La custodia de documentos es el proceso de gestión enfocado en la conservación, protección y almacenamiento de la información producida y recibida por la empresa, lo que facilita su acceso, ubicación y, sobre todo su seguridad. Así que, si en tu empresa has empezado a notar que los documentos se acumulan sin ningún control ni planeación, es el momento de implementar la custodia como política documental. ¿Tienes dudas? Aquí te mostraremos los principales beneficios de este procedimiento, para que puedas tomar la mejor decisión.
Beneficios de custodiar los documentos
Veamos los beneficios principales de esta especialidad. Toma nota:
- Reducción de costes: Al tener bajo custodia especializada a todos los documentos de tu empresa, liberarás espacio en las oficinas, por lo que reducirás los costos innecesarios del mantenimiento y control.
- Modernidad: La manera en la que se realiza la gestión de la información, sin duda cambiará la manera en la que se administra, plantea y organiza el archivo y los documentos, dado que esto optimiza tiempo, automatiza tareas y abre el espectro y la posibilidad para la digitalización de información, esto te ahorraría también el gasto de papel o el tiempo que necesitas para su búsqueda.
- Seguridad: Uno de los factores más importantes de este modelo es la seguridad. Por medio de una custodia especializada y profesional, tus archivos estarán preservados en todo momento contra incendios o desastres ambientales y errores humanos, ya que se logran mantener en las condiciones ideales frente a la temperatura, humedad, polvo, etc. Y, en caso que así lo prefieras, se guardará total confidencialidad en documentos privados los cuales tendrán el acceso limitado.
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- Excelente gestión: Todo se hace de acuerdo a tus necesidades y a lo que prefieras, según la organización y el acomodo que elijas. Si deseas eliminar unos archivos o reubicarlos, todo se hará rápidamente, además tus archivos estarán disponibles siempre, por lo que en cualquier momento puedes consultarlos en formato digital o físico. Todos los procesos de logística son perfectos, para que recibas una atención de la mejor calidad posible y en caso tal de que quieras que un archivo sea guardado de manera especial, este se protegerá y se cuidará al máximo.
- Proceso completo: Elegir estos servicios te garantizará un proceso muy completo, desde la recogida de los archivos directamente en la empresa con todo el inventario (para que se tenga la tranquilidad de que todo se cumpla a cabalidad), hasta el pacto con el cliente sobre cómo quiere clasificar sus documentos (por ejemplo, mediante carpetas, cajas, por orden de tamaño, o cualquier otro aspecto). También se pacta si se quiere que los archivos sean digitalizados o solo guardados físicamente, o si se quiere destruir algunos archivos que ya no sean necesarios para la empresa.
- Todo bajo el marco legal: Todos los archivos que guardes de esta manera estarán seguros en este aspecto, ya que se cumplen todas las normas y requerimientos exigidos por el AGN. Algunas empresas definen el tiempo exacto de archivo para evitar inconvenientes legales, por lo que es muy importante que pactes esto, antes que nada. La mayoría de veces se hace un contrato con todos estos detalles.
Tras conocer todos estos beneficios, si tienes una empresa verás que es muy recomendable el uso de la protección de documentos. Ahorrarás tiempo y dinero y tendrás más espacio. Con total certeza tus archivos estarán mucho más seguros, categorizados y respaldados.
