Tanto la asesoría como el diagnóstico juegan un papel preponderante en todo lo referente a la gestión documental. Principalmente porque a través de estos hechos se puede ejecutar un plan de gestión documental para tu empresa que incluya las mejores estrategias para organizar, resguardar y proteger tus archivos. En este artículo te explicaremos más al respecto.
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¿Por qué es importante la asesoría para la gestión documental?
La Asesoría Integral busca encausar a las empresas en la importancia que trae la permanente revisión, validación y categorización de los archivos físicos y electrónicos, la seguridad de la información y el control y regulación de la documentación.
A través de la asesoría tu empresa recibe toda la información necesaria para ejecutar con éxito la gestión documental de la organización. Esta es efectuada por personal altamente calificado que pueden evaluar cuáles podrían ser los métodos adecuados para que el trabajo se realice correctamente.
¿Cómo se lleva a cabo?
- Recopilación de documentación institucional de la entidad.
- Levantamiento de información, identificando los lugares de almacenamiento de archivos, mediciones de archivo y de gestión y central.
- Validación de la normatividad que aplica para la entidad, dependiendo si es pública o privada.
- Evaluación de una muestra real de los documentos.
- Evaluación de las condiciones medioambientales.
- Planteamiento de conclusiones.
- Recomendaciones
- Informe final.
Una recomendación que suelen ofrecer los asesores consiste en la custodia de los documentos relevantes en un determinado espacio, siendo la mejor opción las compañías especializadas que ofrecen el servicio de custodia de archivos. A estos espacios sólo tendrían acceso las personas que la empresa autorice, ya sea solo el presidente, la junta directiva, entre otros. De esta manera los archivos estarán seguros, mejor organizados y protegidos contra cualquier accidente o catástrofe natural.
También es indispensable que los documentos se digitalicen y así, siempre podrás tener un resguardo de los archivos, al cual se podría acceder desde cualquier dispositivo que cuente con las debidas autorizaciones.
¿Por qué son importantes los diagnósticos para la gestión documental?
La manipulación de los procesos archivísticos es una responsabilidad de suma importancia para la empresa, por lo que realizarla correctamente garantizará una ejecución segura y eficaz de la gestión documental.
Ventajas de las asesorías y diagnósticos para la gestión documental:
Diagnóstico y diseño del sistema de gestión documental
- Categorización de manera detallada de los documentos.
- Simplificación de tareas.
- Disminución significativa del margen de error.
- Incrementar el rendimiento y eficiencia de la gestión documental.
- Mayor seguridad para los documentos de la organización.
Fallas significativas
Es importante hacer énfasis que una de las principales fallas que se suelen cometer las empresas que no han sido asesoradas en temas de gestión documental, consiste en que suelen desechar documentos antiguos que tienen que ver directamente con la legislación tributaria (pago de impuestos, tasas y contribuciones), y esto se traduce en la pérdida de documentos relevantes. Cabe destacar, que cuando esto sucede, y la DIAN llega a ordenar una fiscalización, la empresa se verá envuelta en una situación en la que no podrá demostrar que cumplió con sus obligaciones fiscales, y podría imputársele una multa elevada. Este es solo un ejemplo de numerosas situaciones que pueden ocurrir por no tener una correcta estrategia de gestión documental.
Una vez más, se hace énfasis en que la gestión documental te permitirá que los archivos de tu empresa puedan ser resguardados en ubicaciones estratégicas y organizados por categorías y tipos, evitando así las pérdida o daño de cualquier documento. Esto con el objetivo de que la compañía pueda hacer uso de ellos cuando la situación lo amerite.
Si las organizaciones no invierten en asesoría o diagnósticos, podrían cometer grandes errores durante la gestión documental, y eso puede traer como consecuencia que muchos archivos puedan extraviarse, dañarse o introducirse en espacios que son fácilmente manipulables para todo el público.
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Como hemos podido observar, la asesoría y diagnósticos son necesarios si una organización desea ejecutar con éxito la gestión documental. Al mismo tiempo, le permitirá a la empresa ahorrarse serios problemas con las autoridades gubernamentales, ya que tendrán a la mano todos los documentos necesarios para hacer frente a las eventualidades presentadas, y en este orden de ideas, las asesorías y diagnóstico te permiten ejecutar dicha gestión documental de la forma más profesional posible, teniendo un control al detalle de todo lo relacionado con la información recibida, su destino y disposición final.
