución 061583 de 2016
Recuerda que la gestión documental es un servicio integral en el que el centro es la conservación de la información, por lo que el tener claro sus procesos te podrá ayudar a determinar si tu empresa está o no, cumpliendo con las normas y si se encuentra en el camino hacia la mejora continua.
Si deseas mayor información no dudes en contactarnos, el proceso y acompañamiento profesional en temas de gestión y administración de documentos hace la diferencia.
