Lo primero que debemos saber es que los beneficios que obtenemos en nuestra empresa al tener en cuenta la gestión documental son muchos y no solo son representados monetariamente, sino en eficacia en la búsqueda y recuperación de documentos, lo que resulta en acceso rápido a la información y por consiguiente, mayor productividad y mejora en la calidad de la atención al cliente.
Pese a los tiempos en que nos encontramos, en los que la mayoría de empresas se encuentran en proceso de crecimiento y posicionamiento de la marca, existen muchas que aun no son conscientes de las consecuencias que podrían evitar implementando la gestión documental dentro de sus organizaciones.
Para mayor claridad en lo mencionado en el párrafo anterior, veremos las consecuencias de no implementar la gestión empresarial en nuestra empresa:
Alto consumo de papel:
A medida que nuestra empresa crece, también lo hace el volumen de papel, lo que quiere decir más espacio ocupado, con riesgo a generar perdidas en la información y la acumulación de papel innecesario.
Mal servicio al cliente:
El contar con grandes cantidades de documentos hace que varias personas estén involucradas en el proceso, que se generen retrasos en los tiempos de entregas por desconocimiento de la ubicación, y por ende demoras en dar respuestas. En definitiva, podemos caer en un pequeño modelo burocrático innecesario.
Pérdida de tiempo:
Una pérdida de tiempo empieza a correr cuando la búsqueda de un documento tarda más de dos minutos. Según un estudio sobre gestión documental, los empleados gastan el 30% de su tiempo laboral buscando documentos para realizar sus actividades diarias.
Documentos duplicados:
Esta es una de las consecuencias que causa desorden dentro de una compañía. Casi el 50% de los documentos de una empresa son duplicados o fotocopias.
Sanciones legales:
Por ley todas las empresas Colombianas que se rijan por la Superintendencia de Industria y Comercio deben cumplir con la ley 594 de 2000, donde se establecen de manera clara las directrices en gestión documental y organización de archivos. Las empresas que incumplan con la norma deben pagar a la entidad reguladora altas sumas de dinero, bajo la figura de multa por infracción o incumplimiento de la norma.
Altos costos:
Las compañías que no llevan el control de sus archivos, pueden comprometer aproximadamente el 10% de sus ingresos en administrar, producir y distribuir su documentación.
“Para construir y sostener una marca que le importe a la gente, uno se debe enfocar no solo en el hoy, sino también en el mañana. No es fácil, pero balancear el corto y el largo plazo es clave para el crecimiento sustentable y rentable, crecimiento que es bueno para nuestros accionistas, pero también para nuestros consumidores, empleados, socios, las comunidades donde operamos y el planeta que habitamos” Irene B. Rosenfeld, Kraft.
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Cada vez que lleves a la implementación una buena práctica de algún proceso de Gestión Documental, hazlo buscando la eficiencia en los demás procesos de la empresa y así aportarás a la economía de la misma, mediante la reducción de elementos innecesarios, o bien, con mejoras o hasta innovaciones que agilicen y ahorren costos.
En los últimos años hemos visto documentos que nacen en formato digital, es decir, que no pasaron ni pasarán por el papel. Estos documentos deben convivir en la mayoría de casos con los documentos que siempre han estado en formato físico, el archivo mixto no debe ser un comodín para no gestionar de manera efectiva la documentación, al contrario, debemos procurar tener una buena gestión del papel para que este vaya migrando al formato digital.
