Las formas en las que archiv amos información van en consonancia con los cambios que ocurren en el mundo. Ya sea por cuestiones de espacio, los métodos se van haciendo más sofisticados, por lo cual es importante entender cómo funcionan. En este sentido, es común que existan confusiones entre lo que es escanear y digitalizar documentos. Aunque parten del mismo principio. Acá quedarán resueltas todas tus posibles dudas en cuanto a esto.
¿En qué consisten la digitalización y el escaneo?
Digitalización de documentos:
La digitalización de documentos es un procedimiento de vital importancia para las entidades sean públicas o privadas. Consiste en el acto de convertir documentación física en digital. Durante el proceso, con la adecuada clasificación que facilite la recuperación oportuna del a información.
Escaneo de documentos:
Por otro lado, la acción de escanear, aunque está ligada al proceso de digitalización, se refiere únicamente al acto mecánico de pasar un papel, una fotografía o cualquier clase de archivo físico por un escáner.
Diferencias principales entre ambos procedimientos
Hay algunas diferencias que podemos resaltar entre los dos procesos. Entre estas se encuentran:
- Escanear es un procedimiento que solo requiere una acción directa y sin mayor complejidad.
- Cuando digitalizamos, se pueden definir campos obligatorios y opcionales para la clasificación documental.
- Escanear documentos en un solo archivo sin control, lo que no evidencia que el expediente este completo.
- Los documentos digitalizados pueden servir como evidencias de algún proceso en la organización.
- Digitalizar documentos es un proceso seguro
- El escaneo por la misma acción es información no segura, los documentos son vulnerables y pueden ser objeto de borrado o modificación.
- El escaneo es un proceso no controlado, es decir cada usuario escanea según su criterio.
Ventas y desventajas de escanear
En el caso de escanear documentos, se puede ver como una ventaja que se puede llevar a cabo de forma rápida y no hace falta mayor conocimiento.
No obstante, no hay un control con respecto a la calidad de las imágenes, el peso máximo o mínimo de los archivos, su formato y compatibilidad con otros medios. Esto, por lo general, significa tener que estar convirtiendo de un formato a otro de manera constante y entorpece diferentes operaciones relacionadas con la transmisión interna de información.
Ventajas y desventajas de digitalizar
Ahora, la digitalización de documentos puede ser llevaba a cabo por empresas especializadas Su trabajo consiste en atender los criterios que diferentes clientes puedan llegar a tener. Esta es una primera ventaja.
Si se lleva a cabo por profesionales, puede ser una instancia de selección de la información. ¿Qué documentos son importantes? ¿Cuáles se quedan fuera? ¿De qué forma serán almacenados?
Otra ventaja importante de la digitalización es la preservación. Pasar de una tener informacion física a un digital que debe cumplirse una función de cuidado, que ayuda a almacenar información a lo largo de grandes periodos de tiempo. Para una empresa, esto significa contar con los insumos necesarios para poder evaluar procesos, recursos humanos y toda clase de variables con la ayuda de información de fácil acceso y manejo.
Todo este proceso de digitalización de documentos requiere una inversión de dinero y tiempo.
Haciendo un balance entre las ventajas y desventajas de cada uno de los procesos, ¿a cuál convendría apostarle el tiempo y recursos? Esto queda, sin duda alguna, al criterio de cada entidad. Lo más importante es que la decisión sea informada, de ahí la preocupación por exponer los puntos enumerados en este texto. Lo que queda es elegir correctamente.
También te puede interesar: Guía para empresas principiantes en la digitalización de documentos