¿Qué se conoce como Archivo, en la Gestión Documental?

Que se conoce como archivo en la gestión documental

Por momentos entender el ejercicio de la gestión documental tiende a ser una tarea un tanto compleja, debido a los conceptos que se manejan al ejecutar los procesos de administración de la información. Por ello, queremos explicarte uno de los conceptos más importantes de esta actividad: el archivo.


Como lo hemos explicado en artículos anteriores, la gestión documental hace referencia al ejercicio de la correcta administración técnica de la información producida y recibida en una empresa, durante todo su ciclo de vida. Lo anterior garantiza la integridad y el acceso seguro a la información registrada en todos los archivos.

Pero ¿qué se entiende como archivo, en la gestión documental?

Archivo es una palabra que hace referencia al conjunto ordenado de ciertos documentos tanto recibidos, como creados por una entidad. Pese a ello, la palabra archivo puede hacer énfasis a otros tipos de significados igualmente aceptados por la gestión documental, por ejemplo:

  • Fondo: conocido como fondo documental, en el que se establecen los conjuntos de documentos que son recibidos por cualquier sujeto, para el ejercicio de sus actividades.
  • Espacio: entorno destinado para la custodia del fondo documental.
  • Entidad: institución u organización encargada de la custodia y tratamiento de la información.

En términos generales, los tres significados son funcionales a la hora de llevar a cabo un proceso de gestión documental, ya que, dependiendo el ciclo de la información, el deber a realizar con la misma, y las necesidades del cliente, se aplicará uno u otro.

Aun así, vamos a sintetizar el término de la siguiente manera:

Archivo:

Acción de guardar y salvaguardar de manera ordenada, bajo ciertas categorías y tipologías, manteniendo una lógica: cronológica, conceptual, organizacional o alfabético-numérica, los documentos de utilidad de una entidad o persona, con el fin de facilitar su ubicación, búsqueda y consulta.

Según el concepto, ¿cuáles serían las funciones del archivo?

Como ya lo hemos mencionado, la gestión documental tiene su énfasis en la correcta conservación y tratamiento de los documentos, de esta manera, el archivo es el puente, el modo, para poder garantizar dicha acción.

Dentro de las funciones principales están:

  • Conservar de manera óptima los documentos a través del tiempo.
  • Mantener el orden y la clasificación de la información, de manera lógica.
  • Proporcionar facilidad de búsqueda y consulta.
  • Funcionar como centro activo, es decir, que permita la relación entre la información nueva, con la mantenida en el tiempo.

Pero, ¿cómo se define el orden de los documentos al interior del archivo? Verás, todo depende de su clasificación y relevancia, es por ello que dentro de la gestión documental se manejan diferentes tipos de archivo, estos son:

  • Archivo de Gestión:

    También conocidos como archivos activos, los cuales, por su relevancia y relación con los trámites propios de las empresas, se mantienen en constante movimiento.Este tipo de archivo tiende a manejarse al interior de la empresa en la que los documentos se mantienen en un periodo entre 1 a 15 años. Hay que tener en cuenta que el ciclo vital de los documentos que se mantienen en este archivo, se conforman en las siguientes etapas:

    • Producción.
    • Recepción.
    • Distribución.
    • Trámite.
    • Organización.
    • Consulta.
    • Conservación.
    • Disposición final.
    • Disposición final.

 

  • Archivo central:

    También categorizado como archivo semiactivo, se caracteriza por conservar documentos de consulta no tan recurrente, pero que siguen manteniendo su vigencia y utilidad. Dentro del ciclo de vida de estos documentos, encontramos las siguientes etapas:

    • Organización.
    • Consulta.
    • Conservación.
    • Disposición final.
  • Archivo histórico:

    Enmarcado dentro del concepto de archivo inactivo. Los documentos que se encuentran aquí, son provenientes de los archivos central y de gestión, ya que han perdido utilidad para la realización de trámites. Pese a esto, se conservan por su valor añadido a la investigación y a la solidificación de la cultura. Es decir, en el archivo histórico se almacenan los documentos que, aunque no sean consultados, su contenido funciona como base investigativa y de soporte.

    En su ciclo de vida, se encuentran:

    • Organización.
    • Consulta.
    • Conservación.
    • Disposición final.

De este modo, el entendimiento de lo qué es y representa un archivo, se desglosa en el uso central que permite el desarrollo de la gestión documental. Sin el uso de archivos, no se podría llevar a cabo la tarea más importante, la cual se resume en: categorización.

La categorización provee de orden, eficacia y eficiencia al desarrollo de los deberes propios del manejo de la información y en la automatización de los procesos.

Por ello, si deseas recibir asesoría confiable sobre la gestión documental y archivística de tu empresa, contáctanos.

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