¿Todos tus contratos, registros de clientes y archivos se convirtieron digitalmente y se configuraron para que tu empresa los accediera de forma segura y remota antes del inicio de la pandemia de COVID-19? La gestión documental es un aspecto clave de la planificación de la continuidad del negocio que no puede pasarse por alto a medida que avanzamos nuestro negocio hacia este nuevo mundo.
A medida que nos adaptamos al teletrabajo durante la actual pandemia de COVID-19, se ha vuelto más claro para nuestro negocio que hay áreas que debemos abordar para mantener la continuidad del negocio la próxima vez que ocurra algo así. En este artículo te explicamos cómo podrás gestionar tu información en tiempos del COVID-19.
Piense en la gestión de documentos como moneda digital
“La gestión de documentos ha sido ignorada y poco amada durante mucho tiempo”, dijo Alan Pelz-Sharpe, fundador de Deep Analysis . “Sin embargo, son los sistemas donde se almacenan y administran los documentos más valiosos y sensibles que las empresas crean y usan. Los documentos son esencialmente moneda digital. Si perdemos o no podemos encontrar contratos y facturas, literalmente perdemos dinero o las empresas se detienen. Sin embargo, a pesar de la importancia crítica de la gestión de documentos, pocos han invertido bien en estos sistemas, y pocos todavía los gestionan adecuadamente”.
El cambio al trabajo remoto en medio de la crisis de COVID-19 ha expuesto las debilidades de estos sistemas de gestión de documentos, según Pelz-Sharpe. Citó un en su investigación donde los trabajadores, a quienes se les ordenó quedarse en casa, no pudieron hacer gran parte de su trabajo porque no podían acceder a los documentos que necesitaban para hacer su trabajo. En otro caso, los trabajadores que han sido considerados “esenciales” y se les ordenó ingresar a la oficina solo porque de otra manera no podrían acceder a los documentos que necesitan para hacer su trabajo.
Pensando estratégicamente en la gestión de documentos
A pesar de todo lo que se habla de modernización y transformación, los sistemas de gestión de documentos han sido bajos en la lista de prioridades. Los sistemas locales heredados aún dominan, y sus controles torpes y ahora algo anticuados ya no son, en muchos casos, adecuados para su propósito. El especialista agregó que, en el futuro, cualquier organización debería pensar estratégicamente sobre la gestión de documentos y cómo deberían funcionar.
Si aún no cuentas con un sistema de gestión documental es importante que te preguntes:
¿Cómo accederán nuestros empleados a sus registros si deben trabajar desde casa?
Durante una interrupción importante, los empleados deberán tener acceso a sus archivos de trabajo regulares para mantenerse productivos. Los sistemas de gestión electrónica de documentos y registros permiten a sus empleados continuar trabajando fuera del sitio, mientras protegen su contenido.
¿Nuestros datos están digitalizados, archivados y respaldados adecuadamente para situaciones de recuperación de desastres?
Los sistemas de gestión de registros capturarán sus documentos y datos, y los replicarán en un almacenamiento seguro ante desastres.
Comience a centrarse en las necesidades críticas de tecnología
La esperanza debe ser que de esta pandemia se aprenden algunas lecciones, dijo Pelz-Sharpe. Las organizaciones deben dejar de centrarse en proyectos tecnológicos atractivos y comenzar a centrarse en proyectos tecnológicos críticos. Sin embargo, la tecnología para solucionar estos problemas está ampliamente disponible. Lo que falta ha sido la voluntad y la previsión para hacer algo con respecto a los problemas, y de manera crucial los conjuntos de habilidades y experiencia para analizar las necesidades del negocio y modernizar los enfoques de manera eficiente y efectiva.
Cómo hemos visto, la gestión documental es una de las mejores prácticas que pueden hacer las organizaciones para garantizar que sus documentos estén bajo control durante la crisis de COVID-19 que dejará a los empleados en casa durante un largo período de tiempo.
