Almacenar tus archivos documentales en una instalación de almacenamiento externo puede parecer un costo adicional para tu negocio, pero en realidad es una solución muy rentable. Significa que no estás pagando alquileres de oficinas altas por espacio que simplemente estás utilizando para resguardar archivos esenciales al momento de realizar el proceso de liquidación empresarial.
Es relevante señalar que en el contexto del COVID-19, muchas empresas han tenido que liquidar sus compañías y abandonar sus oficinas, dejándolos sin un espacio físico donde almacenar sus archivos. En este orden de ideas, el bodegaje de archivos se ha convertido en una indispensable oportunidad para cualquier empresa que se encuentre en proceso de liquidación. Si este es tu caso, en este artículo te explicamos cómo realizarlo.
Conoce la importancia del uso de un software de gestión documental.
¿Qué es la administración CAD?
Administración CAD, o Centros de Atención Documental, en ellos se delegan todos los procesos y responsabilidades referentes a la gestión, archivo, administración y custodia de los documentos de importancia de una empresa.
Todo el proceso de manejo y administración de los documentos realizados en los CAD, se hacen por medio de un equipo especializado externo, el cual, por medio de un software de gestión documental, consolida y encamina las metodologías, prácticas y normativas que influyen en el correcto ejercicio de protección de información.
Hay que tener en cuenta que los CAD son las dependencias encargadas netamente a los procesos propios de la gestión documental, es decir, en ellos se controla el manejo de la documentación desde su llegada hasta su disposición final. De igual modo, se establecen y se monitorean la adecuada aplicación de políticas y de normas, así como el cumplimiento de los procesos archivísticos en pro de la seguridad, integridad, confidencialidad de la información.
Lineamientos de la Superintendencia de Sociedades en el manejo y tiempo de custodia de los documentos
El ente gubernamental establece que:
Todo comerciante debe dejar copia fiel de la correspondencia que dirija en relación con los negocios y conservar aquella que reciba “en relación con sus actividades comerciales”, así como de los comprobantes de los asientos de sus libros de contabilidad; tales documentos y papeles del comerciante pueden conservarse en papel, medio técnico, magnético o electrónico siempre y cuando se “garantice su reproducción exacta”, y por el término diez (10) años contados a partir del último asiento, documento o comprobante, si la sociedad se encuentra vigente, o de cinco (5) años contados a partir de la aprobación de la cuenta final de liquidación, si la sociedad se halla liquidad.
Conforme a lo anterior, el liquidador está obligado a dar estricto cumplimiento a las disposiciones legales sobre la conservación de los papeles y documentos de la sociedad, durante la fase de liquidación y dentro de los cinco (5) años siguientes a la aprobación de la cuenta final de liquidación, término este último expresamente consagrado en la ley que no puede ser modificado por el juez, y durante el cual debe garantizarse “la integridad, inalterabilidad y seguridad de la información para los interesados en la misma, como la garantía de ubicarla y obtenerla apropiadamente por medios que garanticen su reproducción exacta y evitar así traumatismos innecesarios por su incuria en dicha labor”.
En tal virtud, es responsabilidad del liquidador conservar los papeles y documentos de la sociedad, directamente o a través de un tercero, teniendo en este último caso la obligación de seleccionar y contratar a la empresa que ofrezca las mejores condiciones técnicas y económicas para ello.
En este orden de ideas, te mencionaremos los pasos a seguir para realizar un adecuado bodegaje para tu proceso de liquidación:
Planeación
En este punto se deberá revisar y evaluar toda la información documental (sea jurídica, técnica u organizacional) de tu empresa. Esto con el propósito de analizar cuáles serían los objetivos principales que posee la compañía y qué estrategias aplicar para una buena gestión documental.
Producción
En esta etapa se lleva a cabo el análisis de todos los documentos que posee tu empresa tomando en consideración la utilidad que se le extrae a los mismos. Principalmente se tendrá prioridad por el resguardo de aquellos archivos que tengan que ver directamente con las hojas contables, fiscales y laborales que son cruciales a la hora de ejecutar el respectivo proceso de liquidación de la empresa. Especialmente porque sirven de sustento para demostrar que la organización cumplió con todas sus obligaciones enmarcadas en la Ley.
Al mismo tiempo, también se guardarán las directrices, políticas o lineamientos en los que se rige la organización, así como también la documentación jurídica que incide directamente en la constitución legal de la compañía.
Para esta labor, se ejecutará como estrategia la incorporación de medios tecnológicos para desarrollar una adecuada gestión documental, permitiendo optimizar tiempo y reducir el margen de error durante el proceso organizacional de bodegaje.
Trámites y gestión
En esta etapa, es imprescindible identificar la funcionalidad que tiene para tu empresa los documentos que se quieran resguardar en la bodega. Pueden ser funciones tanto de manera interna (fortalezas, políticas organizacionales o administración de nómina) como externas, como lo podrían ser las fiscalizaciones tributarias o demandas a nivel laboral de algún integrante de la empresa antes de la respectiva liquidación.
Es relevante señalar que una vez identificada la importancia de estos documentos se resguardarán en función del grado de funcionalidad que le otorguen a tu empresa. Eso significa que aquellos archivos que sean de suma confidencialidad (del tipo jurídico o tributario por ejemplo) se introducirán en ubicaciones especiales y sólo tendrán acceso a ellos un número reducido de personas.
Organización documental
En este punto se realizará una eficaz gestión documental a través de una revisión con el propósito de organizar la documentación correspondiente bien sea por antigüedad, categorías o vigencia legal. Para así, almacenar la información en distintos puntos de la bodega que permiten facilitar sus ubicaciones.
Generalmente, los documentos fiscales tienden a tener mayor prioridad porque son de corte legal. Por lo que sirven como sustento para demostrarle al DIAN que se cumplió con todas las obligaciones tributarias previas al momento de ejecutarse el proceso de liquidación de la empresa.
Disposición de los documentos
En esta etapa se evaluará la valoración que puedan tener los documentos en la fecha actual, para así determinar si puede seguir permaneciendo almacenado en la bodega o, en su defecto, eliminarlo porque ya no posee ninguna funcionalidad. Generalmente se suelen eliminar aquellos documentos legales que se les ha vencido la vigencia, como lo pueden ser los archivos contables de compras nueva adquisición con más de 10 años de haberse realizado.
En el caso de un proceso de liquidación hay que separar todos los documentos pertinentes al caso en un espacio exclusivo para no mezclarlo con los archivos de poca relevancia.
Mantenimiento a largo plazo
Esta consiste en las estrategias que empleará tu empresa para preservar los documentos a largo plazo, garantizando su resguardo de cualquier tercero que pueda tener acceso a la información confidencial.
En este punto, es importante acotar que el resguardo de los documentos por largos periodos de tiempo le permitirán a la empresa defenderse legalmente a la hora de recibir una demanda en su contra después (o incluso en el momento) de liquidarse.
Conoce las razones por las cuales tener un inventario de gestión documental.
De esta forma, podrás observar todos los procedimientos que se aplicarán para llevar a cabo una eficaz gestión documental que te facilite el proceso de liquidación de tu empresa.
