Dentro de los procedimientos de almacenamiento documental, podemos encontrar sistemas y métodos para llevar a cabo la óptima administración de la información y de los datos contenidos en ella. Sin embargo, existen conflictos terminológicos en cuanto al significado e importancia de la gestión documental y el almacenamiento en la nube. ¿Son lo mismo, son diferentes? Te lo contaremos a continuación.
Como lo hemos mencionado en artículos anteriores, la gestión documental es el procedimiento en el que se administra la información por medio de un análisis optimizado y eficaz del contexto productivo de la empresa, teniendo esto en cuenta, la gestión es entonces la manera en la que se determina el estado documental de cualquier entidad, con el fin de establecer los posibles tratamientos de su información, así como las estrategias para maximizar su productividad automatizada.
Por su parte, el almacenamiento en la nube o cloud storage, va de la mano con la digitalización de documentos, siendo de todas maneras, un procedimiento completamente independiente. ¿Por qué? Sencillo, el almacenamiento en la nube hace referencia a la custodia y administración de información de un modo netamente virtual.
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Para ejecutar lo anterior, es necesario que los documentos hayan pasado primeramente por una revisión y análisis, con el fin de aprobar su digitalización, de esta forma, por medio del uso de redes de computadoras y de servidores optimizados, se procede a su almacenamiento online, para luego ser consultados y modificados por los usuarios autorizados a través de una matriz de archivo.
Entonces, ¿en qué se diferencian?
La confusión central en cuando a la ejecución de actividades, se encuentra relacionada a la jerarquización dentro de los procesos establecidos para el almacenamiento documental. Lo anterior quiere decir que, la gestión documental no está en el mismo nivel que el almacenamiento en la nube, puesto que de la gestión parte el resto de procesos, en los cuales se encuentra, entre otros, el almacenamiento virtualizado.
De esta manera, sin la revisión, planeación y administración ofrecida desde la gestión documental, no se podrían llevar a cabo procesos de digitalización, por lo tanto, no sería posible ejecutar un sistema de almacenamiento documental optimizado en pro del ahorro de recursos físicos y materiales, así como del tiempo de producción de los empleados y usuarios.
Es de este modo que, como eje fundamental de todo lo que conlleva la gestión documental, el almacenamiento en la nube vendría siendo tan solo uno de los múltiples servicios que de dicha administración se puede derivar.
Recuerda la gestión documental aporta en:
- Almacenamiento ordenado según los resultados que arroje los análisis de caso.
- Custodia eficiente de documentos.
- Depuración documental, pensada en la eficacia de los procedimientos.
- Organización y categorización de información realizada de manera eficiente.
- Revisión del nivel de producción documental de la empresa.
- Coordinación de procesos de almacenamiento documental.
Por su parte el almacenamiento en la nube permite:
- Liberación del espacio físico y material de almacenamiento interno, a partir de un análisis previo.
- Acceso seguro y eficiente a la información, desde cualquier ubicación y a cualquier hora.
- Protección total de información.
- Facilidad de alojamiento.
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Como puedes darte cuenta, aunque ambos conceptos se enfoquen en establecer un correcto almacenamiento documental, uno es la consecuencia del otro. No olvides que, la gestión es el centro de las actividades propias de la administración, y el almacenamiento en la nube, es solo una de las maneras de administrar cierta información.
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