En primer lugar, ¿de qué se encarga ATS Gestión Documental y qué servicios presta?
ATS Gestión Documental es una entidad con más de 30 años de experiencia en temas de tratamiento y administración de archivos e información, todo mediante procesos de custodia, digitalización y categorización, con el fin de salvaguardar el bien documental de entidades públicas o privadas, lo anterior gracias a la aplicación de estrategias que permitan la automatización de procesos y la optimización de tiempos y recursos organizacionales.
Los documentos y la información son la columna vertebral de toda entidad, por eso cada estrategia planteada se enmarca en las necesidades de las organizaciones, por medio de un tratamiento personalizado de las prioridades estructurales en torno al volumen archivístico tanto físico como electrónico. Basado en lo anterior ATS ofrece:
- Servicio de Gestión Documental: el correcto manejo de la información permite la optimización de recursos y la automatización estratégica de actividades organizacionales y empresariales, de esta manera por medio de la revisión, análisis y organización de los documentos, se aplican procesos de archivo, clasificación y digitalización que permitan la evolución administrativa constante.
- Custodia de Documentos: salvaguardar la información permite a las empresas y organizaciones evolucionar, ya que no solo se lleva a cabo un proceso de clasificación minuciosa, sino que también se ejecutan tareas de almacenamiento y administración sistematizada y codificada de archivos en papel, documentos virtuales, documentos de valor (pagarés, garantías, libranzas, etc.) y medios magnéticos, por medio de su ubicación en estantería industrial, bóvedas de seguridad, planotecas, rollotecas y datacenter.
- Asesoría Integral: el acompañamiento y capacitación es la base fundamental para que las estrategias implementadas desde la gestión documental, sean exitosas a lo largo del tiempo. Por ello es de vital importancia hacer un acompañamiento y un proceso de reconocimiento y entendimiento sobre cada uno de los procesos y subprocesos del sistema de gestión Documental, como lo es el diagnóstico, diseño, Tablas de Retención (TRD) y Valoración (TVD), seguimiento y auditoría, así como el planteamiento de resoluciones de administración.
- Software de Gestión: la automatización de procesos relacionados a la gestión documental, ayuda al tratamiento integro de la información, de igual modo representa una evolución empresarial reflejada en el mejor uso de los tiempos y de los recursos. El uso de softwares y la implementación de la digitalización de documentos, contribuye no solo la eficiencia empresarial, sino que también a la tramitología con cero papel.
¿Cómo deberían almacenarse los documentos físicos de una empresa?
Antes de pensar en almacenamiento, las empresas deberían enfocarse en el planteamiento de estrategias que permitan la correcta categorización de los documentos producidos y recibidos a diario; lo anterior por medio del establecimiento de tipologías y categorías documentales. Éstas permiten no solo la creación de matrices de archivo, sino que también la definición de los procesos a seguir. Hay que tener en cuenta que, para ejecutar dicha acción se hace uso de las Tablas de Valoración Documental (TVD) y las Tablas de Retención Documental (TRD).
¿Para qué sirven? Sencillo, las TVD ayudan a determinar las características y la relevancia de cada documento, esto permite que en las TRD se establezcan tiempos de permanencia dentro de los archivos y su disposición final.
Teniendo esto claro, ya podemos hablar de un almacenamiento.
En los procesos de gestión documental se encuentran tres tipos de archivos: archivo de gestión, archivo central y archivo histórico. El primero es el que generalmente se maneja al interior de las empresas.
¿Qué es un archivo de gestión?
Este archivo es en el que se almacenan todos los documentos activos, es decir, los que, gracias a su relevancia y utilidad en los trámites propios de las empresas, se mantienen en constante movimiento. Es decir, los documentos son requeridos para llevar acabo trámites administrativos, fiscales, jurídicos o financieros, por lo que se son utilizados regularmente.
Para garantizar la conservación de dicha información, el Acuerdo 008 de 2014 del Archivo General de la Nación, establece las condiciones que deben tener los lugares destinados al almacenamiento archivístico de manera física, porque hay que tener en cuenta que, ante la evolución tecnológica y el uso cada vez menor del papel, se ejecuta la digitalización de documentos, que se caracteriza por la migración de documentos físicos a copias de seguridad electrónicas almacenadas en archivos en la nube y en matrices de archivos virtuales.
Ahora bien, para los almacenamientos físicos se tienen las siguientes características:
- La ubicación debe ser de terreno estable, sin riesgos de humedad.
- Instalaciones lejanas a industrias contaminantes.
- Ubicación que garantice la seguridad, así como el ambiente propicio en cuanto a ventilación e iluminación. Este punto lo establece directamente la Superintendencia de Industria y Comercio y el Archivo General de la Nación (AGN), a grandes rasgos de la siguiente manera:
- Ventilación interna que garantice la conservación de los documentos.
- Las unidades de conservación en los estantes deben contar con ventilación a través de ellos.
- La iluminación no debe dirigirse directamente a los documentos o a los contenedores.
- Instalaciones eléctricas ubicadas fuera del local del depósito.
- Radiación lumínica menor o igual a 100 lux, por lo que se recomienda emplear luz fluorescente de baja intensidad.
- Espacio adecuado con pintura de propiedades ignífugas, dicha propiedad ayuda a que en caso de incendio el fuego no se propague rápidamente.
- Espacio de depósito y almacenamiento que permita la manipulación de la documentación.
Hay que tener en cuenta que las condiciones climáticas del centro de almacenamiento documental dependen mayoritariamente del tipo de documentos que se han de gestionar. Según la norma, las características básicas deben ser las siguientes:
Documentos físicos:
- Depósito con una temperatura promedio de 15°C a 20°C.
- Humedad relativa entre el 45% y el 60%.
Fotografías:
- Para fotografías a blanco y negro se debe mantener una temperatura de 15°C a 20°C y una humedad entre el 40% y el 50%.
- Para fotografías a color la temperatura deberá ser inferior a 10°C y la humedad deberá mantenerse entre el 25% y el 35%.
Grabaciones:
- Temperatura entre los 10°C y los 18°C.
- Humedad relativa entre el 40% y el 50%.
Microfilm:
- Temperatura de los depósitos entre los 17°C y los 20°C.
Recuerde, los documentos son el eje de toda actividad realizada al interior de la empresa, por lo que su correcto manejo, administración y conservación garantizan la evolución y crecimiento constante de las estructuras organizacionales.
¿Es cierto que la Ley establece que las empresas deben almacenar su archivo por un tiempo determinado?
Las normas del Archivo General de la Nación son claras frente a quienes deben o no seguir las leyes establecidas para el correcto manejo documental. Según esto, las empresas privadas que no cumplan funciones públicas o que no presten servicios públicos no están obligadas a cumplir con lo estipulado en la Ley General de Archivos (Ley 594 de 2000).
De igual modo, los tiempos dependen en gran medida del tipo de documentos que se han de almacenar y las condiciones de los mismos.
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