El mundo de la documentación es complejo y requiere de toda la atención posible para garantizar el desarrollo de una empresa, lo que nos lleva a preguntar: ¿Es la implementación de instrumentos archivísticos en los procesos de gestión documental, una obligación para todas las empresas? La respuesta correcta es: tal vez no es una obligación, pero si es una necesidad que contribuye a las estrategias relacionadas al manejo de la información y que, por ende, debería ser aplicada en todas las empresas. Si deseas saber más, sigue leyendo nuestro artículo.
La planeación y el uso de los instrumentos archivísticos se rige bajo los principios propuestos por el Archivo General de la Nación en la Ley General de Archivos 594 de 2000. Aunque la ley va dirigida a instituciones públicas y a entidades privadas con funciones púbicas, esto no significa que las empresas privadas en su totalidad no deban cumplirla. Pues, ya sea porque cumplen con las características de algunos decretos que las obliga a implementarlos, o por suplir una necesidad de optimización de la información, el uso de dichos instrumentos debería ser prioridad al interior de las empresas, ya que permiten una gestión documental adecuada, una seguridad y control optimizadas, y un acceso eficiente.
En pocas palabras, los documentos son la memoria institucional para el buen funcionamiento de una entidad, por lo que garantizar su adecuado manejo es fundamental para automatización de procesos y para la eficiencia administrativa. Ahora bien, veamos los dos puntos por los cuales las empresas privadas deberían aplicar los instrumentos archivísticos en sus estrategias.
Aplicación desde las normas:
Si tu empresa es vigilada por el Ministerio de Transportes junto con la Superintendencia de Puertos y Transportes, seguramente conoces la resolución 061583 del 10 de noviembre de 2016. Por medio de esta norma, regulan la implementación para la gestión documental y organización de los archivos, para que haya uniformidad en establecer las directrices que, en materia de gestión documental y organización de sus archivos, asegurando sus procesos archivísticos desde su producción, recepción, distribución, organización, conservación, recuperación y consulta de los documentos.
El anterior es solo un ejemplo de que una de las principales razones por las cuales es necesaria la implementación de los instrumentos archivísticos, es el cumplimiento de la normatividad. Otro ejemplo de ello está en la Resolución 8934 de 2014, una norma establecida por la Superintendencia de Industria y Comercio que va dirigida a todas las empresas privadas y demás entidades que se encuentran bajo su vigilancia, con el propósito de estimular y establecer las directrices necesarias en temas de gestión documental. En su artículo 3 se exige, la elaboración de instrumentos archivísticos como: Programa de gestión documental, Tabla de Retención Documental-TRD, Tabla de valoración Documental-TVD, Cuadro de Clasificación Documental- CCD y Reglamento Interno de Archivo.
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Aplicación desde la necesidad de optimización y eficiencia
Son muchas las ventajas que trae la implementación de la gestión documental en las empresas privadas, ya que optimiza tiempos, garantiza el acceso, la seguridad de la información y administra adecuadamente los documentos producidos y recibidos por la empresa. Todo ello es gracias a los instrumentos archivísticos, presta atención a las siguientes razones para que empieces a implementarlos en tu empresa:
- Normatividad y procesos
Una empresa responsable siempre busca generar confianza entre sus clientes, usuarios, socios y colaboradores, y permanencia en el mercado, y que mejor forma que gestionando la información y los documentos de una manera controlada y segura. De esta manera, si haces un uso adecuado de las herramientas para la gestión de tu archivo, te garantizamos que obtendrás la fidelidad y la veracidad que un negocio privado necesita.
- Clasificación y ordenamiento
No es novedad que el adecuado control en la organización y clasificación de tu archivo garantiza que su información sea oportuna, tanto en los procesos internos como todos los relacionados con entes externos, clientes y garantizando el derecho al ciudadano. Por ello tener una adecuada clasificación documental ante una auditoría o ante una reclamación, es una muestra de orden en los archivos, protección de los documentos y acceso garantizado para las áreas administrativas.
- Brindan objetividad
Tener el registro de su información a través de una herramienta de gestión documental de forma adecuada en cada proceso realizado dentro de tu compañía, te permitirá mantener análisis más óptimos y eficientes sobre la trazabilidad de cada uno. Esto, por supuesto, interviene radicalmente en la toma de decisiones futuras.
- Mayor seguridad
Por motivos como los expuestos anteriormente (cumplimiento de normatividad, así como aclaraciones fiscales y verificaciones ante proveedores o clientes), tener bien organizada la información y un fácil acceso, permite tener un mayor control en cuanto a niveles de acceso y protección de la información.
Así pues, el uso de instrumentos archivísticos garantiza una adecuada gestión documental en tu empresa sin importar el sector al que pertenezca. Lleva tus procesos al siguiente nivel y con ello, optimiza los recursos de tu negocio.
