Uno de los errores más comunes que cometen las empresas, es considerar que no requieren de una empresa especializada para el correcto manejo y control de sus documentos. Es más, se podría asegurar que gran parte de ellas (en especial las Pymes), desconocen la importancia de la custodia de documentos. ¿Conoces el término? Descuida, aquí te lo explicaremos.
La custodia de documentos es un proceso enfocado en la conservación, almacenamiento y protección de los documentos, permitiendo así que estos permanezcan en óptimas condiciones por el tiempo de vida útil que se registre. Dicha conservación es posible por medio de una categorización realizada estratégicamente para evitar inconvenientes en relación a los tipos de documentos, su información, ubicación, tiempo de vida útil, entre otros aspectos.
Dicha actividad es generada por la necesidad de protección, facilidad de ubicación y liberación de espacio físico, optimizando así los procesos y el espacio asignado para el guardado de la información al interior de tu empresa.
La importancia de la custodia documental
Toda empresa o negocio genera información importante, sin importar su tamaño o sector laboral, es este último punto el que ignoran muchos emprendedores y dueños de pequeñas y medianas empresas, pues no es necesario ser una multinacional para darle prioridad a la administración de la información, ya que cualquiera puede ser susceptible a pérdida de datos, plagio y malversación. Por lo anterior, si estás emprendiendo un nuevo negocio o empresa, es crucial implementar la custodia documental, ya que esto te permitirá mantener la documentación en buen estado, además de clasificada y ordenada.
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¿Qué beneficios aporta a las pymes y a los emprendedores?
Como ves, todas las empresas pueden verse beneficiadas por la implementación de una buena custodia documental, pero ¿qué otros puntos a favor podrían aportarte?
- Eficiencia: El automatizar los procesos facilita la administración, permite el acceso total a la información, ahorra tiempos de búsqueda, así como de recuperación de los documentos.
- Ubicación estratégica: La estructura del sistema permite organizar documentos por categorías, haciendo más eficiente el acceso y gestión de la información. Así que si eres de los que tarda mucho buscando un informe o que no sabes dónde se encuentran siempre las actas y estados financieros, es momento que te replantees la administración que le das a tu información.
- Administración: Tener tus documentos organizados facilita al usuario crear, modificar, ubicar y consultar información. Recuerda, tener un fácil acceso a tus documentos, representa menos tiempo improductivo.
- Incremento en la productividad: Relacionado al punto anterior. Al mantener la documentación centralizada y ordenada, evitas pérdidas de tiempo en búsquedas y en compartir elementos requeridos.
- Inmediatez: La custodia documental no solo se aplica para la información en físico, sino también es aplicada para documentos digitales, permitiendo el acceso sencillo en línea y una disponibilidad inmediata de la información a los miembros de la compañía, de acuerdo con su perfil.
- Seguridad: Tienes la facilidad de jerarquizar la información y contar con monitoreo constante de los accesos y las modificaciones a los archivos.
- Control: Puedes mantener origen y fecha de cada documento, lo que permitirá una fácil organización y limpieza de archivos, o bien, les podrás definir un ciclo de vida.
- Confianza: Para los documentos digitales, podrás mantener respaldados de todos los archivos y evitar su pérdida, ya que se encuentran centralizados. Si se eliminasen documentos por error, podrás recurrir a la recuperación.
¿Sabías que se pierde alrededor del 20 % de las horas laborales únicamente en búsqueda de documentos? Por este motivo, contar con una custodia eficiente te permitirá tener una organización exitosa. Es importante que lleves control sobre tu información y administres correctamente los accesos a documentos.
