La gestión documental ofrece estrategias que permiten repensar y diagnosticar el manejo de la información al interior de las empresas, una de estas formas es lo que conocemos como la digitalización de los documentos. ¿Sabías que este proceso no es posible sin la ayuda de un gestor documental? Pues bien, sigue leyendo y descubre qué es y para qué sirve.
Estamos en el boom de la era digital, a diario vemos como la virtualidad se va haciendo presente en casi todos los aspectos empresariales y organizacionales. En este panorama podemos notar como la gestión documental no está exenta de ello, y un ejemplo cercano es lo concerniente a la digitalización de los documentos.
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La digitalización hace referencia a la migración de la información desde el papel hasta un formato electrónico. Generalmente se hace uso de esta metodología cuando:
- Se desea liberar espacio en el almacenamiento interno de la empresa.
- Existe la necesidad de salvaguardar información a través del tiempo.
- Se requiere automatizar tareas y procesos propios de la estructura organizacional.
Todo lo anterior solo es posible por medio del uso de los gestores documentales.
En la gestión documental podemos encontrar múltiples salidas y estrategias, pues bien, el gestor documental es el facilitador, el puente de ese proceso. En sí, es considerado como un sistema que permite la planeación, integración y acceso a los documentos. El gestor se convierte entonces, en la base que permite al usuario categorizar y organizar la información que ha de ser digitalizada. Es decir, son sistemas de apoyo para la gestión, los cuales se encargan de la administración de los documentos y archivos digitales.
Para poder implementar un sistema gestión documental es necesario tener en cuenta lo siguiente:
- Establecer los procesos: antes de efectuar cualquier sistema de gestión documental, es necesario realizar un análisis del organigrama interno, de la producción documental y del tratamiento que se le ha dado a la misma a lo largo del tiempo.Para la ejecución de este punto se debe determinar la o las fases a elaborar, los tiempos para las mismas y los procedimientos a seguir una vez haya concluido el análisis.
- Selección de la documentación: una de las ventajas a la hora de implementar un gestor documental, está relacionada con la revisión de la información, ya que se ejecuta una verificación de los documentos a tal nivel, que se abre la oportunidad para la depuración de aquellos que no son necesarios en ninguno de los archivos.Recuerda, si deseas que el proceso de digitalización se haga de manera óptima, es necesario verificar por medio de las Tablas de Retención y de Valoración Documental, el nivel de prioridad y su estado en el ciclo de vida.
- Personalización del gestor: sin duda en la gestión documental, el uso de un gestor determina un aumento considerable en la eficacia y la eficiencia de los procesos, sin embargo es necesario tener en cuenta las necesidades no solo documentales sino que también empresariales, ya que algunas de las funcionalidades del gestor no serán requeridas. Es decir, no es lo mismo una empresa que solo necesita archivar documentos de texto, a una que requiera la administración de documentos multimedia o imágenes.
- Digitalización de la información: en este punto es necesaria la evaluación de los documentos y el formato que se requiere para su digitalización, por lo que para evitar errores en necesario contratar los servicios profesionales de gestión documental. Ten presente que, si la información no es migrada exitosamente, a futuro la consulta se verá obstaculizada, haciendo que se pierda información valiosa.
- Ejecución del metadatos: los metadatos son las etiquetas de búsqueda que aportan información sobre el documento y su ubicación dentro de la matriz de archivo. Este paso es de suma importancia, ya que permitirá reconocer la legalidad de los procesos y su control, desde la descripción necesaria de sus propiedades.
- Destrucción del archivo físico: como lo dijimos anteriormente, una de las ventajas de la implementación de un gestor documental, es el verificar qué documentos pueden ser depurados en el archivo físico. Ten presente que para la realización de este punto, requieres la verificación de la copia de seguridad digital que se ha creado en el gestor y el nivel de prioridad del documento para los procesos empresariales.
Los documentos y la información narran desde su creación hasta su eliminación la historia de toda entidad, por lo que un correcto manejo y control permite la evolución y la mejora constante, de este modo la digitalización se convierte en una mano derecha para las empresas y para los sistemas de gestión documental.
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No olvides que la digitalización de documentos y la ejecución de la gestión, permite el uso y la incentivación a una cultura de cero papel en los trámites propios de las organizaciones.
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