Los archivos de las organizaciones almacenan documentos producidos a partir de sus actividades y deben estar organizados previamente, a fin de proporcionar un acceso, uso y disponibilidad eficiente del mismo. Pero para lograrlo, es indispensable ejecutar sus respectivos diagnósticos como parte de la gestión documental.
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¿En qué consiste el diagnóstico en una gestión documental?
Consiste en una revisión detallada de todos los documentos que maneja una empresa. Dicha labor se realiza para examinar y comprobar que se encuentre en buen estado los archivos correspondientes, así como también que se mantengan organizados en su respectivo orden de categorización y, en caso de presentarse alguna irregularidad, solventarla de forma inmediata.
Del mismo modo, se pueden emplear métodos más eficaces que permitan fortalecer los protocolos archivísticos de la organización.
¿Por qué es importante realizar diagnósticos a los documentos de una empresa?
Todas las empresas deben asegurarse de que la documentación de cualquier tipo (fiscal, contable, laboral o mercantil) se encuentre organizada y en óptimas condiciones. Un fenómeno que puede presentarse en varias compañías es que se eliminan archivos relacionados al sector fiscal; los cuales (dependiendo de la fecha de emisión) deben permanecer dentro de la organización durante un determinado lapso de tiempo.
Del mismo modo, podría ocurrir que los archivos contables de un año en particular no estén organizados correctamente, y esa podría ser una de las fallas que se podrían descubrir durante un diagnóstico en la gestión documental.
En este orden de ideas, se puede afirmar que, si las empresas no ejecutan sus respectivos diagnósticos durante la gestión documental, se pueden presentar problemas futuros que afectarían a la organización; bien sea a nivel jurídico, financiero o tributario.
¿Cómo se realizan los diagnósticos durante la gestión documental?
Para ejecutar un diagnóstico preciso de los documentos que posee la organización, se debe seguir una serie de pasos, entre los que están:
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Comunicarse directamente con todos los miembros de la gestión documental
La gestión documental no es un proceso que se realiza individualmente, sino que debe llevarse a cabo en conjunto. Por ende, es indispensable que se discuta con todos los miembros encargados de ejecutar dicha labor para evaluar cuáles podrían ser las estrategias que se aplicarán en relación al diagnóstico de los documentos.
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Revisar y analizar todo lo relacionado a la información organizacional
Lo primero que se tiene que hacer es tener conocimiento de todos y cada uno de los aspectos que componen a la organización. Para ello, se debe revisar el organigrama, la división por departamentos que componen a la empresa o las categorías documentales.
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Evaluación de los documentos
Después de haber desarrollado el organigrama empresarial, sigue identificar los distintos archivos que se generan en la organización. Para lograr este cometido, se tiene que revisar el archivo histórico, central y el de gestión.
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Emplear métodos basados en la normativa legal
Todas las estrategias que se pretendan llevar a cabo durante el diagnóstico deben acatar la normativa legal correspondiente por el Archivo General de la Nación y otras instituciones gubernamentales.
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Muestreo documental
El muestreo documental sirve para realizar una evaluación que permita identificar los métodos, principios y procesos archivísticos de la organización. Del mismo modo, verificar el nivel de seguridad que tiene la manipulación de la información correspondiente.
Por otro lado, también se debe evaluar el estado físico de los documentos. Generalmente los archivos que más antiguos tienden a deteriorarse, por lo que se recomienda pasarlos al formato digital lo antes posible para que no se pierda la información plasmada en la misma.
Del mismo modo, las fechas representan otra variable a analizar, porque si se detectan documentos cuyo lapso de vencimiento haya finalizado, ya no resultaría necesario que sigan permaneciendo dentro de la empresa. En esa situación, se buscaría asesoría profesional para evaluar la posibilidad de eliminarlos físicamente de la organización.
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Podemos concluir que los diagnósticos que se realizan a los archivos que maneja una organización son de gran importancia para la gestión documental porque permitirán detectar las posibles fallas e irregularidades en los documentos correspondientes y evitar que la organización presente inconvenientes con las instituciones legales correspondientes. Del mismo modo, también servirá para mejorar las estrategias empleadas en relación a la documentación de la empresa.
