Para un adecuado manejo de la informacion, las organizaciones cuentas con herramientas que son los instrumentos archivísticos que facilitan el debido manejo de la documentación, ya sea empresarial o gubernamental. Conoce más a continuación.
Tipos de instrumentos archivísticos
Son varios los tipos que existen y que se contemplan en el ámbito de la gestión documental en Colombia para la debida organización del patrimonio documental. A continuación, señalamos cuáles son estos instrumentos:
Cuadro de clasificación documental (CCD)
Este instrumento contempla la jerarquización que debe seguir toda documentación que genera una entidad pública. Es una jerarquización que incluye series y subseries documentales siguiendo una codificación determinada, y que se ordenan según la naturaleza de la dependencia o unidad productora.
Tabla de Retención Documental (TRD)
Está referida a la esencia de un documento específico y a cuánto tiempo se debe mantener resguardado. Presenta las pautas requeridas para la retención e igualmente la valoración que se da a cada agrupación de documentos para determinar su importancia.
Programa de gestión documental (PGD)
Esta es una herramienta que define y ejecuta la línea estratégica a seguir para la planificación de los procesos y servicios archivísticos a corto, mediano y largo plazo a fin de asegurar la integridad, disponibilidad, uso y fiabilidad de los documentos como fuente de historia y conocimiento. Implementa, además, las políticas, programas y proyectos de gestión documental.
Plan institucional de archivos (PINAR)
Permite planificar la labor archivística a fin de establecer los elementos importantes para llevar a cabo la Planeación Estratégica y Anual del Proceso de Gestión Documental, según lo establece el Archivo General de la Nación (AGN) de Colombia.
También te puede interesar: La importancia de la organización e inventario del archivo
Formato único de inventario documental (FUID)
Mediante este instrumento se logra la recuperación efectiva de la información. En él se señala de forma exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental que se desea recuperar.
Modelo de requisitos para la ejecución de un mecanismo de gestión de documentos electrónicos de archivo (SGDEA)
Este modelo establece los directrices que se deben cumplir en todo instrumento tecnológico que efectúe trabajos y operaciones para la administración de la gestión de documentos dentro de las organizaciones del ámbito colombiano.
Banco terminológico de tipos, series y sub series documentales (BANTER)
Establece la normalización en cuanto a la nomenclatura de las series y subseries documentales acorde con las funciones de la administración pública. Facilita, asimismo, los procesos de valoración de documentos y elaboración de Tablas de Retención Documental.
Tabla de control de acceso (TCA)
Este es un instrumento referencial mediante el cual se establecen las agrupaciones documentales que los usuarios internos y externos usan, consultan y acceden para informarse.
Mediante estos instrumentos se clasifica, categoriza, verifica y ordena todo el acervo documental que se genera en una entidad que preste un servicio público.
Cada uno de ellos cumple con las disposiciones que emite el AGN, que es el ente oficial que debe dar directrices e implantar los programas archivísticos. Asimismo, promueve la preservación del patrimonio documental en cada una de las instancias de la administración pública.
Las funciones que realiza el AGN en lo que a la implantación de las herramientas archivísticas se refiere, permiten ejecutar de manera cabal lo estipula la Ley de Archivo Colombiano o Ley 594 de 2000.
Esta ley es la estipula las reglas y principios que rigen la misión archivística que tiene el Estado. Es una ley de obligatoria aplicación en los distintos niveles de la administración pública, así como en las organizaciones privadas que tienen funciones públicas y demás organismos que al respecto determina esta ley. Esperemos que esta información te haya resultado útil.