La aplicación y uso de instrumentos archivísticos en las actividades relacionadas a la gestión documental de tu empresa, garantiza el aumento de los niveles de eficacia y de eficiencia, así como la consolidación del control sobre la información y la seguridad de la misma. Por ello, en este caso, te explicaremos las funciones centrales y las ventajas que tiene el uso de las Tablas de Retención Documental o TRD.
Las Tablas de Retención Documental o TRD, son un instrumento archivístico cuya función principal es la relación de los documentos por medio de un listado establecido por series, en las que se identifican la tipología documental (categorización de la información) y el tiempo de permanencia de los archivos en cada etapa que conforma el proceso de gestión.
Es decir:
- Tipifica los documentos.
- Determina el tiempo de permanencia del documento desde su creación hasta su disposición final.
Video: Beneficios de las tablas de retención documental
¿Cuáles son las funciones básicas que integra el uso de las Tablas de Retención Documental?
- Facilitar el manejo de la información y de los archivos generados y recibidos en la empresa.
- Racionalizar la producción documental, su manejo y alcance.
- Garantizar la correcta selección, categorización y organización de la información.
- Garantizar la conservación de los documentos por relevancia y utilidad empresarial.
- Regular la transferencia de los documentos a lo largo de las fases y ciclos de vida de los mismos, dentro del proceso de gestión documental.
- Organizar con bases administrativas, la información y las actividades documentales.
El uso de las Tablas de Retención Documental garantiza el correcto manejo de la información, influyendo en los procesos administrativos y de gestión empresarial. Por lo tanto:
- Permite el manejo integral y controlado de la información.
- Facilita los protocolos de organización de los documentos.
- Controla la producción y la tramitología documental.
- Identifica funciones organizacionales a partir de la información.
- Permite la identificación de los documentos que pueden ser útiles en los procesos de gestión administrativa.
¿Cómo se usa una Tabla de Retención Documental?
Las Tablas de Retención Documental son un documento plantilla en el que se especifica el manejo y categorización de los documentos.
Para poder empezar el diligenciamiento de la tabla es necesario realizar una revisión, evaluación, organización y descripción de los documentos, con el fin de asignarlos correctamente en las series establecidas.
Para ello se ejecuta:
- Revisión y análisis preliminar de la empresa, estructura organizacional y nivel de producción documental.
- Análisis y categorización de la información.
- Elaboración de la Tabla de Retención Documental.
De igual modo se requieren insumos e información básica para la realización de las tablas, como lo es:
- Creación de dependencias y cargos.
- Creación de cuerpos colegiados y grupos de trabajo.
- Cambios en la estructura organizacional (organigramas).
- Creación de cargos.
- Creación de sedes, manuales y procedimientos.
Estructura de una Tabla de Retención Documental
Antes de revisar la estructura debes saber que el Archivo General de la Nación (AGN) estableció un formato estándar de Tabla de Retención Documental (que es el mismo que revisaremos), sin embargo, las entidades de orden privado también pueden hacer uso de ella, e incluso agregarle campos (nunca quitarle).
La estructura general de las TRD se compone de una serie de elementos que permiten detallar la disposición y las especificaciones de cada documento, así que presta atención.
- Código: especifica la ubicación y la familia a la que pertenece el documento.
- Series y tipos documentales: permite identificar el tipo de documento y la categoría a la que pertenece, por ejemplo:
Serie: administrativa.
Tipo: acta, acuerdo, resolución.
- Retención y disposición final: establece el ciclo de vida del documento y su ubicación de manejo, la cual puede ser: archivo de gestión, archivo central o archivo histórico (si aplica).
- Soporte: si el documento está en físico o en electrónico
- Procedimiento: descripción de lo que se realizará con el documento una vez haya cumplido su ciclo de vida.
Si necesitas mayor información sobre éste instrumento archivístico no dudes en contactarnos.
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