¿Por qué la gestión documental es importante para las empresas?

Con el auge de la globalización y, por consiguiente, de las redes de comunicación interconectadas, es apenas comprensible que el manejo adecuado de la información (escrita, visual, auditiva, oral, etc.) se vuelva una tarea relevante en prácticamente todos los escenarios donde intervenga el hombre. En el ámbito corporativo por ejemplo, la gestión documental de todos los registros endógenos y exógenos que pasan a través de las empresas son el reflejo de su actividad operacional. Por lo tanto, es conveniente una administración rigurosa de la misma.

¿En qué consiste la gestión documental?

En un sentido simple y amplio del concepto, el término “gestión documental (GD)”, según el portal web de Función Pública del gobierno de Colombia, se refiere a toda actividad tendiente a planificar, organizar y manejar la documentación producida y/o recibida para su uso, conservación o envío desde y hacia las entidades que la requieren.

Como resultado preliminar, dichas acciones para lograr el desarrollo en su conjunto, se convierten en un procedimiento sistemático. Por ende, en su lugar se le suele denominar “sistema de gestión documental (SGD)”. Al final, no debe haber confusión porque ambas significan lo mismo.

Un ejemplo aplicado de lo anterior nos lo muestra el Servicio de Archivo y Gestión Documental de la Universitat de Catalunya, el cual expresa su función en la institución educativa como una oficina que tiene como tarea la de velar por la organización, el procesamiento y la accesibilidad de la riqueza documental de la universidad.

EL SGD dentro de las empresas

La administración de la información escrita dentro de las instituciones tomó trascendencia con la puesta en marcha de las teorías administrativas modernas debido a que la industrialización se fue volviendo más fuerte, con una expansión de la competencia y un desarrollo macroeconómico sin precedentes desde la segunda mitad del siglo XX. Por eso, los modelos archivísticos y el personal encargado de la dirección de los mismos tenían la obligación de implementar, tanto como fuera posible, el mejor SGD.

 

EL SGD dentro de las empresas

 

En efecto, como lo dictamina el licenciado José Manuel Cruz Mundet, el SGD se empleaba con base en la administración de archivos como guías, carpetas y todo formato físico y escrito. Con el tiempo, la profesión de archivista fue tomando forma hasta convertirse en la labor de la persona que gestionaba cualquier tipo de documento, aún cuando todavía se manejaba de la misma manera.

No obstante, con la llegada de las tecnologías de las comunicaciones, el Internet y los bienes y servicios inteligentes, la gestión de la información trascendió más allá de su dimensión física. Como resultado, hoy en día las compañías la emplean en múltiples formas, sobre todo virtualmente, por lo que la preocupación por la cantidad de datos ya no es esencial; lo realmente valioso es encontrar el modo en que a través del SGD se puedan tomar mejores decisiones para obtener mayores beneficios.

Objetivos SGD e importancia de implementarlo

Ejecutar un buen modelo de GD le da chance a su empresa de ser más productiva, sostenible y competitiva en la industria en la medida en que sea más eficiente con el manejo de la información que le es tan vital para sus operaciones.

Por lo tanto, su sistema de gestión documental debe tomarse como una inversión en una herramienta diseñada para ahorrar costos y tiempo que se perdería con un modelo mediocre o mal ejecutado. Así pues, debe estar estructurado para que cumpla el objetivo de coordinar las labores de creación y preservación de los documentos y el de vigilar que no se pierda, o si hubiere lugar, de recuperar la información de manera eficaz (los softwares como las plataformas en la nube y programas antivirus son empleados para este caso).

Digitalización Documental

 

Beneficios de la digitalización de archivos

La digitalización de archivos es un proceso muy importante dentro de la gestión documental. En términos generales, los documentos digitales son archivos que proporcionan información y cuentan con la capacidad de ser registrados en un soporte de almacenamiento para su fácil identificación y recuperación.

Cualquier conjunto de información registrada en un soporte de almacenamiento electrónico que conforme una unidad independiente significativa, consta de un documento. Sin importar la forma de la información: texto, imagen, sonido, audiovisuales, todos se registran de la misma manera, a través de codificaciones que se basan en señales eléctricas positivas y negativas.

¿Cómo se lleva a cabo este proceso?

Es un proceso sistemático y detallado. Se busca clasificar y administrar archivos tradicionales físicos, para convertirlos en documentos binarios (digitales). Cada empresa tiene una forma particular en el manejo y administración de documentos, por lo que antes de tomar cualquier decisión en la clasificación documental se hacen las revisiones correspondientes.

* Se evalúa el volumen en la producción documental.
* Se revisan y se hacen categorías de los documentos, clasificando por su tipo, fecha y relevancia.
* Gestión de información, teniendo como base lo que se necesita y requiere.

Cómo se lleva a cabo este proceso

Una vez se hayan establecido las características pilares para la digitalización, se realizará un proceso ATS, que es totalmente eficaz y variable según las necesidades de la empresa.
De este modo se realizará una revisión en la documentación de la empresa, priorizando lo ya establecido. Se seleccionarán los documentos a digitalizar. Para ello es necesario un escáner del documento físico en cuestión y finalmente almacenarlo en una base de datos para su futura consulta.

Tipos de documentos digitales

Los documentos digitales tienen ciertas características que los diferencia de los más tradicionales. Por ejemplo la lectura no lineal y poder cambiar el contenido de una línea, párrafo o una página entera, sin cambiar el documento en su totalidad.

Impresos digitalizados: como resultado de un escáner, el resultado en sí es una imagen del documento impreso, lo que da origen a un documento no textual que no sirve como documento digital. por lo que es necesario un proceso de digitalización para textualizar dicha imagen, para poder hacer modificaciones y ediciones posteriormente.

Digitales para imprimir: actualmente se utiliza la digitalización de un documento para facilitar la distribución e impresión del mismo, utilizando las capacidades que Internet ofrece.

Digitales multimediáticos: cuyo fin es aprovechar totalmente los beneficios de digitalización en un documento, para la modificación y distribución de información.

Otra forma de clasificar los documentos es por su finalidad y contenido: primarios y secundarios.

Primarios: son aquellos que brindan información sin enlaces externos.

Secundarios: aquellos donde encontramos referencias a otros documentos con la información solicitada.

¿Cuál es el propósito de digitalizar los documentos de tu empresa y por qué es tan importante?

Al estar dentro de soportes de almacenamiento de los motores de búsqueda en Internet puedes obtener la información de dichos documentos desde cualquier parte del mundo, para modificar e imprimir dicha información textual o de imagen.
Además se anteponen los documentos de mayor importancia, se eliminan las complicaciones que pueda presentar almacenar documentos físicos por mucho tiempo y facilita la búsqueda de los mismos.

Toda empresa y organización maneja y almacena gran cantidad de documentos de todo tipo: expedientes, stocks, recibos, facturas, etc. El problema radica en que muchas de ellas generan un almacenamiento innecesario de documentos físicos, lo que ocasiona que se vuelva más difícil la búsqueda de los que son realmente importantes.

Por ello la digitalización de archivos y documentos es un pilar fundamental en el crecimiento y administración de tu empresa, de igual manera no todos los archivos y documentos deben ser digitalizados, por lo que se debe tener un gran proceso de revisión y selección.

Conozcamos nueve razones para implementar la gestión documental

La importancia de la implementación de la gestión documental y de archivo en nuestra empresa, radica principalmente en que ésta apoya los procesos de creación, reproducción, flujo, y destrucción de los documentos físicos o digitales que se producen, entran, transitan o salen de una empresa.

La gestión documental y de archivos es un tema recurrente en el mundo de los negocios, no solo por estar enmarcada en la normativa vigente de cualquier país, sino por que se entiende la gestión documental como una herramienta indispensable para el profesional tratamiento de nuestra información, y como lo hemos dicho en varias oportunidades, la información es la piedra angular de cualquier proceso administrativo, normativo y judicial.

 

Ahora bien, ¿Qué logramos con la implementación de un sistema de gestión?

 

  • Reducción de costos hasta en un 40%.
  • Mejorar la atención y por ende, la satisfacción del cliente.
  • Se aumenta la productividad y eficiencia de la empresa y de sus colaboradores, ya que pueden obtener los documentos en menos tiempo de lo habitual.
  • Reducción de los espacios de almacenamiento hasta en un 30%.
  • Gracias a la acertada trazabilidad del documento, evitamos la pérdida del mismo y de nuestra información.
  • Información centralizada y accesible para las personas que requieran los documentos, en vez de que los documentos estén dispersos por toda la empresa.

 

Razones para implementar la gestión documental

 

Razones para implementar la gestión documental

 

  1. Servicio al cliente: El control de todos los documentos nos permite saber su estado, ubicación y la persona responsable, mejorando considerablemente la entrega de la información al cliente.
  1. Productividad: La información centralizada nos permite un aumento en la productividad, debido a que utiliza documentos electrónicos haciendo que la información fluya rápidamente.
  1. Costos: La gestión documental nos permite reducir la producción de los documentos en medio físico, es decir, la reducción de costos de almacenamiento y administración de archivos. Así mismo el ahorro en costos se incrementa porque reduce de forma notable los costos asociados al uso del papel y a los materiales de impresión, dándonos como resultado:

 

  • Ahorro del 75% del tiempo usado en la búsqueda de los documentos.
  • Ahorro del 75% del tiempo usado en el archivo de los documentos.
  • Ahorro del 50% en los costos de fotocopiado.
  • La capacidad de dar respuesta a los clientes incrementa en el 40%.

 

  1. Control de la información: Mantenemos segura la información, puesto que no todos los empleados tienen acceso a los documentos.
  1. Cumplimiento de la ley: La gestión documental hace de cualquier empresa una organización sostenible administrativamente, cumpliendo con las normas establecidas en la Ley General de Archivos.
  1. Inmediatez de la información: Logramos hacer llegar la información a quien la necesita en el menor tiempo posible.
  1. Aumento en la eficacia: La carga laboral disminuye notablemente ya que muchas tareas que antes eran manuales, pasan a ser automáticas, disminuyendo el margen de error.
  1. Ahorro en espacio: El espacio destinado para el archivo físico se reduce ampliamente, debido a que una parte de la información es digitalizada y la otra pasa por un óptimo almacenamiento de archivo físico.
  1. Medio ambiente: La gestión documental nos obliga a implementar la digitalización, permitiéndonos el uso eficiente de los recursos y por ende minimizamos el impacto ambiental y maximizamos su viabilidad económica.

En síntesis, la gestión documental es mucho más que una simple forma de custodiar o conservar los documentos que produce una organización. Se trata de poder acceder a ellos en el menor tiempo posible, extraer de ellos la información necesitada, llevar un seguimiento y que no se convierta solo en el acervo documental de una compañía. No olvides que las empresas prestadoras de servicios de gestión documental cuentan con tecnologías que se adaptan a las necesidades de cualquier empresa.

Digitalización Documental

¿Por qué es importante archivar nuestros documentos?

Los archivos son parte fundamental de cualquier empresa, ya que sin ellos no hay ni historia ni memoria, y ya sabemos lo importante que son los soportes en todas las actividades administrativas. Pese a esto, muchos líderes administrativos olvidan la relevancia de los procesos de gestión documental y la digitalización de archivos, ignorando las necesidades que suple para todas las dependencias de una compañía.

 

Los documentos son los grandes testigos de la evidencia tanto de los eventos del pasado como para la toma de decisiones en el presente.

 

Un archivo estructurado y bien gestionado contribuye al avance de cualquier sociedad, desarrollándose de manera plena. Los documentos son importantes para cualquier aspecto de la vida, facilitando los procesos de educación e investigación, garantizan la protección de los derechos judiciales, fiscales e incluso de los derechos humanos.

El Consejo Internacional de Archivos (ICA), a través de la Declaración Universal sobre los Archivos busca dar un paso importante para mejorar la comprensión y el conocimiento de los archivos dentro del público en general y para los encargados de la toma de decisiones. La declaración promueve la preservación y accesibilidad universal del patrimonio documental mundial, debido a que los archivos protegen los derechos humanos, fortalecen la memoria colectiva y sostienen gobiernos y procesos transparentes.

La declaración está dividida en tres partes: La importancia de los archivos en la sociedad, el reconocimiento de la necesidad de los archivos y el compromiso del Consejo Internacional de Archivos para trabajar colectivamente otorgándoles la importancia que se merecen.

Ahora bien, veamos cómo se componen cada una de estas tres partes, o más concretamente, las razones para archivar nuestros documentos:

 

La importancia de los archivos en la sociedad

  • Los archivos custodian la memoria de cualquier organización.
  • Los archivos conservan un patrimonio único e irremplazable.
  • Los archivos nos permiten gestionar los documentos desde su nacimiento para preservar su valor y significado.
  • Los documentos son soportes confiables de nuestra información, garantizándonos seguridad y transparencia en las actuaciones administrativas.
  • Los archivos cumplen una función muy importante en la sociedad, ya que contribuyen a la custodia de la memoria individual y colectiva.
  • El libre acceso a la memoria enriquece nuestro conocimiento, promueve la democracia y protege los derechos de todos los ciudadanos.

La necesidad de reconocimiento de los archivos

 

La necesidad de reconocimiento de los archivos 

  • Los archivos son fieles testimonios de las actividades administrativas, culturales, sociales, etc., en definitiva, son el reflejo de la evolución de una sociedad.
  • Los archivos nos garantizan una gestión eficaz, responsable y transparente, protege los derechos de los ciudadanos y asegura la memoria colectiva, preparándonos para el futuro.
  • La función de los archivos es dejar constancia de las actividades de la humanidad.
  • Los archivos se conservan en diversos formatos: físico, electrónico, etc.
  • Los profesionales de archivística brindan su conocimiento salvaguardando esta memoria documental.
  • Todos los ciudadanos somos responsables, gestores, propietarios y protectores tanto de los archivos públicos como de los privados.

El compromiso colectivo en la gestión de archivos

  • El compromiso para aplicar políticas y normas legales en materia de archivos.
  • El compromiso de todas las organizaciones para utilizar archivos en ejercicio de sus funciones, aplicando eficientemente la gestión de archivos.
  • El compromiso de obtener los recursos necesarios que nos proporcione una gestión transparente incluyendo procesos cualificados.
  • El compromiso de la conservación documental para asegurar fiabilidad e integridad de los documentos.
  • Compromiso para que los archivos sean accesibles a todos, respetando las leyes que se rigen sobre el mismo y que contemplen los derechos de las personas, tanto de propietarios como de usuarios.
  • El compromiso de usar los archivos en pro de contribuir al desarrollo de una sociedad.

 

En definitiva, los archivos constituyen herramientas por medio del cual los gobiernos pueden rendir cuentas a los ciudadanos y promover valores democráticos. En menor escala las empresas que implementan una buena gestión de archivos aseguran una administración eficaz y responsable.

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Eliminación de documentos y su contribución a la transparencia

Cuando entendemos que la eliminación de documentos va más allá de la depuración de los archivos de tu empresa, estás contribuyendo a la transparencia en todo lo concerniente a la ejecución de deberes, ¿la razón? La correcta eliminación garantiza que solo sea depurada la información que ciertamente no representa ninguna relevancia para la empresa.

La eliminación de documentos es un procedimiento que se caracteriza por la destrucción física de los documentos previamente analizados y seleccionados por un equipo profesional. Su relevancia radica en que es una gestión permanente, que no tiene marcha atrás, por ello el cumplimiento total de los protocolos normativos y legales debe ser prioridad.

¿Qué tiene que ver el proceso de eliminación con la transparencia?

Uno de los propósitos de la gestión documental se encuentra en la protección y administración de la información, a fin de permitir el acceso a la memoria histórica de las entidades e instituciones. Esto facilita el reconocimiento empresarial de sus estructuras organizacionales. La transparencia entra en este punto, ya que cuando la información existente en la empresa está al día, es coherente con las acciones, límites y obligaciones; está debidamente elaborada y sin ningún tipo de manipulación, se puede decir que una empresa ha cumplido con su cuota de transparencia institucional.

El manejo adecuado de los archivos nos ayuda combatir la corrupción.

Como bien lo hemos dado a conocer en nuestros diferentes artículos, la información es la base de toda empresa. Su gestión garantiza el cumplimiento de las metas acordadas y permite el acceso estratégico a la información; la eliminación se da pues, como una forma confiable de liberar espacio en los archivos y lo más importante, desechar lo que no genera ninguna valor histórico ni funcional. Cuando eliminamos documentos contables solo para desaparecer información, cuando eliminamos actas y contratos, para simular que algo no ocurrió, estamos faltando directamente al principio de transparencia.

Es por ello que:

 

  • La eliminación debe ejecutarse obligatoriamente bajo la norma estipulada y según los tiempos establecidos.
  • Ninguna serie o categoría documental debe ser eliminada sin ser previamente registrada y controlada en las Tablas de Retención Documental.
  • Toda eliminación debe estar debidamente justificada.
  • Los documentos deberán ser eliminados en los plazos establecidos en los instrumentos archivísticos.

 

Ventajas de la trasparencia en las empresas e instituciones

 

  • Garantiza una buena estrategia de gestión documental.
  • Contribuye al fortalecimiento de los procesos normativos.
  • Garantiza el acceso a la información.
  • Es ejemplo de seguridad y análisis documental.
  • Los procesos de gestión se realizan según los protocolos.

 

Recuerda revisar las leyes establecidas por el Archivo General de la Nación, las normas internas y los procedimientos aprobados. De una correcta gestión depende la depuración de la información y la transparencia de tu empresa.

Digitalización Documental

¿Qué pasa si no implemento la gestión documental en mi empresa?

Lo primero que debemos saber es que los beneficios que obtenemos en nuestra empresa al tener en cuenta la gestión documental son muchos y no solo son representados monetariamente, sino en eficacia en la búsqueda y recuperación de documentos, lo que resulta en acceso rápido a la información y por consiguiente, mayor productividad y mejora en la calidad de la atención al cliente.

 

Pese a los tiempos en que nos encontramos, en los que la mayoría de empresas se encuentran en proceso de crecimiento y posicionamiento de la marca, existen muchas que aun no son conscientes de las consecuencias que podrían evitar implementando la gestión documental dentro de sus organizaciones.

 

Para mayor claridad en lo mencionado en el párrafo anterior, veremos las consecuencias de no implementar la gestión empresarial en nuestra empresa:

 

Alto consumo de papel:

A medida que nuestra empresa crece, también lo hace el volumen de papel, lo que quiere decir más espacio ocupado, con riesgo a generar perdidas en la información y la acumulación de papel innecesario.

 

Mal servicio al cliente:

El contar con grandes cantidades de documentos hace que varias personas estén involucradas en el proceso, que se generen retrasos en los tiempos de entregas por desconocimiento de la ubicación, y por ende demoras en dar respuestas. En definitiva, podemos caer en un pequeño modelo burocrático innecesario.

 

Pérdida de tiempo:

Una pérdida de tiempo empieza a correr cuando la búsqueda de un documento tarda más de dos minutos. Según un estudio sobre gestión documental, los empleados gastan el 30% de su tiempo laboral buscando documentos para realizar sus actividades diarias.

 

Documentos duplicados:

Esta es una de las consecuencias que causa desorden dentro de una compañía. Casi el 50% de los documentos de una empresa son duplicados o fotocopias.

 

Sanciones legales:

Por ley todas las empresas Colombianas que se rijan por la Superintendencia de Industria y Comercio deben cumplir con la ley 594 de 2000, donde se establecen de manera clara las directrices en gestión documental y organización de archivos. Las empresas que incumplan con la norma deben pagar a la entidad reguladora altas sumas de dinero, bajo la figura de multa por infracción o incumplimiento de la norma.

 

Altos costos:

Las compañías que no llevan el control de sus archivos, pueden comprometer aproximadamente el 10% de sus ingresos en administrar, producir y distribuir su documentación.

 

“Para construir y sostener una marca que le importe a la gente, uno se debe enfocar no solo en el hoy, sino también en el mañana. No es fácil, pero balancear el corto y el largo plazo es clave para el crecimiento sustentable y rentable, crecimiento que es bueno para nuestros accionistas, pero también para nuestros consumidores, empleados, socios, las comunidades donde operamos y el planeta que habitamos” Irene B. Rosenfeld, Kraft.

Cada vez que lleves a la implementación una buena práctica de algún proceso de Gestión Documental, hazlo buscando la eficiencia en los demás procesos de la empresa y así aportarás a la economía de la misma, mediante la reducción de elementos innecesarios, o bien, con mejoras o hasta innovaciones que agilicen y ahorren costos.

 

En los últimos años hemos visto documentos que nacen en formato digital, es decir, que no pasaron ni pasarán por el papel. Estos documentos deben convivir en la mayoría de casos con los documentos que siempre han estado en formato físico, el archivo mixto no debe ser un comodín para no gestionar de manera efectiva la documentación, al contrario, debemos procurar tener una buena gestión del papel para que este vaya migrando al formato digital.

Digitalización Documental

¿Qué requisitos mínimos debo cumplir para digitalizar?

La digitalización documental se hace con el fin de gestionar de manera eficaz nuestra documentación empresarial, de ahorrar en costos económicos, operativos y de implementar en nuestra empresa las nuevas tecnologías.

 

Una vez tomamos la decisión de transformar los documentos físicos a formato digital, debemos tener de manera clara, cuáles con los requisitos mínimos que necesitamos para empezar el proceso de digitalización documental. A continuación, revisaremos aquellos que necesitamos para hacer nuestro proceso de manera más eficaz:

 

Alistamiento:

 

  • Registrar en la base de datos el inventario de cada expediente con los metadatos descriptivos definidos anteriormente de acuerdo a cada serie documental.
  • Los documentos que deben ser eliminados del proceso de digitalización, se retiran del expediente, no sin antes dejar registro de los mismos.
  • Se debe marcar los folios antes de empezar y en el caso de presentarse una inconsistencia, volver a foliar y dejar una respectiva constancia.
  • Así mismo debemos eliminar los materiales que no hacen parte de la documentación, eliminar metales y hacer descontaminación biológica puntual con contaminación biológica activa.
  • Unir rasgaduras y fragmentos de soporte que no superen los diez centímetros de largo.
  • En el caso de que se presenten deterioros más graves se hará una fotocopia, para usarla en el escáner, o en su defecto para no causar daño, se puede usar un escáner de cama plana.

 

Captura:

 

  • Para la captura digital se debe usar un escáner automático que cuente con una resolución entre 300 y 600 dpi.
  • Se puede digitalizar a 300 dpi para los documentos en perfecto estado e ir aumentando con base al deterioro que presenten los documentos.
  • Los documentos manuscritos, mecanografiados, impresos en equipo de matriz de punto o impresos sobre papeles de colores se escanean es escala de grises.
  • Los documentos que presenten información relevante en colores, deben escanearse a color.

 

Identificación:

 

  • La identificación de imágenes por foliación, expediente documental, subserie documental y serie documental debe hacerla el proveedor.

 

Control de calidad:

 

  • También está a cargo del proveedor hacer el control de calidad al 100% de las imágenes, para poder garantizar la integridad de la imagen.
  • Garantizar la lectura normal y total de los documentos en tamaño 100%.
  • Todos los detalles capturados deben tener completa legibilidad, ejemplo: el menor tamaño de fuente para el texto, claridad de los signos de puntuación, incluidos los decimales.
  • Debe haber integridad en los detalles, ejemplo: no se aceptan caracteres interrumpidos o de fracciones que falten en las líneas.
  • El tamaño debe ser exacto a los documentos en papel.
  • No debe tener puntos ni rayas que afecten el documento original.
  • No debe haber escáneres que presenten el documento original incompleto.
  • La orientación de la imagen digital debe ser apta para lectura humana.
  • La densidad en las áreas negras debe ser firme.
  • Ningún escáner debe ser muy claro ni muy oscuro, comparado con el documento en papel.
  • Ninguna imagen debe estar borrosa ni tener sombras.
  • Los formatos que tienen fines de consulta y/o difusión deben ser en PDF/A, jpg, jpeg, jpe, jpeg2000.
  • No debe contener imágenes torcidas.

Almacenamiento:

 

  • El proveedor debe cargar las imágenes digitales o los metadatos con la información referencial en el software para la copia de conservación o de seguridad.

 

Tiempo de ejecución:

 

  • La entidad prestadora del servicio debe informar el tiempo de ejecución.

 

Metadatos:

 

  • Se debe incluir entre dos y diez metadatos descriptivos, según las características de los documentos.
  • Mantener los metadatos propios del proceso de digitalización.

 

Por último, no olvidemos que cada día son más las empresas que se unen a esta práctica llena de beneficios para las medianas y grandes compañías, tanto en el afán de cumplir la norma como en el de incursionar cada vez con más fuerza en el mercado empresarial.

Digitalización Documental

Guía sobre la digitalización de documentos

La digitalización de archivos es un proceso tecnológico que se está teniendo en cuenta en la mayoría de empresas, sobre todo en las que cuentan con un elevado volumen de documentos físicos. Veamos las ventajas que trae para nuestra empresa dicho proceso.

Este proceso sirve como herramienta para gestionar las tareas administrativas, nos permite ser una ventaja competitiva al preserva la información fundamental e importante de nuestro negocio, sin dejar de lado el impacto positivo en el mejoramiento de la percepción que se tiene de nuestra marca y en el ahorro significativo en espacio, dinero y carga laboral.

A manera de resumen, la digitalización de documentos consiste en la aplicación de técnicas fotoeléctricas o de escáner, que permite convertir la imagen contenida en documento en papel en una imagen digital.

A continuación, veremos cuales son las principales ventajas de llevar a cabo la digitalización de documentos:

  • Económica: ahorro en costos de almacenamiento, gestión y mejora de la eficiencia organizativa.
  • Informativas: permite la búsqueda, el acceso y la recuperación de documentos por varios usuarios simultáneamente, es decir, que es de fácil transferencia por medio de la red.
  • Jurídicas: Garantiza la accesibilidad a la información y evita la pérdida de la misma.
  • Preservación: Conserva y preserva los originales evitando que se desgasten o deterioren, y almacena la información por mucho más tiempo.
  • Valor agregado: Usar las TICS nos da una ventaja competitiva y simplifica las tareas administrativas.

Ahora bien, es conveniente tener clara la información sobre los tipos de escáneres más comunes en los procesos de digitalización, a continuación veremos cuales son los cuatro más usados:

  • Escáner de tambor: Son los que reproducen de manera más fiel el documento original, ya que digitalizan en alta resolución. Su principal problema es la velocidad de escaneo (son lentos) no es recomendado para papel quebradizo, porque debe curvarse sobre el tambor, requieren gran habilidad y son costosos.
  • Escáner de transparencia: Este escáner es ideal para digitalizar diapositivas, negativos de fotografías y documentos físicos que no son adecuados para el escaneo directo. Pueden trabajar tamaños desde 35 mm hasta placas de 9 X 12
  • Escáner para microfilm: Especializado para digitalizar películas en rollo, microfichas y tarjetas de apertura.
  • Escáner de mano: Este dispositivo se arrastra sobre la superficie de la imagen, requiere una mano firme, de lo contrario puede producir imágenes distorsionadas, normalmente una luz sobre el escáner indica, si el escáner se hizo de manera muy rápida.

 

Conoce más sobre: Objetivos de la Digitalización de Archivos.

 

La digitalización puede implementarse en cualquier tipo de empresa, del sector público o privado, que preste o venda cualquier clase de bien o servicio, en definitiva, todas las empresas que necesiten acceder a su archivo de manera más fácil en un formato electrónico para fines de procesos internos, comerciales, toma de decisiones, auditorias, etc.

Por último, debemos seguir algunos protocolos de seguridad para que nuestra información mantenga custodiada.

  • Resguardar segura la información en formato electrónico.
  • Realizar copias de seguridad.
  • Restringir la información, siendo esta solo para personal autorizado.
  • Contar con equipos de alta resolución.
  • Registrar la información digitalizada, para que sea de fácil recuperación.
  • Contar con una gran capacidad de almacenamiento.

A manera de conclusión podemos asegurar que, aunque existen en el mercado varias formas para digitalizar nuestros archivos, es importante tomar la decisión de manera rápida y ejecutar este proceso, que no solo nos traerá beneficios en costos, sino que dará a nuestra marca estatus ante la opinión de nuestros aliados (proveedores, clientes, colaboradores, etc.)

El mundo empresarial está evolucionando a gran velocidad, por lo que el momento de incursionar en las nuevas tecnologías es ahora.

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Conoce los 5 pasos para la eliminación de documentos

La eliminación de documentos se lleva a cabo cuando el ciclo de vida de la información ha concluido, pues por medio de la destrucción, podemos depurar aquellos documentos para los que se determinó dicho proceso, el cual se estipula después de realizar su valoración, ya que es donde queda registrado su irrelevancia, por no representar ningún uso o valor para la empresa.

 

Ahora bien, para hacer la eliminación o destrucción de documentos, debemos seguir un procedimiento establecido por el Archivo General de la Nación. A continuación encontramos los 5 pasos más importantes de dicho proceso. Veamos:

  1. Disposición final de los documentos:

    En esta primera etapa se seleccionan los documentos que se van a eliminar; obedeciendo a unos criterios de evaluación, se establece si los documentos tienen valor primario o secundario. Para esto es necesario hacer una revisión detalladamente, teniendo en cuenta si tienen valor administrativo, legal, contable o histórico; así mismo, debemos tener claras las normas rigen su conservación.

 

Recuerda que se deben valorar íntegramente todos los aspectos en la selección de los documentos que entrarán en el proceso de eliminación.

 

  1. Tabla de Retención Documental:

    La TRD es la tabla angular que se utiliza en el proceso de eliminación de documentos; esta debe estar basada en el cuadro de clasificación siguiendo la estructura funcional de la empresa, el principio de procedencia y el proceso de gestión documental interno.

 

Te en cuenta: La elaboración de las tablas debe estar a cargo de un equipo conformado por profesionales en archivística, ingeniería industrial, entre otros. Lo anterior buscando que desde diferentes ramas del conocimiento, se tengan las herramientas necesarias para determinar qué documentos pueden eliminarse o si ameritan conservarlos permanentemente.

 

Aspectos importantes:

 

  • Las tablas se elaboran tanto para documentos físicos como digitales.
  • La elaboración de las mismas debe estar a cargo de un equipo interdisciplinar de profesionales.
  • El proceso debe reflejar la integridad en la gestión documental de la compañía.
  • La elaboración de las TRD se rige por el Instructivo para la elaboración de las tablas de retención documental, aprobado por el Archivo General de la Nación.
  • En su elaboración se deben reflejar un análisis contextual, trazabilidad y control para que la aplicación se haga de la forma más transparente posible.
  • La aprobación debe hacerse por acto administrativo expedido por el Representante Legal de la empresa o entidad.

 

  1. Tiempos de retención:

    Los tiempos de retención, consignados en los documentos archivísticos, deben definirse por series y subseries documentales. Recuerda que no pueden establecerse tiempos de retención por tipos documentales, independientemente de que se trate de documentos físicos o electrónicos, almacenados de forma separada de la serie o subserie a la que pertenecen.

 

  1. Acta de eliminación:

    Algunas entidades del Estado cuentan con formatos de actas de eliminación, no es requisito fundamental para las empresas privadas usar alguno de estos formatos, pero si es necesario dejar un oficio firmado por el jefe de oficina o la persona a cargo del proceso. Anexo a esto debe quedar un inventario detallado del material a eliminar. En la página del archivo general de la nación, existe el Formato Único de Inventario Documental, FUID, que se puede encontrar en el siguiente enlace: archivogeneral.com

 

El Acta debe ser firmada por los funcionarios autorizados de acuerdo con los procedimientos internos de la entidad y publicada en la página web de cada entidad. Parágrafo – Artículo 2.8.2.2.5. 

 

  1. Método de Eliminación de Documentos:

    El método recomendado es el picado. Existen empresas especializadas. Por ninguna razón se pueden quemar los documentos, ya que esto tiene implicaciones medioambientales y por lo tanto está prohibido por las normas.

La eliminación debe estar debidamente sustentada, de no ser así, podría acarrearnos consecuencias irreparables, según el Decreto 1080 de 2015, Decreto Único de Sector Cultura.

Digitalización Documental

¿Quieres saber más sobre la digitalización de archivos?

La digitalización documental consiste en pocas palabras, en pasar los documentos físicos a formato digital.

 

Son varias las razones que nos llevan a implementar este proceso en nuestra empresa. Empezando por el ahorro del espacio, la necesidad de encontrar la información que deseamos con solo un clic o escribiendo un par de palabras en el buscador, y el fácil acceso a nuestra información desde cualquier lugar.

 

Gestionar de manera efectiva la documentación empresarial conlleva una gran carga laboral, por ello, vemos con suma importancia obtener todo el conocimiento posible sobre la digitalización de archivos. Aunque el proceso pueda acarrear esfuerzos no contemplados, que una vez realizados suponen una ventaja competitiva al hacer nuestra información accesible. Por ello, a continuación, revisaremos algunos conceptos de interés:

¿Qué es la digitalización de archivos?

Se trata de la transformación de un documento físico a un formato digital, que no solo se usa para documentos escritos, también se pueden digitalizar fotografías, música, diapositivas, entre otros.

¿En qué consiste el proceso de digitalizar?

Una vez seleccionados los documentos a digitalizar, se llevan al escáner, luego se agrupan junto a otros datos relevantes del archivo (metadatos), y finalmente se almacenan según la estructura y el programa que elegimos con nuestro proveedor. Cabe aclarar que para obtener excelentes resultados, es necesario contratar los servicios de un experto en la digitalización de archivos.

 

Entre las diferentes ventajas de digitalizar encontramos, entre otras, mejorar la productividad de la empresa a través del uso racional de la documentación. Si tenemos documentación en digital, tendremos la seguridad de que nuestra información puede ser utilizada, recuperada y explotada en el seno de la empresa. Si hemos trabajado siempre nuestros documentos en papel, podemos revisar la transformación de nuestro modus operandi de análogo a digital. Esto no pasa de ser muchas veces un trámite más.

 

Imaginemos que nuestra empresa pertenece al sector inmobiliario, seguramente tendremos un salón repleto de archivadores llenos de documentos en papel. En algunas ocasiones será necesario consultar dicha información, como pueden ser antiguos estudios sobre suelos y espacios, sentencias jurídicas sobre proyectos anteriores, etc. En un caso como este tener la información digitalizada, es decir, organizada, puede ser una gran ventaja que implique dar una respuesta más eficaz a nuestros clientes, resolver los comités en menor tiempo o generar informes más completos.

Tomé la decisión de digitalizar mi información ¿Qué debo hacer?

Lo primero que debemos hacer para empezar el proceso, es seleccionar qué documentos necesitamos digitalizar y de cuales documentos podemos prescindir y por lo tanto eliminar.

 

Lo segundo es elegir la estructura de nuestro archivo digital, es decir, de qué manera queremos que quede organizada nuestra información, qué aspectos debo tener en cuenta para que nuestros archivos sean fáciles de encontrar en el momento de realizar las búsquedas. Esta información es importante a la hora de elegir el programa o el proveedor con el que vamos a trabajar.

 

Un aspecto muy importante a tener en cuenta son las facturas. Debemos tener clara la norma que emite la DIAN sobre las facturas electrónicas, sobre la firma digital, el plazo que debemos cumplir en conservar las facturas en físico y demás requisitos que nos exige la ley.

De manera concreta podemos decir que, digitalizando nuestro archivo, obtendremos seguridad, ya que este puede estar protegido y así reducimos el riesgo de pérdida o el hurto de la información. Podremos acceder a nuestros documentos desde dispositivos móviles, debido a que cada día existen más empresas en las que parte del personal trabaja de manera home-office; de igual modo, aportamos en la conservación del medio ambiente, reducimos gastos de impresión, ahorramos en los costes de mantenimiento del archivo físico, y en medida muy importante protegemos nuestros documentos evitando su deterioro con el paso del tiempo.

Digitalización Documental