Entidades financieras: Puntos a tener en cuenta en el manejo de archivos

Entidades financieras: Puntos a tener en cuenta en el manejo de archivos

Las empresas de gestión documental tienen contemplada la normativa que regula los archivos de las entidades financieras, siendo un aspecto relevante debido a que cuentan con un régimen especial para la conservación de archivos, proceso que está regulado por la Superintendencia Bancaria, hoy Superintendencia Financiera de Colombia.

Este régimen especial señala las directrices que dichas entidades deben tener en cuenta para la conservación de sus archivos y documentos, teniendo un término perentorio de cinco años desde la fecha del último asiento, documento o comprobante. Durante este tiempo deben ser custodiados los libros y documentos relacionados con su actividad y una vez culminado, podrán optar por reproducirlos en un medio técnico adecuado, tal como la digitalización de archivo, eliminarlos o conservarlos en los documentos originales.

Para las entidades bancarias existe la Ley 45 de 1923 sobre establecimientos bancarios, que decreta en su artículo 99, que todo establecimiento bancario debe conservar la constancia de sus asientos definitivos y sus tiquetes de depósito, por un periodo no menor a seis años desde la fecha del último asiento. Estos documentos son diferentes a lo determinado en el Código de Comercio como papeles del comerciante.

Ahora bien, teniendo en cuenta que los impuestos son un tema de tanta importancia para las empresas del sector financiero, ya que están regulados por el Estatuto Tributario Nacional; es preciso contar con un proveedor de gestión documental que tenga la información clara y precisa del trato y tiempo de conservación de los archivos que contienen los documentos con sus respectivos soportes.

 

A continuación, veremos lo relacionado a la conservación de los archivos anteriormente mencionados:

 

  • Sobre lo prescrito en el artículo 632 para efectos de control de los impuestos administrados por la Dirección General de Impuestos Nacionales, las personas o entidades, contribuyentes o no contribuyentes de los mismos, deberán conservar por un periodo mínimo de cinco años contados a partir del primero de enero del año siguiente al de su elaboración, expedición o recibo, los siguientes documentos: disposiciones o pruebas que deberán ponerse a disposición de la administración de impuestos, cuando esta así lo requiera.
  • Las personas o entidades que están obligadas a llevar contabilidad, deben conservar los libros de contabilidad junto con los comprobantes que dieron origen a los registros contables; esto con el fin de que la entidad pueda verificar la exactitud de los activos, pasivos, ingresos, costos, descuentos, impuestos y retenciones consignados en ellos.

NOTA: Del sistema contable se deben conservar los medios magnéticos que contengan la información, así como los programas respectivos.

  • La información o pruebas especificas que se contemplan en las normas vigentes con los que se acreditan los ingresos, costos, deducciones, descuentos, exenciones y demás beneficios tributarios, créditos activos y pasivos, retenciones y todos los elementos que permiten establecer el patrimonio y la renta líquida de los contribuyentes, con el fin de fijar la base gravable para la liquidación de los impuestos correspondientes.
  • Soporte de la consignación de las retenciones en la fuente practicadas en su calidad de agente retenedor.
  • Copia de las declaraciones tributarias presentadas, así como los recibos de pago correspondientes.

El término de conservación de cinco años se cuenta a partir de la fecha del último asiento, documentos o comprobante, de forma independiente de fenómeno jurídico o proceso de organización empresarial adelantado por tales entidades.

En efecto, las normas para la conservación de archivo de entidades financieras y sus relacionados, están establecidas en leyes específicas ya descritas anteriormente, con sus respectivas prescripciones y sanciones, y aunque ya están determinados los plazos, no cabe duda que es importante para la Administración Tributaria contar con un plazo mayor de conservación de documentos respecto de los declarantes y sus soportes documentales, precisamente porque sobre ellos se ejerce la facultad de fiscalización.

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