Hoy en día la custodia de documentos es una actividad de gran responsabilidad dentro de las organizaciones, ya que para desarrollarla se debe tener una infraestructura tecnológica y física para la máxima seguridad en la custodia de archivos. En este artículo, te contaremos cómo puedes manejar la información de medios magnéticos a través de la custodia física.
La custodia física de archivos en medios magnéticos
El contar con un servicio de custodia física y la administración de medios magnéticos les brinda a las empresas una solución integral frente a la protección de sus datos para transportar, almacenar y administrar sus copias de seguridad a través de un espacio seguro y confidencial.
Es importante saber que las entidades que prestan el servicio de custodia de documentos deben regirse por las diferentes normas de gestión documental expedidas por el Archivo General de la Nación.
Las empresas responsables por la conservación de la documentación, deben incluir en sus programas de gestión documental y en sus manuales de procedimientos, pautas que aseguren la integridad de la información desde el momento en que se realiza su producción.
Con respecto a la información que sea generada o guardada dentro de un medio magnético, se deben guiar por las instrucciones de los fabricantes en relación con su conservación, por lo que se deben producir en formatos que sean compatibles, revisando las posibles opciones de recuperación de los archivos, copiado y reproducción libre de virus.
Aquellas practicas de manipulación, migración de la información y producción de backups, deben ser adaptadas para asegurar su reproducción y recuperación hasta tanto se regulen los sistemas de almacenamiento y formatos de grabación de la información.
Conservación de soportes de medios magnéticos:
Varios son los factores que influyen en el tiempo de acceso y la capacidad de los sistemas de almacenamiento, tales como:
- De las funcionalidades que cada sistema en particular implemente.
- Del tipo de soporte empleado. Dentro de los que son más usados en orden de rendimiento decreciente, se encuentran: los dispositivos de estado sólido (SSD), los discos duros magnéticos (HDD) y la cinta magnética. Los soportes SSD y HDD permiten un acceso en línea, mientras que las cintas magnéticas generalmente se emplean para las copias de seguridad o para almacenar datos a los que no se puede acceder.
Tenga en cuenta las siguientes recomendaciones en el momento de guardar información en un medio magnético:
- La obsolescencia tecnológica (frente a los soportes o sistemas de almacenamiento como la de aplicaciones que gestionan los documentos electrónicos).
- La pérdida de datos o degradación ya sea por manipulación inadecuada, por corrupción de datos, por daños naturales causados por el fuego o inundaciones, ataques intencionados u otras amenazas.
- La degradación por uso de los soportes o fallo de los mismos. Debes saber que cada soporte tiene una vida útil estimada por los fabricantes (esto en condiciones óptimas de conservación y mantenimiento): número de ciclos máximo para los HDD, es de 20-30 años para cintas magnéticas.
Dentro de la custodia física, es importante tener presente:
- Establecer un protocolo de seguridad para la preservación de medios magnéticos.
- Contar con un espacio seguro para realizar la custodia de la información (bóvedas de seguridad).
- La información debe estar correctamente organizada y custodiada.
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