Dentro de la gestión documental de cada empresa uno de los documentos que se deben guardar con mayor cuidado son los historiales laborales de cada uno de los empleados, estos son el testigo y la evidencia del vínculo laboral que un empleado ha sostenido con su empleador. Así mismo, se han creado con la finalidad de facilitar la gestión de la vida laboral de cada uno de los trabajadores y servir como memoria. Su mala gestión podría afectar a cualquier persona de manera tan significativa como para verse en riesgo el cobro de su pensión, jubilación, entre otras cosas.
Cabe destacar que en medio de la cuarentena impuesta por el Gobierno Nacional para evitar la expansión del COVID-19 todas las empresas han cambiado por completo su metodología de trabajo, implementando ya sea el teletrabajo, rotando el horario del personal para que las oficinas no se colapsen, reduciendo las horas de trabajo, entre otras cosas. Ante esto, ahora más que nunca es indispensable tener una correcta gestión de estos registros que complementarán la historia laboral de cada uno de tus empleados. En este orden de ideas, en este artículo te explicamos cómo puedes manejar las historias laborales en tu empresa.
Información laboral de nómina
La información laboral de nómina son todos aquellos documentos que se generan durante la relación laboral de cada empleado, los cuales identifican información como entidades a las cuales se encuentra afiliado, los pagos, entre otras cosas. A continuación, te mencionamos cada uno de esos documentos:
- Comprobantes de nómina (mensuales o quincenales según se establezca el periodo de pago en el contrato).
- Aportes a la administradora de cesantías
- Aportes voluntarios a pensión
- Pagos de seguridad social (salud, pensión, caja de compensación, ARL, etc.)
- Pagos de cesantías realizados directos al trabajador
- Copia de consignación o transferencias realizadas al trabajador
- Certificados tributarios entregados al trabajador (declaración de ingresos y retenciones, etc.)
- Relación de descuentos
- Horas extras
- Comunicación de presentación de exámenes médicos (ingreso, periódicos, retiro)
- Contrato de trabajo
- Reporte de accidentes de trabajo
- Certificaciones de estudio
- Certificados de antecedentes (cuando se requiera para el cargo)
- Certificados de capacitación
- Certificados de incapacidad de personal
- Certificados de incapacidad total o parcial
- Certificados laborales
- Copia de libreta militar (cuando se requiera)
- Cartas, actas o documentos de autorización de vacaciones al trabajador
- Evaluación de desempeño (cuando la empresa la realice)
- Formato de afiliación de seguridad social
- Hoja de vida
- Fotocopia del documento de identidad
- Fotografía (opcional)
- Documento que evidencia la aprobación de licencias remuneradas o no remuneradas solicitadas por el trabajador
- Licencias por enfermedad, maternidad o paternidad
- Permisos
- Renuncia del trabajador y aceptación de la misma
- Ascensos
- Sanciones disciplinarias
- Tarjeta profesional (cuando se requiera para el cargo)
- Títulos académicos (cuando se requiera para el cargo)
Cabe destacar que el Decreto 1072 de 2015 en su artículo 2.2.4.6.13, establece que los registros y documentos que soportan el SG-SST deben ser conservados durante 20 años a partir de que cese la relación laboral del trabajador con la empresa.
La flexibilidad de la jornada laboral con ocasión al COVID-19
El Ministerio del Trabajo, a través de las circulares 0021 y 0033 de 2020, determinó que una las medidas de protección del empleo con ocasión del estado de emergencia por el COVID-19 es la flexibilización de la jornada laboral.
El artículo 161 del CST, establece que la jornada diaria podrá tener como mínimo cuatro (4) y máximo diez (10) horas diarias, siempre que no se excedan las 48 horas semanales.
El artículo 160 del CST establece que el trabajo diurno es el que se lleva a cabo entre las 6:00 a. m. y las 9:00 p. m. Y el trabajo nocturno es aquel que se realiza entre las 9:00 p. m. y las 6:00 a. m. del día siguiente. Es de tener en cuenta que cuando el trabajo es nocturno debe pagarse un recargo del 35 % sobre el valor de la hora ordinaria diurna.
Además, la ley permite que la jornada laboral se implemente por turnos, dependiendo de las necesidades de la empresa.
Cabe destacar la importancia de llevar registro de cada una de las modificaciones que durante la pandemia se le puedan realizar al salario, horario o contrato de los empleados, en este orden de ideas te indicamos tres consejos para gestionar las historias laborales en tu empresa de la manera correcta:
Práctica 1: Organizar para optimizar
Aquí hay algunos consejos para lograr una organización de documentos adecuada del historial laboral y optimizar la eficiencia y los beneficios de su sistema de gestión de documentos.
- Etiquete y categorice de manera integral: Tenga presente que, a mayor información, más fácil será la gestión y búsqueda de la información. Las etiquetas comunes incluyen fechas (inicial, final), nombres de los empleados, identificación, tipos de documentos, entre otros.
- Sea coherente: Sus etiquetas y categorías deben ser coherentes de un documento a otro para que pueda darse cuenta de cualquier detalle y para que la búsqueda de estas sea mucho más fácil.
Práctica 2: Escaneo
El siguiente paso en el que debes enfocarte para digitalizar documentos es el de escanear. Ten en cuenta que el proceso de exploración por parte del escáner puede llevar algo de tiempo para completarse debido a que toda la información debe de cargarse en el servidor. Se puede contratar un servicio externo para ayudarte a digitalizar documentos rápidamente y ahorrar tiempo y esfuerzo en tener que hacerlo por ti mismo, puesto que al contratar una empresa esta puede ser tu aliada en la implementación del sistema de gestión digital para proteger, preservar y digitalizar tus documentos.
Práctica 3: Definir y compartir procesos y protocolos
Aquí hay algunos consejos para garantizar que la incorporación y el uso de su nuevo sistema de gestión de documentos se mantenga constante desde el principio.
- Equipo de incorporación y Manejo: Asigna un equipo para administrar la entrada y manejo de estos documentos, restringiendo el acceso y manteniendo la seguridad y confidencialidad de la información.
- Comparta protocolos y documentos de proceso: Publique protocolos y documentación de proceso para que el resto de su organización los adopte y comience a usar.
- Documentos del proceso de actualización: Incluso su equipo de incorporación experto probablemente no va a hacer todo bien inicialmente. Y definitivamente debe esperar aprender y ajustar a medida que avanza, así que asegúrese de pensar en su protocolo y procesar documentos como seres vivos que cambian con el tiempo.
Como hemos visto, los documentos dentro de las empresas son mucho más que hojas de papel, son las bases de la misma, y en medio de la crisis social y económica que se vive por la pandemia, contar con un sistema que te ayude a preservar y cuidar tus documentos, en especial los de tus empleados, te ayudará a mantener el control y el orden en medio de todo el caos que se vive en el mundo entero.
