Evidentemente, el papeleo puede llegar a ser tedioso y engorroso. En este orden de ideas, las empresas modernas enfrentan problemas de eficiencia y productividad de los empleados debido a este proceso.
Por ejemplo, en una simple situación en donde se necesite un contrato firmado para encontrar la información necesaria del cliente, y tu personal haya olvidado el cajón en donde lo colocó, este podría desperdiciar horas productivas de trabajo buscando un sencillo documento en numerosas pilas. Este es uno de tantos casos que se pueden presentar.
Por esto, la gestión de registros siempre han sido un recurso principal de una organización. Sin ella, ninguna empresa moderna podría funcionar. Las compañías operan con estos documentos, además elaboran estrategias, basadas en los registros, por lo que tienen valores económicos, legales, fiscales y competitivos.
Sin embargo, muchas organizaciones, debido a la falta de políticas y procedimientos efectivos de control sistemático en la gestión de registros, enfrentan muchos problemas y riesgos. Como resultado, mantienen algunos registros durante demasiado tiempo, malgastan recursos físicos para almacenarlos, pierden el tiempo buscando datos que son fuera de lugar y sobre todo, no protegen la información vital. Allí es donde entra la importancia de la digitalización de documentos certificada; en este artículo te explicamos más al respecto.
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Principalmente es importante mencionar que la falta de la digitalización de documentos a menudo crea los siguientes problemas para una organización:
- El papeleo se convierte en un gasto general / costo importante para la organización
- El número de archivos activos crece día a día.
- Los gerentes pierden el tiempo buscando información mal archivada, mal etiquetada, sin seguimiento o pérdida.
- Los empleados de oficina pierden el tiempo con el papeleo fuera de lugar.
- Muchos registros, debido a la falta de una gestión adecuada, se eliminan / destruyen.
- En cualquier momento, algunos archivos / registros se encuentran perdidos o extraviados.
- La recreación de un archivo / información destruida / fuera de lugar es un desafío, así como una pérdida de tiempo y dinero.
Por su parte, la digitalización de documentos ha ayudado a las empresas a migrar sus documentos en forma digital y administrar los volúmenes de datos casi sin esfuerzo. Aquí exploramos características que hacen que la digitalización certificada de documentos, en manos de expertos, sea indispensable, acá te mencionamos sus principales beneficios:
Ahorro de espacio
Los documentos en papel pueden ocupar fácilmente varias salas de espacio de almacenamiento. Sin embargo, para archivos digitalizados, puedes almacenar miles de páginas por Gigabyte de espacio de almacenamiento. El número de páginas por GB varía ampliamente según el tipo de archivo: los archivos de imagen promedian 15,477 páginas por GB, mientras que los archivos de Microsoft Excel promedian 165,791 páginas por GB. De cualquier manera, ahorrarás una gran cantidad de espacio de almacenamiento físico al digitalizar sus documentos.
Almacenamiento seguro
Con los documentos en papel, la única forma de asegurarse de que sus registros importantes no se destruyan en algo como un incendio, es tener una copia de seguridad externa de cada archivo. Esto duplica la cantidad de espacio de almacenamiento necesario y no es práctico para la mayoría de las empresas. Sin embargo, con los archivos digitales, puedes mantener registros en almacenamiento seguro en la nube y archivos de respaldo en discos duros por una fracción del espacio y el tiempo necesarios para copiar registros en papel.
Financieramente estable
La digitalización de documentos, reduce inmediatamente los costos en todos los ámbitos. Reduce drásticamente o elimina por completo, los costos relacionados con el almacenamiento en papel, el copiado y los servicios de correo y mensajería, al igual que los costos asociados al almacenamiento fuera del sitio y al tiempo de los empleados en largas búsquedas de archivos.
Avala la documentación correspondiente
A la hora de presentar problemas legales con alguna entidad gubernamental, la digitalización certificada juega un papel favorable para la empresa, porque toda la documentación trasladada al formato no tangible es una fiel copia de los papeles originales, lo que significa que son archivos válidos que funcionan con fines probatorios.
Es recomendable que todos los documentos jurídicos que reciba la organización (bien sea fiscales, laborales, civiles o mercantiles) sean traspasados a la digitalización certificada, porque es evidente que los archivos en físico con el pasar del tiempo se deterioran, en cambio en digital se mantendrán en los ordenadores y podrán ser reimpresos cuando la situación lo amerite.
Tiempo eficiente
La digitalización de archivos facilita su búsqueda. En lugar de perder el tiempo buscando archivos en papel o gastando el dinero para transportarlos desde el almacenamiento externo, puedes encontrar exactamente lo que necesitas con unas pocas teclas. El traspaso de los documentos al ámbito digital te ofrece funcionalidades de búsqueda de textos completos para que puedas encontrar rápidamente el archivo correcto y consigas acceder a análisis e informes de metadatos con solo tocar un botón.
Accesible
Se puede acceder a los documentos digitales desde cualquier lugar, pero solo las personas que tu decidas, a través de contraseñas. Así tus registros se mantienen seguros y altamente accesibles al mismo tiempo. Los usuarios aprobados pueden acceder al sistema de gestión de documentos en línea en cualquier momento, en cualquier lugar y desde cualquier dispositivo con acceso a Internet. Cada archivo digital está al alcance de tu mano y puedes otorgar acceso a tantos empleados como desees.
Conoce cómo custodiar la documentación generada en tu empresa.
Todos estos hechos nos demuestran la importancia de la digitalización de documentos dentro de nuestra empresa, y al digitalizarla con una empresa certificada tendremos garantía de contar con un personal preparado, la mejor tecnología y los procedimientos correctos para tener un almacenamiento de calidad.
