El soporte documental dentro de una empresa es una de las principales columnas vertebrales en la operación de esta, ya que sirve como evidencia del cumplimiento de procesos y estándares establecidos. Además, permite tener una correcta trazabilidad en temas productivos sin importar si tu empresa es de servicios o productos. Dando este panorama, poder cuidar y preservar de forma correcta el soporte documental es una tarea de vital importancia dentro de toda empresa.
¿Qué puede pasar si tu empresa sufre un deterioro de sus documentos físicos?
Dependiendo del país y la región en los que esté instalada tu empresa, se debe regir por diversos lineamientos gubernamentales en cuanto al soporte documental se refiere. En algunos casos, las instituciones de recaudación fiscal piden que todas las empresas tengan un soporte documental de todos sus movimientos de al menos 5 años a la fecha. Suena poco, pero para empresas con un gran número de movimientos, tanto de ventas y compras como de nómina y procesos productivos; esto se traduce en un enorme acervo de archivos por cuidar.
Si tu empresa no puede demostrar dichos movimientos por el periodo establecido por las instituciones de gobierno, quedarás expuesto a un escrutinio más detallado por parte de la auditoría, lo cual puede culminar en altas multas que dañarían el correcto flujo de las operaciones de tu empresa.
Otra consecuencia que puedes sufrir si los documentos físicos de tu empresa se deterioran son las controversias con los clientes. En ocasiones, por algún descuido humano o porque algún proveedor te entregó productos dañados, puedes entregar productos finales a tus clientes con un rango de error en las especificaciones técnicas o visuales. Esto deriva en quejas, devoluciones o incluso solicitudes de reembolsos. Pero con un control correcto de tus documentos, puedes tener la trazabilidad correcta para saber por qué pudo provocarse la desviación y resarcir el daño en futuras entregas.
Podemos nombrar otra consecuencia extra en esta lista de problemas causados por un deterioro en los documentos físicos. El hecho de contar con documentos deteriorados puede hacer que pierdas el seguimiento correcto tanto en cuentas por cobrar como en cuentas por pagar. De tal forma que el flujo de liquidez que requieres se perderá en el camino o bien tus acreedores empezarán a incrementar los intereses por los pagos tardíos o fuera de estándar.
El control de una empresa estará ligado directamente a los buenos controles que tienes, tanto en los procesos productivos o de servicio como en el control documental así como en la posibilidad de garantizar su correcto cuidado. Tener un acceso directo y rápido a estos documentos también ayuda a que se tomen mejores decisiones en el día a día. Esta información debe estar siempre disponible y bien organizada para que te permita tener un control más directo y rápido de las situaciones de tu empresa.
¿Cómo evitar que los documentos de tu empresa se deterioren?
Has de tener un control perfecto en cuanto a fechas, procesos y nivel de importancia de tus documentos para que, de esta forma, puedas crear un sistema que impida que la humedad o la intemperie los dañen. Es muy recomendable que estos documentos físicos se digitalicen para tener un soporte extra por si alguno se llega a dañar.
Existen diversas empresas de digitalizacion que te pueden ayudar a evolucionar y pasar del papel a lo digital, lo cual te garantizará un control más directo, así como acceso rápido y eficaz a cualquier expediente que necesites.
No dudes en acercarte a alguna empresa especializada para que analice tu empresa y pueda ofrecerte una opción viable que se adecúe a las necesidades específicas que tienes.