Es mucho lo que podemos escuchar sobre la gestión documental, pero pocas veces entendemos los objetivos y funciones de su aplicación en las empresas. Por lo anterior queremos explicarte lo que el emplearla le puede contribuir a tu empresa. Toma nota.
Los documentos son la columna y el cimiento de toda empresa, puesto que en ellos quedan registradas las actividades que se ejecutan a diario en cada dependencia y área. Desde estados de cuenta y contratos, hasta manuales, correspondencia y actas de presidencia quedan almacenadas, engrosando el archivo interno a lo largo de los años.
Dicho engrosamiento tiende a darse sin ningún tipo de control, lo que hace que cada vez se dedique más y más tiempo en la búsqueda de un documento específico, contribuyendo a que se pierda eficiencia en el desarrollo de los procesos. Perderle la pista a la información es muy sencillo, y esto se ve reflejado en el crecimiento de la acumulación, la falta de depuración y al desorden desde la visión documental.
Mayores gastos, menor control. Un problema serio, ¿no lo crees?
Este dilema administrativo tiene una raíz evidente: la falta de políticas enfocadas a la gestión documental. ¿Por qué es importante? Verás, pongamos un ejemplo:
Vas a un restaurante, ¿logras pensar en la cantidad de platos que se pueden llegar a servir, solo durante la hora del almuerzo? Bueno, en ese escenario es donde vamos a trabajar.
A medida que se van sirviendo y desocupando los platos, estos son acumulados en el mesón principal. Al inicio puede que no represente mucho conflicto, pero a medida que el tiempo pasa, la cantidad de platos aumenta considerablemente, dificultando la realización de todos los deberes. El espacio empieza a disminuir, lo que obliga a los empleados a acomodar los platos en diferentes lugares dentro de la cocina. Así avanza el día, y al terminar el almuerzo, los platos habrán acaparado todo el espacio posible.
Piensa, si tiempo después el chef llegase a requerir una olla en específico ¿cuánto tiempo se tardarán los empleados en encontrarla en medio de tanto desorden?
Ahora imagínate esa situación, pero con los documentos almacenados por tanto tiempo en el interior de tu empresa. Un panorama nada satisfactorio, ¿cierto?
La acumulación de documentos y de información hace que a la larga se pierda total control de lo que se produce y se registra, lo que influye en la disminución de la efectividad de las actividades administrativas, es por ello que aplicar salidas desde la gestión documental podrían llevar a tu empresa a la mejora continua.
Entonces, ¿cuáles son los objetivos de la gestión documental para el desarrollo de tu empresa?
El objetivo central de la gestión documental, es el garantizar el completo control, organización y clasificación de los documentos, todo por medio de un seguimiento y análisis constante tanto de la estructura organizacional y las prioridades desde la utilidad informativa de cada archivo creado o recibido. Sin embargo, existen otras funciones y objetivos que nos ayudarán a entender su importancia, por ello sus objetivos más destacables son:
- Establecer y gestionar políticas para la creación y administración de los documentos.
- Organizar de manera lógica, eficaz y categorizada la documentación.
- Establecer estrategias técnicas y de gestión que permitan la conservación de la información.
- Garantizar la inmediatez de consulta y acceso a la información.
- Conservar y salvaguardar la información, por medio de su digitalización.
Estos objetivos y funciones le permiten a la empresa mantener unos estándares de calidad altos frente al manejo de la información tanto física como electrónica. A parte de esto, su aplicación nos dejas bastantes ventajas, como:
- Optimización de procesos.
- Reducción de gastos.
- Mejor manejo del uso del tiempo.
- Reducción de tiempo de consulta.
- Aumento de seguridad.
- Acceso total a la información.
- Custodia inteligente de archivos.
Como puedes notar, la gestión documental contribuye al crecimiento exponencial de una empresa, dándole un buen manejo a la información, así como a las bases de su estructura organizacional. Por ello si deseas mayor información sobre lo que la gestión puede ofrecerte, no dudes en contactarnos.
En ATS Gestión Documental queremos ayudarte a crecer.
