Los documentos, ya sean electrónicos o en papel, son un componente esencial de casi cualquier empresa. Administrar la información comercial, a veces de varias fuentes, puede ser una tarea difícil, dependiendo de la naturaleza de tu empresa. Ante esto, un sistema de custodia de documentos te permite capturar, almacenar, recuperar y proteger tanto tus documentos en papel como electrónicos, además ofrece múltiples beneficios claves para tu organización. En este artículo te explicaremos más al respecto, no te lo pierdas.
Te contamos tres consejos para manejar las historias laborales de su empresa.
¿Qué es exactamente la cadena de custodia y por qué es importante?
Primero, definamos qué significa tener la custodia de un documento. Una persona tiene la custodia de un documento cuando está en posesión física del documento o cuando está en el sitio visual del documento poseído físicamente. Esto significa que, si almacena o bloquea los registros, tiene la custodia de ellos.
Ahora que se ha definido la custodia, es fácil deducir qué significa la cadena de custodia. En pocas palabras: cada vez que alguien toca, mira o almacena un documento, la empresa debe mantener un registro de dicha actividad.
Consecuencias de no contar con una custodia de documentos
¿Cuáles son las implicaciones de una falla en la cadena de custodia?
Una falla en la cadena de custodia de documentos es perjudicial no solo para tu negocio sino también para la empresa de almacenamiento de registros. Podría llevar a problemas tan simples como la pérdida de un documento a problemas a gran escala, como una violación de datos en toda la empresa.
Las multas también son posibles, sin mencionar la cantidad de dinero que tu empresa perderá si le roban la información.
En promedio, una violación de datos en 2014 le costó a una empresa $ 5.9 millones de dólares.
Esa es una gran presión financiera para tu negocio y ese número ni siquiera incluye las multas u otras sanciones que tu negocio podría recibir por no proteger adecuadamente sus datos.
La reputación significa todo en el mundo de los negocios y una violación de datos podría destruir la confianza que ha acumulado con el tiempo con tus clientes. Todas estas consecuencias son aplicables tanto a tu empresa como a la empresa de almacenamiento de registros.
Tipos de custodia de documentos
Custodia física
La custodia física es el proceso en el que se aplican metodologías y acciones para salvaguardar la documentación de las empresas. Esto permite mantenerla en un completo orden, regulación y control.
Llevar a cabo un proceso de custodia física es de obligatorio cumplimiento para cualquier empresa, según los requisitos descritos en la ley colombiana. Por lo que las empresas son libres de realizarlo de manera autónoma o con la guía de expertos en gestión documental.
Custodia magnética
Es la forma en que se trata, guarda y se aseguran los dispositivos que almacenan información por medio de ondas magnéticas en su interior. Los medios magnéticos contienen información importante y sensible que debe ser custodiada en bóvedas de seguridad, para evitar algún tipo de afectación externa que provoque la pérdida de su contenido.
Esta custodia de archivos ayuda a las empresas a tener la seguridad de que sus documentos en medios magnéticos se encontrarán salvaguardados no solo de manera organizada (formatos, medios, ambientes, lenguajes y tipos), sino que también en condiciones óptimas para que su vida útil trascienda el tiempo.
Custodia de documento de valor
Este tipo de custodia de archivos es especial, ya que se encarga de gestionar, almacenar y proteger documentos de valor para la empresa, en especial por su nivel de confidencialidad. Entre los documentos de valor se pueden encontrar: pagarés, libranzas, garantías, patentes y en general documentos privados para el cliente.
Es decir, la custodia de documentos de valor precisa en los archivos de alto valor comercial, informativo o transaccional, ya que este tipo de documentos normalmente soportan, respaldan y aseguran el cumplimiento de algún acuerdo de importancia para la empresa.
Ventajas de la custodia de archivos en empresas especializadas
Teniendo en cuenta el principal ahorro de dinero y reducción de costes, vamos a ver otras ventajas de la gestión documental y custodia de archivos:
- Reducción de espacios en las oficinas.
- Mejor control y organización de la documentación, y fácil acceso a todo el sistema documental, ya sea físico u online.
- Mayor seguridad de los documentos. Se evitan pérdidas y deterioros de los materiales.
- Más facilidad de recuperación de la información.
- Ahorro de gasto en copias o duplicados.
- Uso racional de los recursos y mayor productividad de los empleados.
Como dice el refrán que el tiempo es oro. Y en el ámbito empresarial, este dicho cobra todo su sentido. Hoy en día, las empresas cada vez más intentan ser más productivas y rentabilizar sus gastos, de ahí que opten por externalizar la gestión documental de sus negocios y recurran a la custodia de archivos en otros lugares que no son sus centros de trabajo.
Te explicamos cómo gestionar la información en tiempos de COVID-19.
La gestión documental es una parte muy importante en cualquier negocio, y su coste siempre suele ser tenido en cuenta en los presupuestos generales de las empresas. Tener este servicio externalizado puede suponer una inversión más que un gasto, ya que permite a las organizaciones estar más centradas en las tareas a las que realmente se dedican.
