Los documentos son la memoria de las organizaciones de cualquier entidad, por eso, para que puedas usarlos de manera eficiente es necesario realizar una adecuada clasificación documental. A continuación, te explicaremos cómo hacerlo.
La clasificación el primer paso del conjunto de procesos destinados a la organización de archivos tendientes a controlar, recuperar y conservar la información contenida en los documentos para su utilización administrativa, jurídica y científica, para clasificar los documentos es necesario identificar su procedencia, estructura y funciones, además de tener en cuenta el formato y el uso del documento.
Dentro de cada organización encontramos documentos misionales que respaldan la continuidad de las organizaciones, a los que debes prestarle mayor atención, a continuación, te los indicaremos:
- Documentos contables: Todo proceso contable representa una parte importante de la empresa, sus inversiones, gastos, deudas y manejos de capital. Gracias a los documentos contables se puede tener claridad en los procesos contables, su correcto clasificación, conservación y manejo, garantiza a la empresa tener información histórica relacionada a los manejos contables.
- Historias laborales: Uno de los documentos que exige una correcta conservación ante la ley. Las historias laborales permiten conservar el contexto de aquellos colaboradores vinculados. De este modo, la gestión documental para este tipo de información garantiza a las empresas poder acceder a bases de datos históricos de sus empleados para fines legales, administrativos y financieros.
- Impuestos y documentos fiscales: El pago de impuestos, las auditorías fiscales, las declaraciones anuales y demás aspectos que tienen que ver con la regulación de las empresas y su actividad comercial a nivel nacional, son medidas y consolidadas en documentos de índice fiscal. La protección y gestión de este tipo de documentos garantiza a las empresas tener soportes sobre sus actividades y tributaciones ante los ejes de control, con el fin de cumplir con sus requisitos ante la ley.
- Documentos Core de negocio: Los documentos que son el Core de negocio de las organizaciones, al agrupar los documentos de acuerdo con el trámite, se está respetando el principio archivístico de orden original, preservando la ordenación física de los documentos producidos en dicho trámite.
¿Cómo realizar una clasificación documental?
Los pasos que se deben tener en cuenta para la clasificación documental:
- Identificación de la oficina productora: Identifique las agrupaciones documentales como son fondo, sección y subsección.
- Estructura orgánica: Para poder identificar las secciones y subsecciones es necesario recopilar actos administrativos donde se legalizan los cambios estructurales de la organización y así establecer la estructura orgánica para identificar los niveles de las dependencias.
- Series documentales y asuntos: Las series documentales se identifican con las funciones y actividades desarrolladas por las áreas o dependencias de cada organización para dar cumplimiento de los objetivos propuestos.
Clasificación de documentos
Dentro de esta clasificación vamos a encontrar tipos de documentos.
Veamos cuáles son:
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Documentos digitales
Son aquellos que son generados o almacenados en dispositivos electrónicos. Estos, a su vez, pueden dividirse en:
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Documentos sin validez legal.
Estos documentos no tienen mayor uso que el de ser consultados o de servir como base para generar documentos que después serán firmados y almacenados de forma física. Es recomendable respaldarlos con frecuencia para evitar su eliminación o modificación, ya sea voluntaria o involuntaria.
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Documentos oficiales generados digitalmente.
Estos se encuentran certificados y validados a través de nuevas tecnologías, como la firma electrónica, de igual manera, es importante realizar un respaldo de estos, incluso después de que los hayas generado.
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Documentos originales que serán utilizados para consulta y como prueba.
Por lo general, nos referimos a fotografías y grabaciones de audio y video, pero también puede incluir los reportes generados por cualquier dispositivo. Debido a que su veracidad puede ser sometida a escrutinio por parte de una autoridad. Entonces, es necesario que permanezcan lo más auténticos posible.
Es decir, en su tratamiento es importante evitar hacer:
- Ediciones o modificaciones a su contenido.
- Copia y eliminación de los originales. Al almacenar documentos digitales, solemos cambiarlos de ubicación y dispositivo con frecuencia. Sin embargo, es importante evitar esto, ya que, al generar copias se altera la metadata de los archivos y esto les resta credibilidad.
La recomendación es que utilices dispositivos que puedan grabar la información en el formato en que estén destinados a almacenarse de manera permanente.
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Documentos físicos
Dentro de los documentos físicos podemos encontrar los que son generados solamente para consulta, los que son de carácter oficial y los de valor probatorio.
Para el caso de documentos para consulta, se recomienda ubicarlos en un lugar que sea de fácil acceso, por ejemplo, una opción sería digitalizarlos para liberar espacio físico y agilizar su recuperación.
Los documentos oficiales deben guardarse en ubicaciones que garanticen su preservación en el tiempo evitando deterioro, extravío, modificación o eliminación. Recuerda que alterarlos constituye un delito. Si por algún motivo llegasen a sufrir algún daño, tendrás que solicitar su reposición con la autoridad que los emitió.
Por último, los documentos que servirán como prueba es importante mantener estos totalmente libres de cualquier alteración, pues esta les quitaría totalmente su valor probatorio. Algunos ejemplos de documentos que se encuentran en esta clasificación tenemos:
- Títulos de deuda, como pueden ser pagarés o cheques.
- Acuerdos de confidencialidad.
- Documentos fiscales o tributarios.
- Documentos contables.
Dependiendo la clasificación documental, podrás definir su uso y catalogación de estos, por eso, es importante que te asesores con un experto para establecer los criterios que seguirá tu empresa para esta tarea.
Ahora que sabes los criterios más importantes para clasificar los documentos, es momento de que los apliques en tu empresa.
