El almacenamiento de información y, por lo tanto, de archivos en la actualidad es sumamente necesario para las actividades más básicas de los individuos. Con mayor razón lo es para las empresas, que manejan grandes cantidades de información de muy diversa índole. Por eso es importante contar con el respaldo de una custodia de archivos en un almacenamiento físico bien ordenado y tratado por expertos de acuerdo con tus necesidades.
El almacenamiento es vital
Parece algo extraordinario que cada cuatro meses se duplique la cantidad de archivos almacenados en la nube alrededor del mundo y, sin embargo, los documentos y las representaciones físicas sigan siendo necesarias. Sobre todo los documentos fiscales, archivos oficiales, contratos firmados, pagarés y otros documentos de este tipo que cuentan con valor económico, estadístico, fiscal, judicial e incluso histórico.
También se custodian físicamente los archivos guardados en cintas magnéticas y así alargan su vida útil, preservando su valor documental. Pero no hay que olvidar que los documentos conservados en archivos físicos suelen ser importantes y hasta personales para los clientes, por lo que no se puede descuidar su gestión. Se trata de una actividad sumamente confidencial y de gran valor para la empresa.
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El buen manejo de toda esa documentación requiere una sistematización muy exacta y un nivel de confidencialidad apropiado. ¿Cómo tener todo esto y que a la vez esté 100 % disponible la documentación en cuanto sea requerida?
Ventajas de la custodia de archivos
Este servicio consiste en analizar, categorizar, ubicar y proteger todo tipo de archivos, físicos o en cintas magnéticas. Es por eso que representa una gran ventaja frente a la gestión propia de los documentos y conlleva muchas mejoras. Además, las leyes colombianas obligan a todas las empresas a llevar a cabo un proceso de custodia de archivos, el cual garantiza lo siguiente:
- Seguridad. Ante todo, te garantiza el buen manejo de los documentos y la información contenida en ellos. El proceso los clasifica, organiza, direcciona y dispone para ti; pero, sobre todo, los protege.
- Espacio. La custodia de archivos administra mejor el lugar ocupado por un archivo físico y libera un espacio que se puede utilizar para otras necesidades de la empresa.
- Manejo. La organización adecuada de la información y un proceso automatizado para recuperarla en cualquier momento hacen que manejar la documentación en físico parezca lo más sencillo del mundo.
- Recursos óptimos. Ya se mencionaron sus mejoras en cuanto al uso del espacio, pero también conlleva otras en relación con los gastos en insumos y el medio ambiente. Un archivo ordenado consume menos papel y genera menos basura.
- Tiempo. Los documentos están siempre disponibles y su aparición es más eficaz, lo que ahorra mucho tiempo; pero también se alarga la duración de los documentos con un buen tratamiento. En cuanto a las cintas magnéticas, bajo ciertas condiciones especiales de resguardo, conservan su contenido por mucho más tiempo.
- Plantilla de empleados. Por otro lado, no se necesita interrumpir otras actividades o destinar recursos humanos específicamente a esta labor. No se necesita ningún esfuerzo extra para mejorar la productividad.
Contratar el servicio de custodia de archivos te permite a ti y a tu empresa mejorar el tratamiento de la información importante de los empleados y los clientes. A la vez, implica una optimización en el uso de los recursos en el ámbito empresarial, como pide uno de los Objetivos de la ONU hacia el 2030. Esto convierte a una empresa que lo hace en una empresa de vanguardia 100 %, tanto por su manejo de la información como por su responsabilidad social.
