Las nuevas tecnologías han traído consigo que muchos de los archivos que se manejaban de manera física, hayan sido trasladados a medios digitales. Sin embargo, muchas empresas desconocen la manera en la que se debe llevar a cabo la digitalización documental dentro de la organización.
¿Qué es un administrador de documentos electrónicos?
El software de gestión de documentos electrónicos consta de un conjunto de tecnologías que simplifican el acceso a los documentos digitales de una empresa, proporciona un control total sobre el almacenamiento y consulta de información de forma ágil, práctica y eficiente.
Este tipo de software es apto para todas y cada una de las empresas, siendo una solución eficaz para que no haya errores y retrasos en la atención al cliente.
De forma simplificada, un gestor de documentos electrónicos garantiza la seguridad de los archivos digitales. Además de brindar una gran agilidad en la ubicación de cualquier documento.
¿Cómo funciona el gestor de documentos electrónicos?
El administrador de documentos electrónicos actúa de la siguiente manera:
Captura de documentos
Este es el paso donde ocurre la inclusión de archivos digitales en el software, garantizando la captura de documentos de varios formatos (PDF, JPG, BMP, GIF) y extensiones, como audios y videos.
Organización
Es el momento en el que se almacenarán e indexarán los documentos digitalizados al software por medio de la creación de carpetas para cada tipo de documento, de modo que se almacenan de acuerdo con la información y sus necesidades funcionales.
Sistema de búsqueda
Consiste en funcionalidades que facilitan la localización de documentos, según los términos ingresados en el cuadro de búsqueda (índices), lo que facilita la ubicación de documentos independientemente de sus formatos.
¿Qué importancia tiene un gestor de documentos electrónicos?
La administración de documentos debe considerar factores como “tiempo” y “recursos”, debido a las múltiples tareas que corresponden al día a día de la organización.
El uso de tecnologías es fundamental para que las empresas tengan un mayor control sobre sus acciones y puedan ser más ágiles en la búsqueda de la mejora continua de sus servicios. Principalmente porque los documentos impregnan el desempeño de todas las actividades internas y externas. En este contexto, un gestor de documentos electrónicos es muy importante, ya que aportará las siguientes ventajas:
- Mayor productividad, permitiendo mayor agilidad en el desarrollo de las actividades diarias.
- Reducción de costos con la impresión y copia de documentos.
- Mejor gestión financiera de la empresa mediante un fácil acceso a los documentos.
- Reducción de espacios para almacenamiento de documentos.
- Identificación de documentos obsoletos.
- Trazabilidad del acceso a la información.
- Dominio de temas para mayor agilidad en la toma de decisiones.
Así mismo, ayuda tanto a integrar el trabajo en equipo y a reducir errores en la ejecución de los servicios administrativos.
¿Por qué implementar un software de gestión documental?
Considerando todas las ventajas mencionadas de forma previa, es claro que la implementación de un software que aumente la efectividad de la gestión de documentos electrónicos será un elemento valioso para las organizaciones.
Es así como se presenta como la solución ideal para cualquier empresa que desee ser más organizada y eficiente al reducir el tiempo dedicado a buscar y utilizar información archivada.
Con el tiempo, el volumen de documentos tiende a aumentar. En estas situaciones, la digitalización documental evita pérdidas de información que registran el historial de actividades comerciales.
En este sentido, es fundamental resaltar la importancia de elegir un software práctico y eficiente para que el usuario tenga las mejores experiencias a la hora de gestionar la información.
Este es el ABC de la custodia de documentos.
De esta forma, es posible concluir que la digitalización documental por medio de un software es de gran ayuda en la planificación estratégica porque ofrece un mayor control sobre la información organizacional y contribuye a la mejora de la comunicación interna.
