Para nadie es un secreto que, al interior de las empresas, a diario se crean y se reciben documentos útiles para los procesos administrativos, jurídicos, legales y financieros. Sin embargo, por momentos se deja una cuestión de lado: ¿Qué hacer con ellos una vez los hayamos utilizado y registrado? La respuesta es: se debe realizar un proceso de archivo, es decir que, dependiendo sus características, relevancia y tipificación, los documentos deberán ser ubicados en un archivo en el cual se garantiza su acceso, protección y control. ¿Suena complejo? Puede que sí, pero con nuestros consejos podrás iniciar un proceso archivístico de calidad en tu empresa.
Los documentos son fundamentales para que los procesos que se lleven a cabo en las diferentes áreas de la empresa funcionen con normalidad y eficiencia, por ello, el determinar protocolos de gestión documental y de administración de archivos, se convierte en un punto relevante para garantizar dicha funcionabilidad.
Para entender su importancia, es necesario verificar qué es un archivo:
Se entiende como archivo el espacio físico o digital en el que se almacenan y conservan un conjunto de documentos, los cuales mantienen una clasificación según su relevancia en la estructura organizacional, su recurrencia de consulta y su garantía para la correcta ejecución de actividades administrativas o financieras.
Así pues, de esta manera, cuando se gestionan los archivos se está garantizando y permitiendo el acceso, protección y control de los documentos producidos y recibidos, mejorando el cumplimiento de las estrategias administrativas y organizacionales en pro de la información.
Lo que debes saber sobre un proceso archivístico
Ahora bien, ya revisamos lo qué es un archivo y lo importante que es para las empresas, ahora veamos qué es un proceso archivístico.
Un proceso de esta magnitud se entiende como un protocolo estipulado, en Colombia uno de los principales protocolos para entidades públicas y para entidades privadas con funciones públicas, es la Ley 594 de 2000 o la Ley General de Archivos. En esta normativa se determinan las etapas que seguirá el documento durante su ciclo vital en el Archivo de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico. Dicho ciclo vital determina la vida útil de un documento al interior de la empresa, teniendo como base algunas de las características que mencionábamos anteriormente. De igual modo, si quieres saber más sobre los tipos de archivos, te invitamos a leer nuestro artículo: ¿Qué se conoce como Archivo, en la Gestión Documental?
Teniendo claro lo anterior, veamos 5 consejos que te serán útiles para la administración de tus archivos.
También te va a interesar: Beneficios de la digitalización de archivos
- ¿Documentos físicos o documentos digitales?
Si recuerdas, al inicio del articulo hablábamos de archivos físicos y digitales, pues bien, para determinar una correcta gestión archivística es necesario verificar los documentos existentes y establecer si sus características permiten su digitalización, esto con el fin de liberar espacio de almacenamiento y para facilitar y automatizar procesos de consulta y acceso. Para comprender mejor el proceso, te invitamos a revisar nuestro artículo: Aprende el proceso de gestión documental para archivos electrónicos.
Sin lugar a dudas, este primer paso es un antes y un después en la labor de gestión documental, lo que sin duda te ayudará a planear estrategias y procesos de almacenamiento.
- Controla tu documentación
Como lo hemos visto en nuestros artículos anteriores, el uso de los instrumentos archivísticos nos permite reconocer al detalle las características de nuestros documentos, su ubicación, almacenamiento y disposición, por ello se convierten en herramientas útiles y necesarias en el proceso archivístico, ya que nos darán las pautas de su conservación y protección.
Lo anterior apunta directamente a que el control de la información producida y recibida debe ser uno de los factores fundamentales, ya que, por medio de la asignación y categorización correcta en el archivo adecuado, con los documentos debidamente identificados y al alcance y acceso de quien los requiera, se optimiza su seguridad y utilidad al interior de la empresa.
- Revisa el ciclo de vida de cada documento
El ciclo de vida de un documento establece cuánto tiempo durará en nuestros archivos y cómo se debe disponer de él. Aquí vuelven a ingresar los instrumentos archivísticos como las Tablas de Valoración documental y las Tablas de Retención Documental, ya que estas nos permiten establecer dichos parámetros, mejorando así los índices de almacenamiento.
- Presta atención a las medidas de seguridad
Un archivo de calidad, es un archivo seguro, por ello presta atención de quién puede tener acceso a determinados archivos y bajo qué circunstancias pueden ser extraídos los documentos por un tercero. Si te das cuenta, esto va de la mano de un buen control documental. Esto sin duda garantiza una excelente conservación y evita contratiempos futuros sobre la información y los datos de relevancia.
- Mantén la Gestión documental como política empresarial
Finalmente, la gestión documental como lo hemos mencionado permite que tu empresa administre correctamente toda su información. Por ello es necesario establecer protocolos de manejo, acceso, control y registro que funcionen y se mantengan en el tiempo, con el fin de que los documentos siempre estén bajo el monitoreo necesario, con la conservación adecuada y en los archivos de forma segura.
Así que recuerda, un archivo protegido de peligros internos o externos, hace que tu empresa o institución esté igualmente protegida. Si tu archivo funciona con normalidad, le darás un gran empuje a tu empresa para que esta siga creciendo a pasos agigantados.
