¿Qué pasaría si los documentos de tu empresa se llegan a perder? Muy probablemente varios de tus procesos administrativos, legales y financieros pueden verse seriamente afectados. Por ello antes de que ocurra un incidente de esta magnitud, es importante ejecutar estrategias de gestión documental, las cuales pueden garantizar el correcto manejo de toda tu información. Si quieres conocer sus ventajas, te invitamos a seguir leyendo.
La gestión documental es el conjunto de procesos que se enfocan en optimizar el almacenamiento, revisión, recuperación y tratamiento de los documentos que se manejan al interior de las empresas. En sí, su propósito es el de controlar de manera adecuada, eficiente y protegida la información de relevancia de cada proceso administrativo, jurídico, financiero o legal. Su implementación es sin duda, una de las mejores estrategias para garantizar no solo la seguridad de la información, sino que también para llevar a las empresas por el camino de la eficiencia, el desarrollo y el cumplimiento normativo.
Te puede interesar: Ventajas de tener la custodia de la documentación en un archivo profesional
Es por lo anterior que la gestión documental es la mejor alternativa para aquellas empresas que desean optimizar sus procesos, mejorar el manejo de su información y fortalecer las estrategias que involucren el acceso y almacenamiento documental. Teniendo esto claro, veamos 5 beneficios que estos procesos le ofrecen a tu empresa.
- Administración del espacio y del almacenamiento:
Por medio de la gestión documental los profesionales en archivística podrán determinar qué documentos mantener en formato físico y cuáles son candidatos ideales para ser digitalizados, es decir, para ser adaptados a formatos electrónicos almacenados en la nube, (para conocer mejor este punto te invitamos a leer nuestro artículo: Guía sobre la digitalización de documentos). Este proceso inicial ayuda a administrar el espacio físico, reduciendo su uso y destinándolo de manera adecuada.
Por otro lado, recuerda que el almacenamiento es uno de los factores clave a la hora de administrar los documentos, ya que esto permite conocer dónde ubicarlos, cómo categorizarlos y de qué manera acceder a ellos. Por ello, la gestión documental aporta significativamente en el manejo y el uso adecuado del espacio de almacenamiento y archivo, ofreciendo estrategias de custodia documental que garanticen la conservación y el respaldo integral de la información.
- Acceso eficiente:
Cuando una empresa hace uso de la gestión documental, se nota, más que todo al momento en el que sus empleados o colaboradores tienen acceso a la información necesaria, en tiempo real y sin muchos conflictos. ¿La razón?, la gestión documental permite la clasificación, tipificación y archivo de los documentos según su uso y relevancia.
Es decir, cuando un área necesita de algún documento en específico para culminar una función, podrá acceder a este sin contratiempos ya que, gracias a este sistema, podrán saber dónde y de qué manera acceder a él en un tiempo reducido y de manera eficiente.
- Reducción de costos:
Uno de los objetivos de la automatización de todo tipo de procesos, es la reducción considerable de gastos, por lo que la gestión documental no es ajena a esto.
Como lo mencionábamos anteriormente, la gestión motiva la digitalización documental dado el avance de los procesos tecnológicos y de las TIC: Tecnologías de la Información y la Comunicación. Esto se traduce en un ahorro significativo en costos asociados al papel y el almacenamiento, ofreciéndonos:
- Ahorro del 75% del tiempo destinado para búsqueda de documentos y para el archivo de los mismos.
- Ahorro de un 50% de los costos de fotocopiado e impresión.
- Aumento de un 40% de la capacidad de respuesta a los clientes.
- Eficacia y eficiencia:
Como lo hemos visto hasta este punto, la gestión documental va de la mano con los procesos laborales y con el equipo de trabajo de las empresas, por ello cuando se ejecuta adecuadamente los principales beneficiados serán los empleados, ya que la carga laboral disminuye notablemente. Esto gracias a que la gestión se enfoca en la automatización de procesos que antes eran manuales como, por ejemplo, la búsqueda de un documento en un archivo.
- Conciencia ambiental:
Finalmente, cuando se implementan procesos de gestión documental, cuando una empresa ahorra en el uso del papel, administra el almacenamiento y promueve la digitalización de la información; está contribuyendo en el correcto uso de los recursos. Esto lleva a minimizar el impacto ambiental y a maximizar el desarrollo económico.
Te puede interesar: ¿Qué pasa si no implemento la gestión documental en mi empresa?
Después de revisar lo anterior, ¿qué esperas para empezar y darle un nuevo aire a tu empresa, manteniéndola al día con las últimas tendencias y convirtiéndola en una fuente confiable y clara de información? No olvides que el éxito está en tus manos. Por eso, ten una correcta gestión documental y organízate, tu empresa te lo agradecerá.
