La situación actual por la que están pasando la mayoría de las empresas ha hecho que los medios digitales adquieren un mayor protagonismo, ya que han permitido la comunicación constante y directa entre los empresarios, trabajadores, proveedores, socios y clientes. Este panorama pone sobre la mesa el siguiente cuestionamiento ¿qué tan relevante debe ser dentro de los procesos empresariales la digitalización de documentos? Lo veremos a continuación.
En artículos anteriores hemos mencionado los beneficios del manejo de la información en formatos electrónicos y no es para menos, dado que sus alcances optimizan el trabajo, disminuyen los costos y garantizan la seguridad de la información. Ahora bien, pese a los múltiples beneficios son muchas las empresas que temen dar el primer paso, ¿la razón? Simple, incertidumbre por el manejo documental, inseguridad de la información, costos amplios de gestión y dificultades de la herramienta. Veamos entonces como estos puntos son realmente aplicados para despejar todas tus dudas.
Incertidumbre por el manejo documental:
Una de las primeras dudas cuando se piensa en digitalización de documentos. La incertidumbre de la trazabilidad documental puede deberse a que al estar el documento en un servidor o en la nube se pueda llegar a perder el control que hay sobre él. Este punto es falso, dado que un proceso profesional de digitalización y de gestión documental se rige bajo protocolos de revisión, categorización y segmentación de la información, esto hace que puedas mantener un registro de dónde se encuentra alojado, fecha de creación y modificaciones y demás aspectos clave para identificar todo lo ocurrido con un documento o un archivo en sí.
¿Inseguridad de la información?
Generalmente cuando se habla de información digital lo primero en llegar a la mente son los hackers, piratas informáticos que se encargan de robar datos de valor para perjudicar de manera sustancial a una empresa. Sin embargo, cuando se crean los parámetros de acceso requeridos y solicitados por el cliente se restringe totalmente el acceso a los servidores para que solo puedan ingresar quienes cuenten con los permisos ajustados. Esto quiere decir, que los accesos son cerrados y manejados en su totalidad por el gestor documental y un software que garantiza el correcto manejo y seguridad.
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Costos amplios de gestión
Sin duda un imaginario que si bien no es del todo cierto. Verás, cuando la gran mayoría de la información que gestionas se encuentra en físico, son muchos los gastos adicionales de almacenamiento archivístico, fotocopiado, papelería, impresión y demás. Esto sin duda es un costo amplio mensual o anual para cualquier empresa, por ello, cuando se integra un manejo digital esos costos de mantenimiento y papelería minimizan sustancialmente, por lo que el costo es por el manejo y gestión del archivo digital a manos de un profesional.
Dificultades en la herramienta
Mucho se cree sobre la complicación de manejo del software de gestión documental, sin embargo, con la asesoría adecuada podrás acceder con tan solo tu usuario y contraseña a la plataforma definida por la empresa prestadoras del servicio. Como siempre, la práctica hace al maestro, por lo que verás que una vez interactúes con las plataformas disponibles, no desearás dejarlas nunca más.
Como vez, los miedos generales a dar el paso al mundo digital son normales, sin embargo, con el correcto seguimiento y asesoría profesional, podrás contar con todas las garantías de que tus documentos e información estarán en las manos correctas.
