La gestión documental es una labor vital para las empresas actuales. Ya que, constantemente al interior de la mayoría de empresas se producen documentos de suma importancia fiscal, financiera y legal. Por lo anterior, esta información debe ser guardada y custodiada de manera eficiente y segura. Presta atención a nuestro artículo y aplica los consejos para mejorar tu almacenamiento documental.
Importancia del archivo
Para empezar, un buen sistema de archivo es aquel que te permite localizar un documento que necesitas de manera rápida y sencilla. Este debe ser capaz de resolver búsquedas de urgencia, por lo que es necesario para manejar amplios volúmenes documentales, optimizar tiempos de búsqueda y minimizar costos.
Aspectos que no debes olvidar
El sistema de archivo debe tener la misma importancia en tu empresa que cualquier otra área. Sin importar si tu negocio es pequeño o muy grande, debes tener todos los documentos generados en orden.
La mayoría de las empresas cuentan con un sitio específico para llevar a cabo esta gestión. Hoy te hablaremos de unos aspectos básicos a la hora de hacer un mejor trabajo en esta labor que no puedes pasar por alto:
1. Su principal ventaja es la conservación de los documentos y el cumplimiento de las normas tanto de la empresa como a nivel gubernamental. Dependiendo el área en la que se hayan originado los documentos, tienen un tiempo en el que podrán ser requeridos nuevamente.
Para que esta función se cumpla de manera óptima, la papelería será ordenada y clasificada, y así podrás relacionar nuevos documentos con los que ya han sido clasificados y puestos en el archivo.
2. Tu archivo es un medio de consulta, en caso de necesitar un antecedente documental o en caso de reclamos de un usuario o cliente. La documentación es evidencia de los diferentes procesos.
3. La clasificación de archivos te ayudará a ser más ágil a la hora de encontrar información histórica que necesites para llevar a cabo mucho mejor los procesos dentro de las diferentes dependencias.
Los archivos se clasifican de varias maneras, ya sea por su uso o por el lugar donde se generan. Los archivos activos son aquellos que se consultan constantemente; los semiactivos se derivan de los activos, y los inactivos son archivos históricos.
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4. Al codificar tus archivos mejorarás la manera de localizar un documento en el momento en el que lo requieras, sin llegar a perder la cabeza.
Puedes codificar según las dependencias de la empresa. Se podría otorgar a cada área un código; por ejemplo, para el área de presidencia, el código sería PRE1. Así, a la hora de archivar, solo deberá dirigirse a la carpeta o archivador que corresponda.
5. Tener un sistema óptimo de archivos te ayudará a dar el cuidado requerido de los archivos. Y es que, la información debe ser custodiada de la mejor manera. Es por eso que se debe tener un mantenimiento óptimo en las locaciones del archivo que evite la humedad y el deterioro.
Con la llegada de la tecnología, los archivos ya no ocupan el espacio que estábamos acostumbrados a ver, pero no por ello no requieren el mismo o más cuidado.
Los elementos guardados en medios digitales también pueden tener daños, por lo que debes tener siempre respaldo de todo, y un cuidado máximo en cuanto a las condiciones en las que se guardan.
Muchas empresas ya cuentan con archivos completamente sistematizados, lo que quiere decir que el manejo de toda la información se hace mediante aplicaciones tecnológicas o, simplemente, libros de Excel en los que podrán hallar rápidamente una carta o remisión en cuestión de segundos.
Pero esto también trae un riesgo, los robos electrónicos de información. Estos robos ya han sucedido. Es por eso que la gestión de archivos es una parte muy importante de la empresa y que no debe ser descuidada nunca, pero que también debe avanzar con el mundo moderno.
