Una de las estrategias para la liberación del espacio físico y virtual, como lo son las matrices de archivo en los computadores, es el almacenamiento en la nube. Sin embargo, la manera de hacerlo va más allá de la digitalización. Así que presta atención porque te vamos a explicar cómo funciona este tipo de almacenamiento.
Como lo hemos mencionado en uno de nuestros artículos anteriores, el almacenamiento en la nube es un sistema que ayuda a la gestión y alojamiento de información y documentos digitalizados. Este servicio es proporcionado gracias a una red establecida en internet, la cual permite el acceso directo y confiable a las raíces de almacenamiento.
Te puede interesar: ¿Cuáles son las funciones de la Gestión Documental?
Ahora, tratemos de entender su funcionamiento. Empecemos.
Inicialmente lo que necesitas saber es el tiempo estimado de almacenamiento, es decir, si éste será de corto o largo plazo. Es decir:
- Almacenamiento a corto plazo: este se gestiona por medio de una memoria de acceso aleatorio (RAM), en la cual se lleva a cabo el registro de las tareas en relación con la información. Una vez realizado el registro de dicha información, se puede proceder al almacenamiento a largo plazo.
- Almacenamiento a largo plazo: se caracteriza por ser un almacenamiento conformado por distintos volúmenes, los cuales son los encargados de almacenar la información de manera virtual.
De este modo, al comprar un servicio de almacenamiento en la nube, éste distribuirá tu información y datos a través de internet por medio de una red servidores de almacenamiento.
El centro del almacenamiento es el funcionamiento y unión de varios servidores en internet, en los cuales se alojará toda información.
Los servidores tienen un funcionamiento estructural, en el que todo se integra como un grupo, es decir, para garantizar el correcto desarrollo del almacenamiento, los servidores involucrados deben funcionar recíprocamente. Por ello, para poder ingresar a éstos, es necesario contar con un medio o plataforma que permita ingresar a la nube.
Por ejemplo, la plataforma de almacenamiento en la nube más conocida en la actualidad es Google Drive. Este ofrece un espacio de almacenamiento gratuito de 15Gb. Para acceder a Google Drive y sus servidores, es necesario tener una cuenta de Google, así mismo se necesita un navegador que permita el ingreso a la cuenta, como lo puede ser Mozilla Firefox o Google Chrome. Si no contamos con lo anterior, va a ser imposible acceder a los documentos.
De igual modo, si llegase a existir un problema con la conexión entre los servidores de Google Drive, no podrías visualizar ni una mínima parte de los contenidos. Sin embargo, esto último cada vez es menos probable, gracias al amplio trabajo realizado por los distintos prestadores de almacenamiento en la nube.
Tipos de almacenamiento:
Almacenamiento en la nube pública: estas nubes públicas son desarrolladas desde un hardware propietario, el cual es administrado por una compañía externa, es decir, como usuario no tienes el derecho a realizar acciones como administrador. Para evitar fallas técnicas, este tipo de almacenamiento hace uso de contenedores, con el fin de trasladar la carga de trabajo de los servidores.
Almacenamiento en la nube privada: los grupos de recursos virtuales son generalmente de uso empresarial, dándole permisos de administrador y de total propiedad a la entidad contratante. Esto da de cierta manera, un mayor control sobre la información y una mayor seguridad de acceso.
Almacenamiento en la nube hibrida: va más allá de una fusión entre los dos servicios de almacenamiento anteriormente mencionados, ya que, ambos siguen manteniéndose independientes y totalmente diferenciados. ¿Cuál es la particularidad? Bien, todo radica en la simplificación de la migración de datos, pues se hace uso de interfaces de programación de aplicaciones encriptadas.
Lo anterior podría resumirse en una independencia interconectada, ya que en la nube pública se almacenan datos no tan trascendentes para el funcionamiento de la empresa, y en la privada aquellos que son críticos.
Te puede interesar: Puntos para entender un Sistema de Gestión Documental.
El almacenamiento en la nube representa un impacto directo en la manera en la que se concibe la custodia de la información, ya que es directamente un salto de los archivos físicos, para ser convertidos en carpetas virtuales y no tangibles.
Si deseas mayor información sobre este u otro servicio de custodia documental, no dudes en contactarnos.
En ATS Gestión Documental estamos para ofrecerte estrategias que se acomoden a tus necesidades.
Te puede interesar: Sistemas de Gestión Documental, ¿qué son y para qué sirven?
