Con las nuevas exigencias que trae la era digital y la disposición de la información, se han ido creando a lo largo de los años, diversas herramientas que ayudan en el amplio campo de la gestión documental y de las políticas nacionales de cero papel y menos trámites. Estas estrategias están directamente relacionadas con el almacenamiento en la nube, un concepto que ya lleva varios años revolucionando la idea de almacenamiento.
La producción de información es una de las actividades más imprescindibles al interior de una empresa. Crear, entregar, fotocopiar, imprimir, volver a fotocopiar, recibir, adjuntar y guardar documentos en físico, puede representar un verdadero dolor de cabeza, además significa una sobresaturación del archivo de gestión. Es gracias a este panorama que en los últimos años se han implementado herramientas, estrategias y plataformas en pro de la optimización y la automatización de los procesos documentales. Una de las salidas más eficaces es sin duda el almacenamiento en la nube.
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Existen varias dudas frente a dicha estrategia, las cuales te vamos a responder a continuación:
¿Qué es el almacenamiento en la nube?
Almacenamiento en la nube o cloud storage, es un servicio de almacenamiento, custodia y administración de bases de datos y documentos de manera virtual, es decir, de documentos ya digitalizados. Dicho servicio funciona por medio de redes de computadoras que permiten el alojamiento de la información y garantiza el acceso seguro a la misma.
Dicho almacenamiento le ofrece al usuario la capacidad necesaria para alojar toda su documentación, permitiendo la liberación de espacio no solo físico, sino que también el que representa las matrices de archivo en los computadores.
Hasta ahora todo bastante normal, sin embargo, puedes estar pensando si existe entre el almacenamiento en la nube y la digitalización de documentos alguna semejanza o si hacen referencia a lo mismo. Veamos:
La digitalización de documentos es la actividad que se lleva a cabo para generar la transformación de documentos físicos a documentos electrónicos, es decir, es el proceso que permite que los documentos, ya sea por su relevancia, usabilidad o seguridad, sean convertidos a un formato digital. En cambio, el almacenamiento en la nube es un servicio o plataforma en la que dichos documentos digitalizados pueden ser almacenados, liberando así, espacio en los computadores de la empresa u organización.
De este modo, la digitalización es el proceso de migración de formato de los documentos y el almacenamiento en la nube es la herramienta de alojamiento para los mismos.
El almacenamiento en la nube ofrece las siguientes ventajas:
- Liberación de espacio físico y de las matrices de archivo internas.
- Acceso desde cualquier lugar a las redes de almacenamiento.
- Protección de los datos.
- Acceso seguro.
- Facilidad de ajuste de la capacidad de la red para el alojamiento de la información.
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Dicho almacenamiento se convierte poco a poco en una salida eficaz para el uso integral y estratégico de los espacios y, sobre todo, de la información. Recuerda, los documentos son la columna de la empresa por lo que siempre hay que estar a la vanguardia para garantizar la manera en la que estos van a ser salvaguardados. Ve de la mano con los avances tecnológicos y aprovecha las herramientas que el mundo digital te trae. Crece exponencialmente y automatiza los procesos propios de tus deberes.
Así que, si deseas mayor información sobre este servicio virtual, no dudes en contactarnos.
En ATS Gestión Documental estamos para brindarte las mejores salidas para garantizar la seguridad de tus documentos y datos.
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