5 Consejos para mejorar la gestión documental en tu empresa

5 Consejos para mejorar la gestión documental en su empresa

UNA DE LAS TAREAS MÁS IMPORTANTES QUE SE EJECUTAN EN UNA EMPRESA TIENE RELACION CON EL MANEJO DE ARCHIVOS, POR ELLO LA NECESIDAD DE IMPLEMENTAR UN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL ES MUCHO MÁS CRECIENTE. ASÍ QUE TOMA NOTA, PORQUE TE DAREMOS 5 CONSEJOS PARA EJECUTARLA DE LA MEJOR MANERA.


La gestión documental es el proceso de revisión, agrupación, organización y administración de documentos electrónicos y físicos, todo en pro de mejorar la eficiencia y la eficacia de la empresa en cuestión de costos y espacio.

Así pues, el implementar este tipo de sistemas, le otorgará a tu empresa un gran beneficio de automatización y optimización de todo lo referente al archivo de documentos. Pero llevar a cabo esta actividad no es fácil, pues exige atención, tiempo y total capacidad de organización.

 

Así que ten presente los siguientes consejos y verás como tu empresa va evolucionando:

  1. Revisa la utilidad de los documentos:

 

Uno de los errores más comunes que se comenten al interior de una empresa, es la acumulación de información y de documentación que a la larga terminan siendo obsoletas. Es por esto que la revisión de los archivos y establecer prioridades de su correcto manejo, darán los pilares determinantes para una eficaz administración a lo largo del tiempo.

 

  1. Digitaliza lo necesario:

 

El actualizar los formatos de la documentación lleva consigo: liberación de espacio, trato adecuado de administradores y una eficiente gestión de archivos que coadyuva a la productividad de la empresa.

 

  1. Centraliza el contenido:

 

Para llevar a cabo un óptimo archivo de documentos, es necesario establecer un espacio en donde se pueda regular el tratamiento de la información.

Por tal motivo, el uso de repositorios lleva a la unificación del proceso y brinda una opción de revisión confiable de los documentos.

 

  1. Clasifica los documentos:

 

El centro del éxito de la gestión documental está en su clasificación. El mantener un orden ascendente o descendente de la información ayuda a los usuarios a ahorrar tiempo en su búsqueda, haciendo que el proceso sea más eficiente.

Además, permite un entendimiento más a fondo de la estructura organizacional y de los procesos que se ejecutan en la empresa.

 

  1. Haz uso de los metadatos:

 

La gestión por metadatos abre la puerta a la administración más allá de la información, creando espacios de estandarización de los archivos.

El papel de los metadatos es determinar la optimización de la gestión documental. Funcionan a partir de la descripción de los documentos, su contexto y usabilidad, todo de la mano con su organización o categorización. Esto agiliza su búsqueda o archivo, dependiendo el caso.

Plus:

Si aún no estás convencido de implementar un sistema de gestión documental, te dejamos los beneficios más notables de adquirirlo.

 

Incentivar el trabajo colaborativo:

 

En el caso de los documentos electrónicos, una vez establecida la herramienta de gestión documental, los diferentes usuarios (con los permisos respectivos) pueden ingresar, modificar o crear un mismo documento al tiempo. Esto genera facilidades normativas de supervisión.

 

Además, ayuda a evitar retrasos en la realización de los deberes de la empresa.

 

Búsqueda y recuperación rápida:

 

Una de las ventajas más notables de la gestión documental es la contribución a la eficiencia, esto se lleva a cabo mediante el uso de administradores de archivo, los cuales ofrecen información completa sobre los documentos. Esto facilita el seguimiento constante de la información.

 

Así mismo, el porcentaje de pérdida de información se disminuye, ya que se cuentan con protocolos de seguridad sobre los archivos afectados por mala manipulación.

Digitalización Documental

Toda empresa que desea apuntar al éxito, ha de requerir una correcta gestión de archivos. El orden y la administración son la base de todo proceso empresarial. Por ello si deseas más información sobre estos servicios, no dudes en contactarnos.

 

En ATS Grupo de Gestión Documental podemos ayudarte.