Si estás en medio de un proceso de gestión documental y te han sugerido la digitalización de cierta información, este artículo es para ti. A continuación, te presentaremos 5 sencillos consejos que te serán útiles para realizar este procedimiento de la mejor manera posible. Toma nota.
La digitalización de documentos es un procedimiento estratégico que se aplica al interior de las empresas, con el propósito de optimizar procedimientos manuales, automatizar sistemas de gestión documental y facilitar la ubicación, acceso y manejo de los documentos que cumplen con las características necesarias.
Así que para sacar el máximo provecho de la digitalización de tus archivos, necesitas considerar los siguientes consejos. Estas sugerencias son aplicables a todo tipo de empresas.
Consejos en el proceso de digitalización de documentos:
1. Contar con un escáner en excelentes condiciones:
Antes de escanear tus documentos, debes asegurarte de que los componentes del escáner estén en óptimas condiciones. Cuida de que cuente con la resolución suficiente para reproducir tus documentos con la mayor fidelidad posible. Es importante que la pantalla donde se coloca el documento a escanear, sea lo suficientemente ancha para que se pueda digitalizar documento en tamaño carta y tamaño oficio.
2. Que el personas cuente con capacitación en la digitalización de archivos:
En algunas organizaciones, no se le da la debida importancia a la transferencia del archivo a formato digital. En ocasiones se delega esta responsabilidad al personal de nuevo ingreso, personas que no cuentan con experiencia en el escaneo de documentos.
Digitalizar un documento no es tan sencillo como tomar una fotografía desde un pésimo ángulo. La persona encargada del uso del escáner debe contar con la habilidad de maniobrar el aparato, calibrar la resolución deseada, eliminar las posibles manchas e imperfecciones que el documento pueda contener, eliminar las hojas en blanco y cuidar la legibilidad del archivo. Adicionalmente, debes tener claro los campos de indexación que se requieren para la identificación de la imagen y las llaves de búsqueda en un futuro.
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3. Organizar los documentos por carpetas y en un dispositivo seguro:
Uno de los máximos beneficios que se obtienen con la ayuda de los archivos digitales es el ahorro en el espacio físico. En lugar de contar con varios archiveros y estantes, ahora podrá almacenar millares de documentos en una espacio tan pequeño como puede ser un disco duro.
Para que la abundancia de espacio de almacenamiento no represente una carga a la hora de buscar un documento con urgencia, debes clasificarlo y guardarlo dentro de carpetas, tal cual como se maneja físicamente. Clasifica estas carpetas de acuerdo con los procesos, tipos documentales o áreas de la compañía y, a su vez, divídelas en subcarpetas de ser necesario. Pueden ser, por ejemplo, carpetas por nombre de cliente o por año, subdivididas en categorías como impuestos, certificados, trámites administrativos, demandas y trámites legales, entre otros conceptos.
Debes cuidar de que el dispositivo de almacenamiento se resguarde en un lugar exclusivo y alejado de ambientes que puedan afectar los documentos almacenados, como ondas de microondas, radiación, magnetismo, calor o humedad.
4. Definir el formato en el que se guardarán los documento:
No es lo mismo imprimir un documento guardado en formato de imagen, que plasmar en papel un digitalizado en formato PDF. La resolución y el tamaño de la imagen deben ser adecuados para su fácil manejo. Es importante que decidas el tipo de archivo en que el se digitalizarán ciertos documentos. Por ejemplo, un documento en tamaño media carta será más fácil de reproducir e imprimir sin alteraciones en su tamaño, si se guarda en un archivo PDF.
5. Dedicar el suficiente tiempo para la digitalización:
Puede que este último consejo no te resulte tan agradable, puesto que fotocopiar multitudes de archivos puede parecerte rutinario. Sin embargo, si no tienes tiempo suficiente para este proceso, puedes acudir a expertos en la digitalización de tus expedientes.
Aprovecha al máximo los beneficios que reporta digitalizar todos los archivos de tu empresa. Contrata a alguien que se encargue de la seguridad en la reproducción fiel de tus documentos, mientras agilizas las funciones de tu compañía.
