Si deseas ampliar información sobre las Tablas de Retención Documental (TRD), te compartimos algunos datos que serán muy útiles y una guía importante que te ayudará a dar cumplimiento a un sinnúmero de requisitos legales. Básicamente, te mostraremos los requisitos asociados a la gestión documental de las tablas mencionadas. Además, te explicaremos lo referente al uso obligatorio de la página web de cada entidad, para efectuar y mantener de forma permanente la publicación de las TRD.
Condiciones previas a la publicación de las tablas de retención documental
De acuerdo con el apartado de definiciones de la normativa colombiana, se determina que las TRD son listados de series y subseries con sus correspondientes tipos documentales. A estas tablas debe asignárseles el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo de vida de los documentos, así como el método y las condiciones necesarias para su disposición final.
Existen directrices para todas las entidades del estado de orden nacional, departamental, distrital, municipal o entidades privadas que cumplan funciones públicas y órganos autónomos e independientes. Estas instruyen cómo elaborar, aprobar, evaluar, convalidar, implementar y publicar e inscribir en el registro único de series documentales RUSD, las TRD y las tablas de valoración documental TVD.
Asimismo, las TRD son un soporte metodológico donde se consignan el tipo de documentos que producen las entidades, tanto físicos como electrónicos. Indiferentemente del tipo de formato, soporte o fundamento debe cumplir estos requisitos técnicos:
- Cumplir con la estructura organizativa de la entidad.
- Respetar los principios archivísticos de su procedencia, contemplando la plena garantía de su ciclo de vida.
- Las TRD se deberán diseñar a partir de un cuadro de clasificación documental donde se jerarquice y clasifique, a partir de secciones, subseries o asuntos en el caso de las tablas de valoración documental.
- Las TRD deberán contener la totalidad de la producción documental de la entidad.
- Deberán reflejar el tiempo de retención asignado según el tipo de archivo, y la disposición final que se dará a cada una de las series.
- Las TRD se deben elaborar para cada documento que se encuentren activos, que se produzca o se espere producir en el desarrollo de las funciones de la entidad.
Por otra parte, las TRD se deben crear de acuerdo a las etapas de:
- Compilación de información institucional.
- Análisis e interpretación de la información institucional (teniendo en cuenta el análisis que cumple cada unidad administrativa de las unidades).
- Valoración documental y elaboración de las tablas de retención documental.
De esta manera, las TRD y las TVD son archivos de documentos de suma importancia donde se consolidan los listados de documentos que conserva el archivo de la empresa. Estas tablas deben ser divulgadas a todos los niveles de la empresa para que tanto clientes internos como externos reconozcan su ubicación y la información allí contenida.
Condiciones para eliminación de documentos de la entidad
Además de publicar TRD de la empresa, debes asegurarte de mantenerlas actualizadas y socializar su ubicación tanto con los trabajadores de la empresa como con cualquier otra parte interesada que pueda verse afectado con esta gestión. En caso de que la empresa requiera realizar algún tipo de eliminación de los documentos también deberá comunicarlo.
Las entidades están obligadas a conservar permanentemente todos los documentos asociados a la elaboración de las TRD y TVD, así como los tramites de actualización, aprobación, evaluación convalidación e inscripción en el registro único de series documentales. Los diferentes entes de control en el territorio nacional podrán solicitar la revisión de las TRD en cualquier momento, aun después de aprobadas.
Recuerda que este tipo de obligación puede ser un plus para el aseguramiento de la calidad de los procesos de la empresa, llevados de una forma práctica y ordenada.
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