Conocer el estado de las estrategias y de las prácticas enfocadas a la gestión documental, permite identificar las falencias y los aciertos de los procedimientos que se ejecutan al interior de una empresa. Por ello queremos explicarte los puntos que debes tener en cuenta al momento de llevar a cabo un diagnóstico documental.
Realizar el diagnóstico documental de una empresa es abrir las puertas a una revisión completa y detallada sobre los estados de la gestión documental. Dicho proceso permite establecer el plan de acción archivístico en pro de los puntos dignos de revisión y el fortalecimiento de los que se encuentran en correcta marcha.
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El diagnóstico documental de una empresa ayuda a entender desde los cimientos de la información, las prácticas de gestión desde las cuales, se puede contribuir al desarrollo de los procesos administrativos y archivísticos. En sí, el diagnóstico documental de una empresa, parte desde la revisión desde los siguientes puntos:
- Aspectos administrativos.
- Procesos archivísticos.
- Pautas de conservación.
- Infraestructura de archivo.
- Tecnología de gestión.
- Cumplimiento normativo.
- Identificación de puntos de control desde las bases de la estructura DOFA (debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas).
El diagnóstico documental de una empresa busca dar a conocer la condición real de los archivos y los procesos de gestión documental.
¿Cómo llevar a cabo el diagnóstico documental de una empresa?
Como todo lo relacionado a la gestión documental, lo más importante reside en el orden de los procedimientos. Por ello para que puedas llevar a cabo un diagnóstico eficiente, ten en cuenta los siguientes puntos:
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Comunicación con el comité de gestión documental:
La gestión documental es un trabajo conjunto y colaborativo, en el que todas y cada una de las partes que componen a la empresa deben estar al tanto de los procesos que se ejecutan en su interior, siguiendo sus normas y adaptando sus trabajos y responsabilidades a los protocolos de gestión.
Por lo anterior es de importancia mantener un contacto constante con el comité o el grupo de control de gestión documental, ya que por medio de éste se puede abrir la puerta al debate y al análisis de las estrategias y las medidas a tomar en todo lo relacionado con el diagnóstico, su resultado y sus futuras soluciones y planteamientos.
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Revisión y recopilación de información organizacional:
Para poder aplicar de manera correcta una buena estrategia de gestión documental es necesario un conocimiento total de la estructura organizacional, por lo que es necesario tener claro el organigrama empresarial, la composición por áreas y divisiones, las tipologías y categorías documentales, los formatos y la intensidad en la que se produce la información.
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Medición de los documentos:
Una vez establecido el organigrama empresarial, deberás disponerte a reconocer los diferentes archivos que se producen en la empresa, sus características y especificaciones. Para ello se deberá revisar el archivo de gestión, el archivo central y el archivo histórico. Una forma de aplicar una metodología eficaz, es por medio de lo estipulado en la Norma Técnica Colombiana (NTC) 5029, la cual ejemplifica la medición de los archivos.
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Requisitos normativos:
Todas las estrategias que se deseen implementar durante el diagnóstico deben estar regidas bajo las políticas establecidas por el Archivo General de la Nación, y demás entidades públicas. Recuerda que la aplicación de cualquier instrumento archivístico y de cualquier herramienta y estrategia, deberá estar acorde a la norma.
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Evaluación:
La evaluación generalmente se lleva a cabo por medio de un muestreo documental, lo que permite verificar los principios, métodos y protocolos archivísticos de la empresa, así como el tratamiento y el nivel de seguridad que tiene el manejo de la información.
Para realizar este punto de la manera correcta, te recomendamos revisar el acuerdo 042 de 2000 y el 02 de 2014 del Archivo General de la Nación.
Otros puntos a tener en cuenta:
- Conocer la documentación que produce la empresa.
- Identificar las tipologías, series y categorías documentales.
- Elaborar flujo documental.
- Evaluar y estipular las condiciones físicas de los documentos.
- Revisar, seleccionar y eliminar la documentación según los tiempos y las normas establecidas.
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Todo lo anterior permite a la empresa definir los puntos de atención y de control documental a fin de establecer estrategias óptimas de gestión y administración de la información. Así que, si deseas mayor información sobre nuestras asesorías, no dudes en contactarnos.
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