La gestión documental abarca cientos de conflictos que se pueden presentar al interior de una empresa, en relación al manejo y producción de la documentación. Aunque su implementación se ha popularizado en las entidades públicas gracias a la normatividad actual, muchas empresas privadas se han dejado cautivar lentamente. A continuación te contaremos esos puntos que hacen de la gestión documental un proceso necesario para tu empresa.
Tal vez has escuchado demasiado sobre la importancia de la gestión documental, se habla mucho de las normas que la rigen y de los servicios que ofrece, pero a veces todas esas definiciones se quedan cortas o son inentendibles para aquellos que no hacen parte del gremio. Pensando en esos vacíos hemos decidido ayudarte a entender este escalón a la optimización empresarial.
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Para empezar la gestión documental es la unión de estrategias y planteamientos que permiten la ejecución organizada, sistemática y estandarizada para el manejo y control de la documentación producida y recibida por cualquier empresa, es decir, todas esas actas, memorandos, estados de cuenta y contratos que pueden ser realizados a diario, pasan a ser registrados dentro de una valoración sistemática, que permite que se almacenen de la manera correcta, en el formato correcto, bajo las condiciones necesarias y por un tiempo prudente.
¿Qué permite la gestión documental? Sencillo, la gestión es la base fundamental que por medio del análisis organizacional de cada empresa, determina las necesidades y los baches en cuanto al manejo de la información, con el fin de determinar los pasos a seguir para mantener el control automatizado de la misma.
Dentro de esta serie de estrategias se tienen en cuenta aspectos importantes como la relevancia del documento para las actividades de la empresa, el tiempo requerido para el almacenamiento de la información y las categorías a la que ésta hace referencia.
En sí, la gestión documental hace una revisión de pies a cabeza de toda la empresa, identificando puntos a mejorar y estableciendo normas lógicas y normalizadas para el manejo de los datos a lo largo del tiempo.
La idea central de la gestión documental se centra en el éxito de las estrategias y su correcta ejecución por parte de cada uno de los usuarios. Aunque las empresas profesionales que ofrecemos estos servicios nos encargamos de toda la ejecución y la producción, siempre es importante que los usuarios y empleados se mantengan en una constante y total asesoría. Pongamos un ejemplo:
Deseas lucir un cuerpo esbelto pero no sabes cómo lograrlo, consultas a un nutricionista y empiezas a ir al gimnasio. El nutricionista te da todas las bases para que empieces a implementar una dieta balanceada, y el instructor del gimnasio te guía para que sigas una serie de rutinas que te ayudarán a cumplir con tu objetivo.
Después de unos meses de constante disciplina de tu parte, tanto el nutricionista como el instructor te dicen que ya no es necesario su acompañamiento, y que estás en total libertad y responsabilidad de seguir con todo lo que aprendiste durante ese tiempo.
Aquí tienes dos opciones: o sigues con las rutinas que te enseñaron y con las que viste resultados favorables, o simplemente ejecutas lo que crees prudente y en los tiempos en los que desees.
Si optas por la segunda opción empezarás a notar como los cambios que viste al inicio de tu tratamiento, ya no son igual de constantes y como poco a poco lo que alcanzaste con esfuerzo se va esfumando. En cambio, si sigues la primera opción, notarás como el sistema va funcionando hasta que se convierte en un hábito de vida que te ayudará no solo a verte bien, sino que a sentirte mucho mejor.
Pues bien, eso mismo ocurre con la gestión documental. Si tus empleados conocen y respetan las normas planteadas por los profesionales para mantener la gestión funcionando, la estrategia marchará sobre ruedas a tal punto que todos sabrán de qué manera crear los documentos, cómo archivarlos y cómo clasificarlos. De este modo la gestión documental se convierte en una norma empresarial y así mismo en un hábito que se mantendrá con los años.
Recuerda la gestión documental le permite a tu empresa:
- Ahorrar gastos.
- Ahorrar tiempo en los procesos de archivo.
- Mejorar la productividad.
- Mejorar el acceso a la información.
- Preservar los documentos con mayor control y seguridad.
- Liberar espacio innecesario de almacenamiento.
Ten en cuenta, los documentos y la información son la columna vertebral de toda empresa, si deseas una mejoría y un desarrollo garantizado, préstale atención a la manera en la que administras tus datos.
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Si deseas mayor información sobre los procesos de gestión documental no dudes en contactarnos.
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