Uno de los aspectos más importantes para la gestión de cualquier negocio, grande o pequeño, privado o corporativo, es la facturación. Sin facturación, el flujo de caja decaerá y el negocio colapsará.
Las facturas, tanto recibidas como emitidas, son las que indican de manera detallada y concisa los gastos e ingresos de tu empresa, es decir que son las bases y cimientos de toda tu información contable. Ante esto, las facturas son un documento indispensable para preparar tanto la liquidación del IVA como el Impuesto Sobre la Renta. Su correcta gestión será lo que determine la liquidez de tu empresa y será el indicativo de solvencia de tu negocio. Aunque evidentemente la gran mayoría de las PYMES en el país conocen la importancia de la facturación, este proceso se ha tenido que reinventar en medio de la pandemia del COVID-19 para gestionarse de la manera más indicada con la implementación de la facturación electrónica, en este artículo te contaremos más al respecto, no te lo pierdas.
Te explicamos por qué tener un inventario documental.
Gestión documental
La globalización significa que los lugares de trabajo están cada vez más dispersos geográficamente y con la llegada del COVID-19 esto se ha terminado de convertir en una realidad. Esto significa que los documentos también son utilizados más que nunca por personas en diferentes ubicaciones para comunicarse y colaborar.
Si tu almacenamiento e indexación están mal organizados, los documentos se volverán inútiles porque son casi imposibles de encontrar. En especial, documentos tan relevantes como lo son las facturas.
Los resultados de una gestión deficiente de los documentos pueden conducir a una pérdida de tiempo significativa.
Avance necesario
En el año 2019 empezó a regir la facturación electrónica con validación previa en Colombia. No obstante, a partir del 2020 este proceso se aceleró, todas las empresas deberán ir implementando esta metodología de manera gradual siguiendo un cronograma establecido por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. Cabe destacar que dicha transición más que nunca se ha vuelto indispensable teniendo en cuenta la coyuntura que vive el país donde el aislamiento social y los períodos de cuarentena marcan la nueva normalidad y notablemente dificultan el esquema tradicional de facturación.
Renovación
Cabe mencionar que según la ley 2010 del 2019 las empresas cuentan con tres opciones para implementar la facturación electrónica: integrando una solución tecnológica propia, usando el servicio electrónico de la DIAN o contactando un proveedor tecnológico.
Ante esto las empresas han buscado la forma de renovar sus procesos con la ayuda de especialistas en gestión documental y hoy más que nunca buscan renovar su gestión con el fin de mitigar los efectos negativos de la crisis por el COVID-19 en los mercados, y reducir de esta forma sus costes operativos y laborales, del mismo modo ordenar y reducir su capacidad productiva.
En estas circunstancias está siendo clave la gestión de documentación electrónica, ya que está disminuyendo la realización de actividades de manera personal y está creciendo el intercambio electrónico de documentos y otros datos entre empresas, requeridos por las diversas operaciones llevadas a cabo a lo largo de la cadena de suministro, y de esta forma cada uno de los empleados podrá trabajar en medio del confinamiento dentro de sus hogares sin que se vea afectada su productividad por falta de un sistema de gestión documental que les permita trabajar eficazmente de manera remota.
Beneficios de gestionar tus documentos de facturación
1. Ahorra tiempo
Con la facturación electrónica se eliminan muchos pasos innecesarios del proceso de facturación. Tanto tú como tu cliente pueden ahorrar tiempo utilizando el software de facturación electrónica en línea.
2. Reduce costos
Con la facturación electrónica, no tienes que pagar por el papel ni por las tarifas de mensajería. Concéntrate en otras tareas de valor agregado en su lugar. Todos sabemos que el tiempo es dinero.
3. Reduce los errores
Al minimizar la entrada manual y aumentar la automatización, se reducen los errores centrales y los errores tipográficos. No tienes que preocuparte de que tu factura se pierda en el correo.
4. Un mayor grado de control e información sobre el proceso de facturación
Si utilizas un software de facturación en línea, todo se guarda en una plataforma a la que se puede acceder desde cualquier lugar en cualquier dispositivo.
Como hemos visto son más de una las razones por las cuales las empresas ya están dando el salto a las soluciones digitales en este nuevo inicio de era que, aunque ha traído consigo una pandemia mundial, ha demostrado cómo la humanidad y en especial tu empresa puede adaptarse y beneficiarse de las nuevas tecnologías que no solo le permitirán gestionar sus trabajos mientras el COVID-19 queda en la historia, sino que te permitirán contar con procesos más automatizados y seguros en el futuro.
