La digitalización de la información cada vez adquiere mayor protagonismo, y no es para menos, ya que esto permite un mayor manejo de los documentos, garantizando su seguridad y control. La gestión documental y de archivos electrónicos sin duda está en auge gracias a las ventajas que ofrece en cuanto a la automatización de procesos y a la optimización de los deberes empresariales, en pro del manejo de la información. Así que presta atención y toma nota, porque te vamos a explicar en qué consiste esta estrategia de mejoramiento organizacional.
En artículos anteriores hemos mencionado la importancia y las ventajas que tiene la digitalización de documentos en los procesos de gestión documental, hemos mencionado los tipos de archivos físicos y la manera en la que estos se deben administrar; en esta ocasión vamos a enfocarnos entonces en los archivos electrónicos, los cuales son la base de la digitalización y de la administración de documentos en la nube.
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Muchas veces se comete el error de pensar que los documentos electrónicos no son de tanta importancia, y que simplemente son remitidos a matrices ubicadas en un disco duro o servidor. Lo anterior solo permite crear una idea errónea del proceso de gestión documental y de archivo, ya que esto suscita a una falta de seguimiento a la información, anulando el principio de control que la actividad misma merece. Así pues, ¿cómo se lleva a cabo la correcta gestión de archivos electrónicos?
Bien, inicialmente es necesario que retomemos el concepto de archivo:
Como lo mencionamos en nuestro artículo ¿Qué se conoce como archivo en la gestión documental?, nos dimos cuenta que dicho concepto puede ser utilizado de diversas maneras, haciendo en su mayoría énfasis en la acción y al lugar en el que se almacenan y salvaguardan los documentos, los cuales deben ser ordenados dependiendo su categoría y tipología, manteniendo así, una serie lógica de identificación.
Este principio no solo se basa en los documentos físicos, sino que también en los electrónicos, ya que su única diferencia es el espacio de almacenamiento, pues pasamos de una bodega, a un escenario netamente virtual.
Recuerda, en la gestión documental los archivos son la conglomeración de conjuntos documentales que comparten ciertas características que permiten su reconocimiento, ubicación, edición y administración.
Ahora bien, ¿los documentos electrónicos requieren de un seguimiento archivístico? La respuesta es sencilla, sí. Hay que tener en cuenta que, aunque la ubicación se encuentre en un espacio virtual, esto no hace que la información contenida en los servidores o discos duros, no tenga relevancia, todo lo contrario. Cuando una empresa decide iniciar un proceso de digitalización de documentos, lo hace pensando en la relevancia de la información, con el fin de garantizar su seguridad y manejo optimizado, es decir, cuando un documento es migrado del formato físico al electrónico, se busca aumentar el ciclo de vida del documento, por lo que su nivel de incidencia en las actividades organizacionales son de importancia. De este modo, si no se lleva a cabo un control adecuado a este tipo de documentos, podríamos estar perdiendo valiosa información con el paso del tiempo.
¿Cuáles son las fases de la gestión documental y de archivo?
La gestión documental enfocada a los archivos electrónicos se compone de tres fases fundamentales, de las cuales se derivan ciertas tareas específicas, dichos pasos a seguir son:
- Fase de planeación: como siempre lo hemos destacado, lo más importante es la planificación y reconocimiento del flujo de producción documental. En este caso, es necesario reconocer, diagnosticar e identificar la manera en la que archivo se ha de componer, su administración, los documentos que harán parte de él y la estructura categorizada de la información electrónica.Ten en cuenta que la estructura de un documento electrónico debe estar basado en los metadatos a manejar tanto de contenido, como de los procesos administrativos; de igual modo se debe tener presente la tipología del archivo, basado en el análisis inicial.
- Fase pre archivística: este punto se centra en la producción documental, seguida de la gestión documental y de archivo y su análisis en cuanto a la tramitología que éste representa, lo anterior con el fin de verificar la necesidad de adjuntarlo al archivo.
- Fase archivística: es la última fase de la gestión de archivo, en ella se establece la organización, valoración y los aspectos de su preservación con el tiempo, es decir, aquí se tiene claro cuáles serán los pasos a seguir en cada aspecto del ciclo de vida de la información.
Una vez establecido lo anterior, el documento pasa a ser transferido al expediente y matriz de archivo electrónico, con el fin de que los usuarios que tengan acceso puedan consultarlo y utilizarlo.
Como puedes ver la gestión documental y de archivo electrónico es una parte fundamental en el proceso de digitalización, ya que ayuda a determinar el tiempo y tipologías de almacenamiento de la información, con el fin de que se encuentre al alcance de todos los usuarios que lo requieran.
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