Si has estado en un proceso de liquidación de empresa, o si estás a punto de entrar en uno, como entidad pública, Sociedad Pública, Sociedad de Economía Mixta, Empresa Social del Estado u Organismo Autónomo adscrito a ordenamiento del Gobierno Nacional, deberás tener presente en su totalidad el Decreto 029 de 2015, en el cual se establecen todas las normas y pasos a seguir durante el procedimiento antes mencionado en relación a los documentos creados y recibidos por la empresa. Así que toma nota, porque te vamos a aclarar algunos puntos que lo componen.
El Decreto 029 de 2015 surge como una necesidad ante lo expuesto en el artículo 20 de la Ley General de Archivos o la mencionada Ley 594 de 2000, la que se establece que “Las entidades públicas que se supriman o fusionen deberán entregar sus archivos a las entidades que asuman sus funciones o al ministerios o entidad a la cual hayan estado adscritas o vinculadas.”.
De esta manera el decreto se centra en fundamentar los métodos de conservación para los documentos respectivos convirtiéndose en la unión y extensión del artículo mencionado con antelación y el componente de gestión documental existente en la Ley 254 de 2000, en la cual se establece el proceso a seguir en caso de transferencia y entrega de documentación e información, con el fin de generar su organización, administración y revisión, aplicado para todas aquellas empresas y organizaciones que se liquiden, fusionen, privaticen o se supriman.
Lo anterior se hace con el fin de salvaguardar el patrimonio documental del Estado, garantizando el derecho a los ciudadanos al acceso total a la información. Una vez teniendo esto claro, veamos qué puntos componen este decreto:
- La responsabilidad de la construcción de los recursos para dicha conservación, recae totalmente sobre el liquidador.
- La entrega de la documentación te permite como liquidador mantener un constante diagnóstico de los archivos, así como su depuración responsable, inventariado y organización.
- Las entidades tendrán un promedio de 3 meses para llevar a cabo el diagnóstico integral y completo de los archivos. Esto permite que se determine de forma categorizada su estado y características.
- De igual modo es su obligación la elaboración de un plan de trabajo, en el cual se deberá tener en cuenta los recursos necesarios para la realización de dicha gestión.
- La entrega de los documentos a la entidad establecida debe garantizar la transparencia, por lo que como liquidador deberás entregar los documentos debidamente agrupados e inventariados.
- Todos los documentos que se generen en el proceso de liquidación deberán ser entregados al Ministerio al cual corresponda las funciones asumidas por la entidad.
- Todo el proceso de liquidación deberá cumplir a su cabalidad con las normas archivísticas estipuladas por el Archivo General de la Nación; por tal razón el plan de trabajo deberá ceñirse a las mismas, teniendo como base las condiciones económicas y documentales de la entidad.
- La elaboración del plan archivístico integral deberá realizarse teniendo en cuenta el inventario, la valoración documental, la eliminación y la entrega y recepción de la misma.
- Dicho plan deberá ser aprobado por las entidades involucradas en el proceso.
Estos aspectos te ayudarán a entender la forma en la que se debe llevar a cabo el proceso de liquidación a partir de la protección y seguridad de la información. Recuerda que los documentos son la columna vertebral, y esto se debe tener en cuenta desde el inicio hasta el final completo de la empresa.
