El correcto tratamiento de la información suele ser una prioridad al interior de las empresas y entidades, por ello la gestión documental se ha visto en la obligación de avanzar y de ofrecer salidas eficaces en pro de la protección de los documentos. Para ello, una de las estrategias más eficaces y necesarias se centra en la gestión de archivos, pero ¿de qué se trata y qué beneficios puede acarrear? Toma nota.
Gestión de archivos, un concepto que se relaciona con la administración de información de manera organizada y controlada. Dicha gestión solo es llevada a cabo gracias a sistemas operativos o softwares, los cuales ayudan a los usuarios a mantener un control integral sobre los documentos y un acceso seguro y fácil a los mismos.
De este modo, la gestión de archivos permite a los usuarios realizar ciertos procesos con los documentos registrados o creados como, por ejemplo:
- Crear, nombrar, y determinar ubicación de un documento.
- Acceder a la información contenida en las matrices.
- Editar o eliminar el documento (cuando aplique).
- Cerrar documentos de consulta una vez sean revisados.
Conceptos de la gestión de archivos
Para que podamos entender el funcionamiento de determinados sistemas, es necesario conocer la terminología que se utiliza en el proceso, esto permitirá una mejor interpretación de la información. Para la gestión de archivos, se aplican los siguientes:
Archivo:
Conjunto de documentos y de información, el cual es organizado de manera que se mantenga una relación categórica y tipológica. El archivo es almacenado en cualquier parte del sistema, siempre registrado bajo un nombre de identificación.
Directorio:
Es la unidad en la que se almacena un grupo de información. Dicha información debe mantener una relación directa entre sí, dentro de estos directorios también se pueden encontrar subcarpetas, las cuales permiten el mejoramiento de la organización.
Campo:
Es un elemento de información, el cual contiene un valor fijo, un tipo de dato y una longitud.
Registro:
Es el conjunto de campos, los cuales deben mantener una relación categórica, con el fin de ser establecidos como unidades.
Base de datos:
Son el conjunto de datos que hacen parte de una misma categoría. Las bases de datos son registradas y almacenadas de manera sistemática y organizada, garantizando su posterior acceso.
Los saberes relacionados a la gestión documental, permiten que, como empresa, mantengas el mayor control posible sobre la información, así como la solidificación de almacenamientos integrales de documentos y la migración de archivos físicos constantes a sistemas electrónicos por medio de la digitalización. Es por ello que la gestión de archivos tiene los siguientes objetivos:
- Optimizar la categorización de la información.
- Facilitar el acceso a los documentos.
- Revisar y garantizar la validez de los archivos.
- Brindar soporte directo ante el manejo de los datos y para los dispositivos de almacenamiento.
- Minimizar la pérdida de datos.
Como puedes notar, la gestión de archivos es una estrategia que va de la mano con la digitalización de documentos, la cual posee como propósito la tipología organizada de la información, garantizando el acceso eficaz de los usuarios a la misma.
Te puede interesar: Aprende aquí, qué es la digitalización de documentos.
Recuerda, la columna vertebral de tu empresa, es su información. Por ello siempre debe ser prioridad su control directo. Así que, si desea mayor información sobre las estrategias, herramientas y procesos que puedan contribuir al mejoramiento de su gestión documental, no dude en contactarnos.
En ATS Gestión Documental nos enfocamos en la custodia inteligente de tus documentos.
