¿Sabías que los documentos tienen un ciclo de vida? pues sí, lo tienen y reconocerlos le puede ayudar a tu empresa a determinar estrategias de administración, organización y depuración de información en pro de la eficiencia y la eficacia de las tareas. Así que presta atención.
Los documentos, sin importar su tipo o formato, tienen una vigencia temporal. Ese tiempo se determina por medio del uso de instrumentos archivísticos que facilitan los procesos propios de la gestión documental y que establecen el ciclo de vida de la información desde su registro hasta su disposición final.
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Hay que tener en cuenta que el ciclo de vida hace referencia al tiempo de vigencia y usabilidad del documento, esto coadyuva a su categorización en los diferentes tipos de archivo, los cuales son:
Archivo de gestión:
En este tipo de archivo se establece la documentación que, por su relevancia, es usada continuamente. Cumple con las características de la valoración primaria (ACTIVO), es decir, tienen una importancia administrativa, legal o fiscal.
En este archivo se ejecutan:
- Producción.
- Recepción.
- Distribución.
- Trámite.
- Organización.
- Consulta
- Conservación.
- Disposición final.
Archivo histórico:
En este tipo de archivo se transfieren los documentos desde el archivo de control, de conservación permanente o de evidencia histórica. La característica central es su pérdida de vigencia, por lo que su consulta es casi nula (INACTIVO) y su valoración es secundaria. Su conservación tiene un valor informativo, ya sea testimonial, histórica o cultural. Es decir, su conservación es necesaria para suplir necesidades de consulta.
Los procesos que se llevan a cabo son:
- Organización.
- Consulta
- Conservación.
- Disposición final.
Los anteriores puntos son el retrato de los procesos que los archivos les dan a la documentación desde su registro; esto se delimita por medio de la relevancia y nivel de acceso requerido a dicha información, por lo que las etapas integrales a las que se ve sometida la información se centraliza en:
- Entrada de documentos (registro).
- Distribución a los sistemas de gestión.
- Generación de documentos administrativos (tramitación).
- Ingreso en el archivo (archivo).
- Proceso de archivo (consulta, conservación).
- Salida de documentos (depuración y registro).
Y entonces, ¿cuál es el ciclo de vida definitivo para un documento?
Lo que vimos anteriormente son etapas de gestión documental, las cuales tienen como base el ciclo de vida de los documentos. Dichos ciclos definen, en otros términos, la “edad” de la información. Así que, al igual que las etapas de archivo, el ciclo de vida de la información consta de 3 edades, que son:
- Edad 1: esta es su etapa más activa, ya que su consulta es constante debido a su propósito de creación. Recuerda: su relevancia central es administrativa, pero también puede tener incidencia legal o financiera.
- Edad 2: aquí ya el tiempo le va quitando relevancia a la información, su consulta y uso se hace menos recurrente y su etapa tiende a ser semiactiva. Sin embargo, su vigencia aún se mantiene, gracias a los valores secundarios con los que cumple.
- Edad 3: es la etapa que determina la total inactividad del documento, esto no significa que no se consulte o que no sirva, lo que ocurre con estos documentos es que los valores primarios se perdieron por completo, al igual que su vigencia, sin embargo, es consultado con fines informativos.
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Determinar todo lo anterior ayuda a la empresa a no acumular información y a establecer la utilidad de cada una, optimizando los procesos, automatizando tareas y contribuyendo a la mejora continua.
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