Muchas empresas poseen una gran carga de archivos documentales debido a los procesos legales, técnicos y funcionales que se desarrollan allí, por lo tanto, en la gestion documental es importante categorizar correctamente los archivos en una estructura organizativa para que se conserven adecuadamente y su búsqueda sea más rápida y efectiva. Gestionar los archivos con un sistema ágil y moderno permite llevar a cabo de manera eficaz todos los procesos administrativos, mejora el desempeño de la empresa, mantiene un flujo de trabajo, economiza el tiempo en los trámites empresariales y maximiza la producción de los colaboradores.
5 Pasos para categorizar de forma correcta los archivos empresariales
A continuación exploraremos algunos de los pasos clave para poder categorizar los archivos de forma correcta:
1. Identificar las categorías principales
Inicialmente, debemos identificar las categorías principales de los archivos para consolidar una estructura de organización clara y coherente acorde a las necesidades de la empresa. Es decir, debemos clasificar los documentos de acuerdo a categorías como, por ejemplo, Finanzas, Recursos Humanos, Marketing, Ventas, entre otras; que sean útiles y racionales a los procesos de la empresa. Es fundamental asegurar que todas las categorías importantes se encuentran incluidas y que dicha clasificación tiene un sentido lógico y consecuente con la funcionalidad de la empresa.
2. Definir subcategorías
Las categorías principales nos ayudarán a entender de forma general el orden que tendrá el archivo empresarial, sin embargo, debido a la gran cantidad de documentos que se suelen necesitar en una organización, es necesario crear subcategorías para definir con mayor precisión la estructura organizacional del archivo. Por ejemplo, dentro de la categoría de Recursos Humanos pueden existir subcategorías como Contratación, Capacitación, Evaluaciones de desempeño, etc. Las subcategorías deben ser relevantes a la categoría principal a la que pertenecen para no generar confusión a la hora de buscar un archivo.
3. Fijar una nomenclatura
Este es el paso más importante a la hora de categorizar los archivos porque es el orden en que se ubicarán los archivos en los estantes o en el programa de gestión de documentos. Existen 3 métodos principales para ordenar los archivos:
- Cronológico, en este se ordenan los documentos según su fecha de creación del más antiguo al más reciente o al revés.
- Alfabético, de la A a la Z según el alfabeto para nombres de personas, entidades o lugares.
- Numérico, según el número de registro o de radicación.
4. Acceso y seguridad de los archivos
Una vez que haya una correcta categorización de los archivos es importante determinar la manera en la que los empleados y colaboradores de la empresa van a acceder a ella, así como la seguridad que tendrá esta para evitar cualquier inconveniente. Dicha tarea es más sencilla en caso de tener un software de gestión de documentos, ya que se pueden generar usuarios y contraseñas para determinar el acceso según el área de trabajo y la confidencialidad que requiera dicho documento. En caso de documentos físicos se puede seleccionar a una persona encargada de mantener el archivo seguro y gestionar los accesos de los empleados.
5. Capacitar a los empleados
Esta última tarea es la que mantendrá un flujo de trabajo alto, de nada sirve crear categorías y nomenclaturas que los trabajadores no puedan comprender. Es por ello que realizar capacitaciones continuas en cuanto al software de gestión o el archivo como tal de la empresa para mantener al tanto a los empleados es la clave para maximizar el tiempo en los procesos empresariales.
En resumen, la categorización de archivos empresariales es un proceso esencial que mantiene la información organizada, segura y fácilmente accesible. Cuando una empresa implementa una estrategia de categorización efectiva y bien estructurada ahorra tiempo y dinero a largo plazo.