Con el auge de la globalización y, por consiguiente, de las redes de comunicación interconectadas, es apenas comprensible que el manejo adecuado de la información (escrita, visual, auditiva, oral, etc.) se vuelva una tarea relevante en prácticamente todos los escenarios donde intervenga el hombre. En el ámbito corporativo por ejemplo, la gestión documental de todos los registros endógenos y exógenos que pasan a través de las empresas son el reflejo de su actividad operacional. Por lo tanto, es conveniente una administración rigurosa de la misma.
¿En qué consiste la gestión documental?
En un sentido simple y amplio del concepto, el término “gestión documental (GD)”, según el portal web de Función Pública del gobierno de Colombia, se refiere a toda actividad tendiente a planificar, organizar y manejar la documentación producida y/o recibida para su uso, conservación o envío desde y hacia las entidades que la requieren.
Como resultado preliminar, dichas acciones para lograr el desarrollo en su conjunto, se convierten en un procedimiento sistemático. Por ende, en su lugar se le suele denominar “sistema de gestión documental (SGD)”. Al final, no debe haber confusión porque ambas significan lo mismo.
Un ejemplo aplicado de lo anterior nos lo muestra el Servicio de Archivo y Gestión Documental de la Universitat de Catalunya, el cual expresa su función en la institución educativa como una oficina que tiene como tarea la de velar por la organización, el procesamiento y la accesibilidad de la riqueza documental de la universidad.
EL SGD dentro de las empresas
La administración de la información escrita dentro de las instituciones tomó trascendencia con la puesta en marcha de las teorías administrativas modernas debido a que la industrialización se fue volviendo más fuerte, con una expansión de la competencia y un desarrollo macroeconómico sin precedentes desde la segunda mitad del siglo XX. Por eso, los modelos archivísticos y el personal encargado de la dirección de los mismos tenían la obligación de implementar, tanto como fuera posible, el mejor SGD.
En efecto, como lo dictamina el licenciado José Manuel Cruz Mundet, el SGD se empleaba con base en la administración de archivos como guías, carpetas y todo formato físico y escrito. Con el tiempo, la profesión de archivista fue tomando forma hasta convertirse en la labor de la persona que gestionaba cualquier tipo de documento, aún cuando todavía se manejaba de la misma manera.
No obstante, con la llegada de las tecnologías de las comunicaciones, el Internet y los bienes y servicios inteligentes, la gestión de la información trascendió más allá de su dimensión física. Como resultado, hoy en día las compañías la emplean en múltiples formas, sobre todo virtualmente, por lo que la preocupación por la cantidad de datos ya no es esencial; lo realmente valioso es encontrar el modo en que a través del SGD se puedan tomar mejores decisiones para obtener mayores beneficios.
Objetivos SGD e importancia de implementarlo
Ejecutar un buen modelo de GD le da chance a su empresa de ser más productiva, sostenible y competitiva en la industria en la medida en que sea más eficiente con el manejo de la información que le es tan vital para sus operaciones.
Por lo tanto, su sistema de gestión documental debe tomarse como una inversión en una herramienta diseñada para ahorrar costos y tiempo que se perdería con un modelo mediocre o mal ejecutado. Así pues, debe estar estructurado para que cumpla el objetivo de coordinar las labores de creación y preservación de los documentos y el de vigilar que no se pierda, o si hubiere lugar, de recuperar la información de manera eficaz (los softwares como las plataformas en la nube y programas antivirus son empleados para este caso).
