Es bien sabido que la custodia de documentos es un servicio útil para quienes desean tomar medidas de seguridad para proteger su información, por dicha razón, no es para nada extraño que muchos opten por delegar el manejo de documentación importante a las manos de un experto. Ahora bien, ¿por qué elegir a un experto en documentos y archivos para hacer el trabajo? En este artículo te lo explicaremos.
Un ejemplo de resguardo de documentos
Supongamos por un momento que somos médicos y tenemos un consultorio clínico privado. En nuestra base de datos habrá información muy valiosa relativa a los pacientes que tratemos. Como nos es imposible saber de memoria qué tipo de tratamiento hemos usado en cada paciente tratado en el consultorio, recurrimos al diligenciamiento y creación de un historial clínico de cada paciente, con el fin de poder consultarlo cuando sea necesario.
El día en que, por alguna razón, el banco de datos se inundara, ese día no podríamos tratar a los pacientes, no sabríamos el resultado de sus exámenes ni qué medicamentos recetarles, ni mucho menos revisar si hay o no un avance en su estado de salud; en sí, la clínica colapsaría.
Este tipo de información es el ejemplo claro de porqué optar por un sistema de custodia de documentos, y mejor aún, una custodia de la mano de un experto en gestión documental. Ya que, si en su momento la clínica donde hipotéticamente trabajamos, hubiese contratado un servicio profesional de esta magnitud, nuestros historiales clínicos estarían en un lugar con las condiciones necesarias para mantenerlos protegidos, tal vez, se hubiese optado por la digitalización de la documentación, y esta tendría una copia de seguridad en un servidor de acceso restringido y de uso exclusivo de los doctores, con todas las características de seguridad completamente al día.
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Empresas especializadas en gestión documental frente a las que realizan licitaciones
Las empresas de gestión documental y especializadas, normalmente han nacido con un único propósito: prestar el servicio de cuidado, tratamiento, gestión y administración de los documentos de otra empresa.
Por otra parte, muchas compañías nacen como resultado de un proceso de licitación, esto quiere decir que muchas carecen de real experiencia para custodiar y manejar los documentos de un cliente. No profundizan el correcto manejo de la información, su categorización, administración, almacenamiento y custodia. En sí, no cuenta con los parámetros profesionales y logísticos para desempeñar el papel de consejero estratégico.
Por lo anterior, las empresas especializadas son mejores que aquellas que realizan procesos de licitación al momento de manejar los documentos y archivos, entre otras cosas, porque garantizan la experiencia y la pericia necesaria para ello.
El personal especializado en cada caso
Volvamos al ejemplo inicial del consultorio médico, supongamos que no es un consultorio privado sino más bien un hospital público. En este caso los organismos públicos casi siempre están obligados a abrir procesos de licitación pública para contratar bienes o servicios.
Entonces, el hospital tendría que abrir un proceso de licitación para encontrar empresas que presten servicios de resguardo y preservación de los documentos.
Para prestar este servicio se requiere personal sumamente calificado. Expertos tanto en el área digital (custodia digital de documentos) como en el área física (resguardo físico de archivos de documentos). Las empresas expertas en estos servicios garantizan el suministro de este tipo de profesionales, pero en las empresas que licitan no siempre son el caso, a veces son empresas muy jóvenes que solo quieren aprovechar el proceso de licitación para probar suerte.
La burocracia
Cada país tiene sus normas legales, incluso dentro de cada país existen otras divisiones como Estados o departamentos que tienen sus leyes y normativas. Esto se extiende incluso a nivel de municipios y corregimientos en cada caso.
Las licitaciones suelen coexistir con normas o leyes muy específicas en cada caso. Existen muchos tipos de licitaciones. Existen licitaciones abiertas a todo el mundo o cerradas a empresas de cierto nivel o categoría. Pero lo cierto del caso es que una licitación siempre implica burocracia.
Los procesos de licitación tienen que estar acordes con las leyes que los rigen, algunas veces esto hace el proceso de contratación engorroso, costoso y muy ineficiente.
Todos, por experiencia, sabemos que siempre es mejor contar con la ayuda de un experto en cualquier servicio que necesitemos. Esto es aplicable a cada fase de nuestras vidas, si tenemos problemas estomacales vamos al médico gastroenterólogo, si tenemos problemas con los empleados de la empresa, contratamos a un abogado laboralista, ¿quieres custodiar y preservar documentos? Entonces contratar a un experto en gestión documental es lo mejor.
