Tal vez muchos conocemos el viejo dicho que nos enseña “lo que no queda escrito en papel se lo lleva el viento”, y hoy más que nunca esta premisa se hace cada vez más importante en una sociedad en la que todo debe quedar firmado para que sea válido. Por lo anterior, conservar bien todo tipo de documentos es importante para tener control sobre muchas de nuestras acciones cotidianas, como lo son las trasferencias bancarias, estados financieros y contratos. Con el fin de que despejes todas tus dudas, en este post te daremos un breve ABC de la custodia de documentos.
- Ordenar y conservar
Toda actividad humana organizada genera información. Si abres un libro de historia encontrarás que escribir y dejar constancia de los hechos y actividades es una actividad que se realiza desde las antiguas civilizaciones, que escribían las cosas importantes, como la contabilidad y las leyes en grandes tablas de arcilla.
Hoy, por supuesto, tenemos nuevas técnicas y, por lo general, utilizamos papel. Pero lo que no ha cambiado es la importancia que tiene la documentación para llevar una vida civilizada de forma ordenada. Así pues, conservar en buen estado los documentos importantes se hace vital, sobre todo para las empresas, sin importar si estas son grandes compañías o Pymes.
Si lo piensas bien, mucho de lo que hoy sabemos de nuestro pasado es gracias a que alguien se preocupó por conservar, por ejemplo, una serie de pergaminos en una estantería donde el ambiente no los desgastara.
- ¿Qué se entiende por documento importante?
Es natural que mucho del papeleo resultante del día a día de una empresa termine en la basura. Por ejemplo, las impresiones con errores, la hoja donde tomaste nota de algo que ya resolviste o el boletín interno de meses atrás, entre otros.
Sin embargo, hay otros documentos que, por su naturaleza, pueden ser necesarios para un futuro trámite, para demostrar que algo se hizo o con información relevante para alguien. Estos deben ser especialmente guardados, no solo para que no se desgasten, sino también para que puedan ser consultados fácilmente en el futuro.
- La confidencialidad es clave
Por otra parte, hay documentos que contienen información que no puede ser divulgada, por ejemplo, una patente con un descubrimiento o la toma de declaraciones de algún juicio. Este tipo de elementos deben ser conservados no solo para protegerlos del ambiente, sino también de las personas que no deben tener acceso a la información que contienen.
- ¿Qué puede dañar un documento?
Factores como la humedad y la temperatura pueden desdibujar la información importante. Además, accidentes como una inundación, un incendio o un robo también pueden poner en riesgo los documentos y archivos de una empresa.
Para prevenir la pérdida de información, muchas empresas optan por contratar los servicios de una empresa especializada en la custodia de documentos.
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- Controles legales
Tener los documentos empresariales debidamente ordenados y conservados facilita las revisiones legales como las visitas de calidad, inspecciones y auditorías. Además, es un ejercicio de transparencia que suma credibilidad a la empresa.
- Lo que nos dicen las cifras
Según la firma de servicios profesionales PricewaterhouseCoopers (PwC), los trabajadores de oficina gastan hasta un 40% de su jornada laboral gestionando documentos que no son de importancia. Por otro lado, estudios de la International Data Corporation (IDC) han concluido que los empleados pasan el 20% del tiempo de oficina buscando algún documento, ¡y la mitad de las veces no encuentran lo que buscan!
Así pues, el almacenaje y protección de documentos es una labor que puede pasar desapercibida pero que tiene gran relevancia para todas las organizaciones. Para mantener los documentos en orden, es preferible el trabajo de una empresa profesional.
