Las historias laborales son la evidencia que prueba que existe (o existió) un vínculo laboral entre empleados y empleadores. Por ende, es indispensable disponer de este registro para llevar un control de las acciones que ejecutan los trabajadores de la organización desde que ingresan hasta que se retiran, este proceso también forma parte de la gestión documental de una empresa.
Te explicamos cómo establecer una política documental eficiente.
¿Qué son las historias laborales?
Básicamente son una serie de documentos en donde se plasma todas las acciones llevadas a cabo por los empleados desde que ingresan a trabajar en la organización hasta que renuncian.
La Circular 004 de 2003 establece que en las historias laborales se debe establecer como mínimo los siguientes datos:
- Las hojas de vida
- Los contratos laborales
- Los certificados médicos
- Documentos de identificación
- Estudios cursados de forma previa
- Acta de posesión
- Certificado de antecedentes fiscales
- Las pruebas médicas ocupacionales
- El cargo que han desempeñado
- Antecedentes judiciales
- Declaración de bienes y rentas
- Ausencias temporales
- Certificado de aptitud laboral
- Vacaciones
Del mismo modo, aún si el profesional ya no labora dentro de la organización, toda esta información debe permanecer en el departamento de talento humano de manera confidencial. Así mismo, si ocurre algún inconveniente con este empleado dentro de la organización, este deberá incluirse en sus historias laborales.
Aspectos a tener en cuenta para la gestión de las historias laborales
Hay que tener presente que una gestión documental adecuada en relación a las historias laborales no se centra únicamente en llevar un control preciso del registro de la información personal del empleado antes y durante su estadía en la organización. Hay otras variables que hay que tomar en cuenta como lo son:
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1) Escanear y digitalizar la información
Si las historias laborales se encuentran en documentos físicos, es importante que se digitalicen. En caso de que se pierdan o se destruyan, la empresa dispondrá un respaldo de los mismos en su base de datos. Así mismo, también es importante hacerlo para optimizar el espacio de los almacenes.
Cabe señalar que se debe establecer un código de acceso restringido para visibilizar la información de las historias laborales en la base de datos. Evitando que esta sea vista por personal no autorizado.
Por otra parte, los documentos físicos de las historias laborales deben mantenerse intactos aún después de haberse digitalizado. En caso de que la empresa desee eliminar los archivos tangibles, el proceso deberá realizarse únicamente a través de una destrucción certificada.
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2) Categorizar la información
Es importante que la información presentada en las historias laborales esté organizada por categorías. Se pueden colocar etiquetas en donde se incluyan las fechas, los nombres y apellidos de los empleados o los tipos de documentos. Así será mucho más fácil y rápido ubicar la información que se requiera en determinado momento.
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3) Asignar las labores a personal exclusivo
El control y monitoreo de las historias de vida es una labor altamente confidencial. Por ende, es necesario que este trabajo lo realicen empleados de confianza de manera exclusiva. Especialmente para evitar problemas legales porque la Ley de protección de Datos estipula que la información confidencial debe ser resguardada para proteger la identidad de los individuos.
Generalmente es el personal de talento humano el que se encarga de gestionar las historias laborales; puesto que son los que tienen mejor conocimiento a nivel legal de las acciones que se deben tomar en cada situación.
Es relevante señalar que las empresas deben estar atentas a las reformas que se establezcan en la Ley de forma continua porque dichas acciones incidirán directamente en la metodología que aplican para gestionar las historias laborales.
Por ejemplo, en el contexto actual, muchas organizaciones han tenido que acudir al trabajo a distancia para mantenerse operativas. Esta situación también deberá plasmarse en el historial laboral de los empleados que adopten esta modalidad. Sin embargo, existen ciertos factores que no podrían ser visibilizados y por ende, no se podrían registrar. Tal sería el caso de si el estado físico de los hogares de los trabajadores es realmente óptimo para laborar.
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4) Llevar un control de los tiempos de retención de las historias laborales
Según la Circular 04 del año 2003, establece que todas las entidades (tanto públicas como privadas) deben retener las historias laborales durante dos (2) años en el Archivo de Gestión o de Oficina, luego de la desvinculación del empleado y ochenta (80) años en el Archivo Central de la entidad, previendo las consultas por los derechos pensionales y reclamaciones laborales. Pasado este tiempo, se podrá hacer una selección y dejar una muestra para conservación total o permanente.
Podemos observar que llevar un control estricto de las historias laborales es necesario para que las empresas puedan tener un registro de toda la información de los empleados que están (o han estado) en la organización; permitiendo así llevar a cabo una gestión documental eficiente en el contexto actual.
